e-Arşiv fatura nedir, kime kesilir?
e-Arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan bir alıcıya kesilen elektronik faturadır. Alıcı vatandaş (nihai tüketici) da olabilir, e-Fatura'ya geçmemiş bir işletme de. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Arşiv değil e-Fatura kesilir; bu yüzden fatura kesmeden önce alıcının durumuna bakılır.
e-Arşiv faturanın içeriği kâğıt faturayla aynıdır: tarih, numara, satıcı ve alıcı bilgileri, malın ya da hizmetin cinsi, miktarı, fiyatı, tutarı ve KDV. Fark, faturanın elektronik ortamda oluşturulması, saklanması ve Gelir İdaresi'ne raporlanmasıdır.
Kimler e-Arşiv fatura keser?
- e-Fatura kullanıcıları: e-Fatura kullanıcısı olmayan müşterilerine (vatandaş dahil) faturayı e-Arşiv olarak keser; kâğıt fatura kesemez.
- İnternetten satış yapanlar: Kendi sitesinden ya da pazaryerinden satan ve e-Fatura'ya geçmesi gereken satıcılar internet satışlarını e-Arşiv faturayla belgeler.
- Basit usul esnaf ve işletme defteri tutanlar: 1 Ocak 2027'den itibaren faturalarını e-Arşiv olarak düzenleyecek; bkz. 2027 değişikliği.
- İsteyen herkes: Zorunlu olmayan işletmeler de e-Arşiv'e gönüllü geçebilir; matbaa koçanı ve kâğıt saklama derdi biter.
e-Arşiv faturada neler yazar?
e-Arşiv faturada kâğıt faturadaki bütün zorunlu bilgiler bulunur: düzenleme tarihi ve numarası, satıcının unvanı, adresi, vergi dairesi ve numarası, alıcının adı ya da unvanı ve adresi (vergi numarası, şahıslarda T.C. kimlik numarası), malın ya da hizmetin cinsi, miktarı, fiyatı, tutarı ve KDV. Bunlara ek olarak her e-belgenin tek ve değişmez kimlik numarası olan ETTN ve faturanın e-Arşiv olduğunu gösteren ibare yer alır. Doldurulmuş bir faturanın nasıl göründüğünü fatura örneği sayfamızda görebilirsin.
e-Arşiv fatura hangi yolla kesilir?
| GİB e-Arşiv Portal | Ön muhasebe programı | |
|---|---|---|
| Ücret | Ücretsiz | Programın aylık bedeli (e-kontör pakete göre) |
| Fatura yazma | Her faturayı elle doldurursun | Ürün ve müşteri kayıtlı; seçersin |
| Stok ve cari | Yok; ayrıca takip edersin | Fatura stoğu ve müşteri bakiyesini kendisi günceller |
| Toplu ve otomatik | Yok | Pazaryeri siparişleri, tekrarlayan faturalar |
| Uygun olduğu durum | Ayda birkaç fatura | Düzenli satış, stok ve tahsilat takibi |
GİB e-Arşiv Portal'dan adım adım
- GİB e-Arşiv Portal'a e-Devlet ya da GİB (İnternet Vergi Dairesi) şifrenle gir.
- "Belge İşlemleri" menüsünden "5000/30000 Fatura Oluştur" ekranını aç.
- Alıcının T.C. kimlik ya da vergi numarasını, adını ve adresini yaz.
- Mal ya da hizmet satırlarını gir: adı, miktarı, birim fiyatı ve KDV oranı.
- Faturayı kaydet; "Taslaklar" ekranından seçip SMS onayıyla imzala. Onaylanan fatura düzenlenmiş olur.
- Faturayı PDF olarak indirip müşteriye e-postayla gönder ya da yazdırıp ver.
Programdan adım adım
- Satış faturası ekranında müşteriyi seç (ya da yeni müşteri ekle).
- Ürünleri seç: fiyat, KDV ve toplam kendiliğinden gelir.
- Onayla. Uygun Muhasebe alıcıya bakar: e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv olarak gönderir.
- Fatura müşteriye e-postayla ya da WhatsApp bağlantısıyla gider; stok düşer, alacak müşterinin hesabına işlenir.
e-Arşiv fatura programını incele
Müşteriye nasıl gönderilir?
e-Arşiv fatura alıcıya elektronik olarak (e-posta, bağlantı) ya da kâğıda basılarak verilir. Müşteri elektronik istiyorsa kâğıda basman gerekmez. Basılı verilen e-Arşiv faturada da faturanın e-Arşiv olduğu görünür.
İnternetten satışta nelere dikkat edilir?
İnternet üzerinden (kendi sitende ya da pazaryerinde) yapılan satışlarda e-Arşiv faturada ek bilgiler bulunur: satışın internetten yapıldığı ibaresi, satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli ve tarihi, gönderim tarihi ve malı taşıyanın bilgileri. Pazaryeri entegrasyonu olan programlar bu bilgileri siparişten kendisi alır.
Sık yapılan hatalar
- e-Fatura kullanıcısı olan bir firmaya e-Arşiv kesmek: önce alıcının durumuna bak.
- Faturayı geç düzenlemek: fatura, mal teslimi ya da hizmetten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir.
- Alıcı bilgilerini eksik yazmak ya da KDV oranını yanlış seçmek.
- Yanlış faturayı düzeltmek için ikinci bir fatura kesmek: önce yanlış olanı iptal et; bkz. e-Arşiv fatura iptali.
Basit usulde vergilendirilen ve işletme defteri tutan esnafsan, 1 Ocak 2027 değişikliği yazımıza da bak.
Bu yazı genel bilgi içindir; vergi ve hukuk kararlarında mali müşavirine danış. Mevzuat değiştikçe yazıyı güncelliyoruz; güncelleme tarihi başlığın altında.