e-Arşiv fatura ne zaman iptal edilir?
Yanlış kişiye, yanlış tutarla ya da hiç gerçekleşmeyen bir satış için kesilen e-Arşiv faturayı iptal edebilirsin. GİB'in e-Arşiv Uygulamaları İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu'na göre süre, faturanın alıcıya iletildiği tarihten başlar ve iptal her durumda 8 gün içinde yapılır. Bu süre faturanın düzenlendiği günden değil, müşteriye iletildiği günden sayılır.
Özel entegratör kullanıyorsan iptalin GİB'e "iptal raporu" ile bildirilir. Alıcı vergi mükellefiyse (faturada VKN ya da TCKN'si yazıyorsa) iptal ona bir talep olarak düşer: alıcı GİB'in e-Arşiv portalından talebi onaylayabilir ya da reddedebilir, onaylamak zorunda değildir. Reddedilen iptalde fatura GİB'in kayıtlarında hem senin hem alıcının adına durmaya devam eder.
Adım adım iptal
- Faturanın neden yanlış olduğunu belirle: tutar mı, müşteri mi, yoksa satış hiç mi olmadı?
- Kullandığın programda ya da portalda faturayı bul ve iptal işlemini başlat.
- Müşteriye faturanın iptal edildiğini bildir; yanlış bir PDF elinde kalmasın.
- Satış gerçekleştiyse doğru bilgilerle yeni fatura kes.
- Kayıtlarını düzelt: stok ve müşteri bakiyesi iptalle birlikte geri alınmalı.
Uygun Muhasebe'de faturanın sayfasından, GİB'e gönderildiği andan sonraki 8 gün içinde iptal edersin; stok ve müşterinin bakiyesi kendiliğinden geri alınır, doğru faturayı yeniden kesersin.
Süre geçtiyse ne yapılır?
8 gün geçtiyse fatura sistemden iptal edilmez. Alıcı faturaya Türk Ticaret Kanunu'nun 18/3 maddesindeki yollarla (noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da KEP) itiraz edebilir; bu itiraz da GİB'in sistemine bildirilir. Mal geri geldiyse iade belgesi düzenlenir:
| Alıcı | Ne düzenlenir? | Kim düzenler? |
|---|---|---|
| Vergi mükellefi (firma) | İade faturası | Alıcı, sana keser |
| Vatandaş (nihai tüketici) | Gider pusulası | Sen (satıcı) düzenlersin |
Ayrıntılar iade faturası nasıl kesilir yazımızda; gider pusulasının nasıl doldurulduğu gider pusulası örneği sayfamızda. Mal iadesi olmayan tutar ya da bilgi hatalarında hangi belgenin düzenleneceğini mali müşavirinle belirle.
e-Fatura iptalinden farkı
e-Fatura'da ticari senaryoyla kesilen faturayı alıcı 8 gün içinde reddedebilir; reddedilen fatura geçersiz olur. Temel senaryoda ise sistem içinde kabul ya da red yoktur; düzeltme iade faturası ya da sistem dışı itirazla yapılır. e-Arşiv'de iptali satıcı başlatır; alıcı vergi mükellefiyse iptal talebini GİB portalında onaylar ya da reddeder.
Sık yapılan hatalar
- Yanlış faturayı iptal etmeden aynı satış için ikinci fatura kesmek: satış iki kez görünür, KDV iki kez hesaplanır.
- İptali beklemek: 8 gün geçince sistemden iptal edilemez.
- İptalden sonra stok ve müşteri bakiyesini düzeltmemek.
- Müşteriye iptali bildirmemek: elindeki yanlış faturayla ödeme yapabilir.
Bu yazı genel bilgi içindir; vergi ve hukuk kararlarında mali müşavirine danış. Mevzuat değiştikçe yazıyı güncelliyoruz; güncelleme tarihi başlığın altında.