e-İrsaliye nedir?
e-İrsaliye, kâğıt sevk irsaliyesinin elektronik hâlidir: mal yola çıkmadan önce elektronik olarak düzenlenir, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) sistemine iletilir ve elektronik ortamda saklanır. Yeni bir belge türü değildir; kâğıt sevk irsaliyesiyle aynı hukuki niteliği taşır. Bu rehberde e-İrsaliye zorunluluğunun kimleri kapsadığını, e-İrsaliye başvurusunun nasıl yapıldığını, sürelerin nasıl işlediğini, e-İrsaliye sorgulamanın nereden yapıldığını ve bir e-İrsaliye programında nelere bakman gerektiğini bulacaksın.
Bir e-İrsaliyede şu bilgiler zorunludur:
- Düzenleme tarihi ve belge numarası: 3 karakterlik seri, 4 haneli yıl ve 9 haneli sıra (ör. EIR2026000000015).
- Düzenleyenin adı ya da unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.
- Alıcının adı ya da unvanı, varsa vergi dairesi ve numarası, adresi; teslimat adresi farklıysa o da.
- Taşınan malın cinsi ve miktarı.
- Fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak sevk zamanı.
- Malı taşıyan aracın plakası ile şoförün adı-soyadı ve TCKN'si ya da taşımayı yapan kargo firmasının bilgileri.
Fiyat yazmak zorunlu değildir, istersen eklersin. Her e-İrsaliyenin bir de ETTN numarası vardır; belgeyi her sistemde bu tekil numarayla bulursun. Kâğıt irsaliyenin nasıl doldurulduğunu sevk irsaliyesi örneği sayfasında görebilirsin.
e-İrsaliye zorunluluğu: kimler geçmek zorunda?
Kurallar 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nin e-İrsaliye bölümünde yer alır. Aşağıdaki özet, 12.11.2024 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 573 Sıra No.lu Tebliğ'in eklediği inşaat demiri maddesi dahil bu metne göre hazırlandı. Sınırlar zaman zaman değişir; geçiş tarihini kesinleştirmeden önce mali müşavirinle kontrol et.
| Kim | Ölçüt | Ne zaman geçer? |
|---|---|---|
| e-Fatura kullanıcıları | Brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri (2021 ve sonraki hesap dönemleri) | İzleyen hesap döneminin yedinci ayının başı; takvim yılı kullananlar için 1 Temmuz |
| Belirli sektörler (liste aşağıda) | Çoğunda ciroya bakılmaz; inşaat demirinde 1 milyon TL sınırı var | Şartın sağlandığı ayı izleyen dördüncü ayın başı |
| GİB'in yazılı bildirim yaptığı mükellefler | Riskli ya da vergiye uyumu düşük bulunanlar | Bildirimde verilen süre (en az 3 ay) |
Örneğin hesap dönemi takvim yılı olan ve 2025'te brüt satış hasılatı 10 milyon TL'ye ulaşan bir e-Fatura kullanıcısı 1 Temmuz 2026'dan, 2026'da ulaşan 1 Temmuz 2027'den itibaren e-İrsaliye kullanır. Mart 2026'da Gübre Takip Sistemi'ne kaydolan bir işletme ise 1 Temmuz 2026'dan itibaren e-İrsaliye düzenler.
Faaliyetine göre zorunlu olanlar:
- Özel Tüketim Vergisi (I) sayılı listedeki mallar (akaryakıt gibi) için EPDK'dan lisans alanlar, bayilik lisansı dahil.
- ÖTV (III) sayılı listedeki malları (alkollü içki, tütün mamulü gibi) imal, inşa ya da ithal edenler ile ana bayi ve distribütörleri.
- Maden ruhsatı ya da sertifikası sahipleri ve onlarla yaptığı sözleşmeyle maden üretenler.
- Şeker imal edenler.
- Demir-çelik (GTİP 72) ve demir ya da çelikten eşya (GTİP 73) imal, ithal ya da ihraç edenler; basit usuldekiler hariç.
- Gübre Takip Sistemi'ne kayıtlı kullanıcılar.
- Hal Kayıt Sistemi kapsamında sebze ve meyve ticareti yapan komisyoncu ve tüccarlar (tarım ve hal işletmeleri).
- İnşaat Demiri İzleme Sistemi'ne geçmek zorunda olanlardan brüt satış hasılatı 2024 ve sonraki dönemlerde 1 milyon TL ve üzeri olanlar.
Zorunlu olmayanlar da isteyerek geçebilir; ön koşul e-Fatura kullanıcısı olmaktır. e-Fatura sınırları için e-Fatura zorunluluğu yazımıza bak.
e-İrsaliye başvurusu nasıl yapılır?
- Önce e-Fatura kullanıcısı ol. e-İrsaliye'ye yalnız e-Fatura kullanıcıları dahil olabilir. Bunun için şahıs işletmesinde e-imza, şirkette mali mühür gerekir; ayrıntılar e-imza nasıl alınır yazımızda.
- Yöntemi seç. Üç yol var: GİB'in portalı, GİB'den izinli bir özel entegratör ya da kendi sistemini GİB'e doğrudan bağlamak (doğrudan entegrasyon).
- Başvur. Portal yönteminde ebelge.gib.gov.tr'de yayımlanan başvuru kılavuzundaki adımları izlersin, GİB kullanıcı hesabını tanımlar. Özel entegratörle çalışıyorsan başvuruyu entegratörün üzerinden yaparsın; entegratör bilgilerini GİB'e iletir. Doğrudan entegrasyonda sistemini anlatan belgelerle GİB'e başvurur, verilen test hesabıyla entegrasyonu tamamlarsın.
- Listede kendini gör. Kaydın tamamlanınca VKN'n GİB'in e-İrsaliye kayıtlı kullanıcılar listesinde çıkar; e-İrsaliye kullanan tedarikçilerin de sana e-İrsaliye göndermeye başlar.
- Hazırlık yap. Müşteri kartlarına teslimat adreslerini ve posta kodlarını, araç plakalarını ve şoförlerin TCKN'lerini işle. Elindeki matbu irsaliyeleri imha etmek zorunda değilsin.
Düzenleme zamanı, alıcı yanıtı ve fatura süresi
| Konu | Kural |
|---|---|
| Ne zaman düzenlenir? | Malın fiili sevkinden önce. Entegratör kullanıyorsan belgenin sevkten önce entegratöre ulaşması yeter; entegratör en geç 15 dakika içinde imzalayıp GİB'e iletir. |
| Fiili sevk zamanı | Düzenleme zamanıyla aynı ya da daha sonra olabilir; istisnalar dışında daha önce olamaz. |
| Araçta ne bulunur? | Onaylanmış e-İrsaliyenin kâğıt çıktısı ya da ekranda görüntüsü; onaylanmamış taslağın çıktısı geçmez. Çıktıda ıslak imza ya da kaşe gerekmez; tek istisna, e-İrsaliye kullanmayan alıcının kâğıt çıktı istemesidir. |
| Alıcı yanıtı | Fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde kabul ya da kısmi kabul. Yanıt zorunlu değil; 7 gün içinde yanıt gelmezse malın tamamı teslim alınmış sayılır. |
| Red | Belgenin tamamı reddedilebilir; ama yalnız fiili sevkten önce ve alıcı ya da mal bilgisi hatalıysa. Sevkten sonra gönderilen red hükümsüzdür. |
| İptal | e-İrsaliye iptal edilemez. |
| Fatura | Malın tesliminden itibaren en geç 7 gün içinde (VUK madde 231/5). |
Örnek: Kamyon 27.09.2026 saat 09:30'da depodan çıkacak. e-İrsaliyeyi 09:10'da düzenleyip gönderirsin, fiili sevk zamanına 09:30 yazarsın. Alıcı 40 koliden 38'ini teslim alıp kısmi kabul yanıtı verirse faturayı teslim edilen miktar üzerinden kesersin: koli başı 650,00 TL'den 24.700,00 TL + KDV. Geri dönen 2 koli için malı taşıyan ya da taşıttıran taraf yeni bir e-İrsaliye düzenler.
Yanlış alıcıya ya da yanlış malla düzenlediğin e-İrsaliye için: mal yola çıkmadıysa alıcı red yanıtı verir, sen doğrusunu yeniden düzenlersin. Mal yola çıktıysa red hükümsüzdür; malı taşıyan ya da taşıttıran yeni bir e-İrsaliye düzenler.
e-İrsaliye sorgulama: neyi nereden kontrol edersin?
e-İrsaliye sorgulama üç ayrı soruya karşılık gelebilir; her birinin yanıtı başka bir yerdedir:
- Karşı taraf e-İrsaliye kullanıcısı mı? GİB'in e-İrsaliye kayıtlı kullanıcılar listesinde karşı tarafın VKN'sini ya da TCKN'sini ararsın. Listede çıkan alıcıya belge GİB üzerinden gider. Çıkmayan alıcıya da e-İrsaliye düzenlenir: belge GİB'in e-İrsaliye sanal alıcısına gönderilir, alıcıya isteğine göre elektronik olarak ya da kâğıt çıktısıyla teslim edilir.
- Gönderdiğin belge GİB'e ulaştı mı, alıcı yanıt verdi mi? Bunu belgeyi düzenlediğin yerde, yani portalda, entegratörünün ekranında ya da kullandığın programda ETTN numarasıyla görürsün.
- Sana gelen e-İrsaliye doğru mu? Gelen kutundaki belgeyi siparişinle ve teslim aldığın malla karşılaştır. Eksik geldiyse 7 gün içinde kısmi kabul yanıtıyla eksik miktarı ve nedenini bildirebilirsin.
Kâğıt irsaliye, e-İrsaliye ve irsaliye yerine geçen fatura
Malın yanında hangi belgenin olacağı, faturayı ne zaman kestiğine bağlıdır. Fatura ile irsaliyenin tek belgede birleştiği duruma irsaliyeli fatura denir; e-Fatura ve e-Arşiv'de bunun karşılığı "İrsaliye yerine geçer." ibareli faturadır.
| Kâğıt sevk irsaliyesi | e-İrsaliye | İrsaliye yerine geçen e-Fatura / e-Arşiv | |
|---|---|---|---|
| Kim kullanır? | e-İrsaliye'ye geçmemiş işletmeler | e-İrsaliye'ye kayıtlı işletmeler | Faturayı malın teslimi anında kesenler |
| Nasıl düzenlenir? | Matbaada basılmış, seri ve sıra numaralı forma | Elektronik olarak, e-imza ya da mali mühürle | Düzenleme saati ve dakikasıyla, "İrsaliye yerine geçer." ibaresiyle |
| Fiyat | Zorunlu değil | Zorunlu değil | Var, belge zaten fatura |
| Araçta | İrsaliyenin kendisi | Kâğıt çıktısı ya da ekranda görüntüsü | Satıcının imzaladığı kâğıt çıktısı |
| Fatura | Ayrıca, en geç 7 gün içinde | Ayrıca, en geç 7 gün içinde | Ayrıca gerekmez |
Faturada hangi bilgilerin bulunması gerektiğini fatura nasıl kesilir yazımızda anlattık.
İrsaliyeden faturaya: sık durumlar ve hatalar
Önce mal, sonra fatura
Faturayı teslimden itibaren 7 gün içinde, alıcının fiilen teslim aldığı miktar üzerinden kesersin. Birden fazla sevkiyatı tek faturada toplayabilirsin; ama süre her teslimden ayrı işler, bu yüzden toplu faturada en eski irsaliyenin tarihine bak.
Önce fatura, sonra mal
Fatura sevkten önce kesildiyse e-İrsaliyeye faturanın tarihini ve numarasını yazarsın. Faturanın açıklamasına da malın sonra sevk edileceğini ve e-İrsaliyesinin ayrıca düzenleneceğini not edersin.
Mal geri döndü ya da başka adrese gidiyor
Alıcı adreste bulunamadıysa, malı kabul etmediyse ya da mal yolda başka bir alıcıya yönlendirildiyse yeni bir e-İrsaliye düzenlenir. Kendi şubelerin ve depoların arasındaki sevkiyatta da e-İrsaliye gerekir; gönderen ve alan aynı işletmedir, teslimat adresi ayrıca yazılır.
Sık yapılan hatalar
- Malı e-İrsaliyesi düzenlenmeden yola çıkarmak.
- Fiili sevk zamanını düzenleme zamanından önceye yazmak.
- Şoförün TCKN'si yerine 11111111111 yazmak. Bu yazım yalnız TCKN'sini paylaşmak istemeyen nihai tüketici alıcı için öngörülmüştür; şoförün gerçek TCKN'si (yabancı şoförde pasaport numarası) zorunludur.
- Kısmi teslimde faturayı irsaliyedeki miktarla kesmek.
- Faturayı 7 günü geçirerek kesmek.
e-İrsaliye programı seçerken kontrol listesi
| Kontrol et | Neden önemli? |
|---|---|
| Alıcının e-İrsaliye kullanıcısı olup olmadığını kendisi sorguluyor mu? | Kayıtlı alıcıya belge GİB üzerinden gider; her sevkiyatta listeye elle bakmak hataya açıktır. |
| Göndermeden önce eksik bilgiyi gösteriyor mu? | Zorunlu alanı eksik belge GİB kontrollerinden geçmez; kamyon kapıda bekler. |
| Alıcının yanıtını ürün ürün gösterip sana haber veriyor mu? | Faturayı teslim edilen miktarla kesmen gerekir. |
| İrsaliyeyi kalemleri yeniden yazmadan faturaya çeviriyor mu? | Elle aktarmada miktar ve fiyat hataları çıkar. |
| Faturası kesilmemiş irsaliyeleri listeliyor mu? | 7 günlük fatura süresi kaçmasın. |
| Stok sevkte bir kez düşüyor mu? | İrsaliye ve fatura ayrı ayrı stok düşürürse sayım tutmaz. |
| Gelen e-İrsaliyeyi yanıtlayıp alım kaydına aktarabiliyor musun? | Tedarikçiden gelen malı yeniden yazmazsın. |
| Gönderilmiş belgeyi silmene izin vermiyor mu? | e-İrsaliye iptal edilemez; program da yanlış yola sokmamalı. |
Uygun Muhasebe'de e-İrsaliye nasıl çalışır?
e-Fatura geçişini Uygun Muhasebe üzerinden yaptıysan e-Belge ayarlarında "e-İrsaliye mükellefiyim" seçeneğini işaretleyip kaydedersin; açılan e-İrsaliye başvurusunu imzalarsın, onay gelince ayarlarda görünür. Seçeneği e-Fatura geçişini başlatmadan önce işaretlersen iki başvuru birlikte istenir. Sonrası şöyle işler:
- İrsaliyeyi boş olarak ya da satış siparişinden açarsın: müşteri, çıkış deposu, ürünler ve sevk tarihi; araç plakası ile şoför ya da kargo firması bilgisi.
- Onaylarken stok takibi yapılan ürünler seçtiğin depodan düşer ve irsaliye e-İrsaliye serisiyle numaralanır (varsayılan EIR, ayarlardan değişir). Program alıcının GİB listesinde e-İrsaliye kullanıcısı olup olmadığına bakar: kullanıcıysa belge onun kutusuna, değilse GİB'in e-İrsaliye sanal alıcısına gider.
- Göndermeden önce eksikler listelenir: firmanın adresi ve vergi dairesi, alıcının VKN'si (şirkette), il ve ilçesi, 5 haneli posta kodu, araç plakası (kargoyla gönderirken de), şoförün adı ve 11 haneli TCKN'si (yabancı şoförde pasaport numarası) ya da taşıyıcı firmanın unvanı ve VKN'si.
- e-İrsaliyeyi GİB'e gönderirsin; istersen ayarlardan onayla birlikte kendiliğinden gitsin. Belgenin durumu irsaliye kartında görünür; sonuç gecikirse "Durumu sorgula" ile entegratöre sorarsın.
- Alıcının yanıtı programa gelir: hepsini aldı, bir kısmını aldı ya da hiç almadı. Kısmi kabulde ya da redde ekibine bildirim düşer; hangi üründen kaçının eksik kaldığı notta yazar. Red gelirse irsaliyeyi iptal edersin, stok geri alınır.
- Faturalarken irsaliyeden taslak fatura açılır; siparişten gelen irsaliyede fiyat, iskonto ve KDV siparişteki gibi gelir. Taslakta miktar irsaliyedekidir; kısmi kabul geldiyse teslim edilen miktara göre düzeltirsin. Aynı müşterinin faturalanmamış öteki irsaliyelerini "Hepsini tek faturada birleştir" ile toplarsın.
Gönderilmiş bir e-İrsaliyeyi program sildirmez; alıcı reddetmedikçe iptal de ettirmez. Henüz gönderilmemiş ve serideki son numara olan bir irsaliyede hata fark edersen onayını geri alıp düzeltirsin. Tedarikçinden gelen e-İrsaliyeyi kabul ya da reddedersin; 7 gün içinde yanıt vermezsen kabul edilmiş sayılır. Gelen belgeyi alım irsaliyesine aktarırsın; adı eşleşmeyen ürüne yeni ürün kartı açılır. Malı teslim anında faturalıyorsan e-Fatura ya da e-Arşiv faturada "İrsaliye yerine geçer" seçeneğini işaretlersin; faturanın kâğıt çıktısını imzalayıp malın yanına koyarsın.
Stok tarafını stok takip programı, fatura tarafını e-Fatura programı sayfasında bulursun. Toptan satış yapıyorsan toptan ticaret için Uygun Muhasebe sayfasına da bak.