Cari hesap takip programı: kimden alacaklı, kime borçlu olduğunu bil

Cari hesap nedir, cari takip neden gerekir?

Cari hesap, para alışverişi yaptığın her müşteri ve tedarikçi için tutulan ayrı bir hesaptır: kime ne sattın, kimden ne aldın, kim ne ödedi. Bir cari hesap takip programı (kısaca cari takip programı) bu hesapları fatura, tahsilat ve ödemelerden kendiliğinden günceller; sen de "kim bana, ben kime ne kadar borçluyum?" sorusunun cevabını defter karıştırmadan görürsün.

Örnek: 27.09.2026'da Yılmaz Gıda'ya 30 gün vadeli 25.000,50 TL'lik fatura kestin. 10.10.2026'da 10.000,00 TL havale geldi. Yılmaz Gıda'nın cari hesabında artık 15.000,50 TL borç bakiyesi var ve kalan tutarın vadesi 27.10.2026. Bu üç bilgi (bakiye, vade, son hareket) cari takibin özüdür.

Borç, alacak ve bakiye: hangi işlem neyi yazar?

Bakiye = borçlar toplamı − alacaklar toplamı. Bakiye artıdaysa cari sana borçludur, eksideyse sen cariye borçlusundur. Karşı tarafın defterinde aynı işlem ters yönde durur: senin "borç" yazdığın satış faturası, müşterinin kayıtlarında sana olan borcu olarak "alacak" tarafındadır. Ekstre ve mutabakat okurken bu yüzden hep "kimin gözünden?" diye sor.

Cari hesap ekstresi nasıl okunur?

Cari hesap ekstresi, bir carinin seçtiğin dönemdeki bütün hareketlerinin tarih sırasıyla dökümüdür. Düzgün bir ekstrede dört şey olur: dönem başında devreden bakiye, her hareketin borç ya da alacak tutarı, her satırdan sonra yürüyen bakiye ve dönem sonunda kalan bakiye. Vade sütunu varsa hangi tutarın ne zaman ödenmesi gerektiği de görünür.

Kontrol kolaydır: devreden 4.200,00 TL + borçlar 31.500,50 TL − alacaklar 11.200,00 TL = 24.500,50 TL. Toplam tutmuyorsa ekstrede eksik ya da mükerrer satır vardır. Müşteri "bu ne?" diye sorduğunda tek tek fatura aramak yerine ekstreyi gönderirsin. Terim olarak ayrıntısı cari hesap ekstresi sayfamızda.

Cari mutabakat: bakiyeyi karşı tarafla doğrula

Mutabakat, belirli bir tarihteki bakiyenin karşı tarafa onaylatılmasıdır: "30.09.2026 itibarıyla kayıtlarımıza göre 24.500,50 TL borç bakiyeniz var; siz de aynı tutarı görüyor musunuz?" Fark erken yakalanırsa düzeltmesi kolaydır; yıl sonunda ortaya çıkan fark ise aylarca geriye gitmeni gerektirir.

1. Tarihi seç: Ay ya da çeyrek sonu iyi bir alışkanlıktır; yıl sonunu kaçırma.
2. Mektubu hazırla: O tarihteki bakiyeyi ve son hareketleri yaz.
3. Gönder ve cevap iste: Karşı taraf "mutabıkız" ya da "mutabık değiliz" der; değilse kendi bakiyesini yazar.
4. Farkı bul: İki ekstreyi satır satır karşılaştır, eksik ya da fazla kaydı düzelt.

Farkın sık rastlanan nedenleri:

• Karşı tarafın henüz kaydetmediği fatura ya da iade.
• Yolda olan ödeme: sen 30'unda gönderdin, onların hesabına 1'inde geçti.
• Aynı faturanın iki kez kaydedilmesi.
• Dövizli işlemlerde farklı kurla çevrilmiş tutar.
• Tahsilatın yanlış cariye yazılması.

Ayrıntılı tanım için mutabakat nedir sayfamıza bak.

Ba-Bs formu hâlâ var mı?

Form Ba ve Form Bs, aynı firmayla belirli tutarı aşan alış ve satışların her ay GİB'e bildirildiği formlardı. 565 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile Eylül 2024 dönemi ve sonrası için bu formlar verilmiyor (Resmî Gazete, 25.09.2024, sayı 32673). Eylül 2024'ten önceki dönemler için eski kurallar geçerliliğini korur; geçmiş döneme ait bir düzeltme gerekirse mali müşavirine sor. Form kalktı ama mutabakatın amacı duruyor: iki tarafın kayıtları yine aynı olmalı.

Vade takibi ve yaşlandırma: kim kaç gün gecikti?

Bakiye "ne kadar" sorusunu cevaplar, vade ise "ne zamandan beri". 50.000 TL alacağın olması tek başına kötü değildir; bunun 40.000 TL'si 90 günü geçmişse sorun vardır. Yaşlandırma, açık alacakları vadesinden bu yana geçen güne göre gruplara ayırır:

Bir de ortalama gecikme vardır: geciken tutarların tutarla ağırlıklı gecikme günü. 10.000 TL 10 gün, 30.000 TL 50 gün gecikmişse ortalama (10.000 × 10 + 30.000 × 50) ÷ 40.000 = 40 gündür. Birden çok faturanın ortalama vadesini bulmak için ortalama vade hesaplama aracımızı kullanabilirsin. Taksitli ya da senetli satışta her taksit kendi vadesiyle izlenmelidir; bunun için taksitli satış programı sayfamıza bak.

Borç hatırlatma: zamanlama ve dil

Hatırlatmanın amacı müşteriyi kırmadan parayı zamanında almaktır. Kademeli bir düzen kur: vadeden birkaç gün önce bilgi, vade günü kısa bir not, vade geçtikten bir hafta sonra açık bakiyeyle net bir hatırlatma. Her mesajda fatura numarası, tutar, vade ve ödeme bilgisi (IBAN ya da ödeme linki) olsun; "Ödediyseniz dikkate almayın" cümlesi gereksiz gerginliği önler.

• Vadesi gelmemiş alacak için sert dil kullanma.
• Aynı gün aynı müşteriye birden çok mesaj gönderme.
• Ödeme sözü veren müşteriyi hatırlatma listesinden geçici olarak çıkar.
• Kartla ödemeyi kolaylaştır: ödeme linki ile müşteri mesajdan hemen öder.

Açık hesap ve veresiye: deftere değil limite güven

Açık hesap, malı ya da hizmeti verip parasını sonra almaktır; mahalle dilinde veresiye. Kâğıt defterde vade yazılmazsa gecikme ölçülemez, kimin ne zaman ödediği karışır, defter kaybolunca alacak da belirsizleşir. Yine de defterle başlamak istersen veresiye defteri ya da cari hesap takip Excel'i şablonlarımızı ücretsiz indirebilirsin.

• Her müşteriye limit koy: Açık hesaba en çok ne kadar satacağını önceden belirle.
• Her satışa vade yaz: Vadesiz alacağın gecikmesi ölçülemez.
• Belgeyi erteleme: Veresiye satışta da fiş ya da fatura düzenlenir; paranın sonra gelmesi belgeyi ertelemez. Süre için faturada 7 gün kuralı yazımıza bak.
• Büyük tutarda senet ya da çek al: Vadesi ve tutarı yazılı bir belge alacağını netleştirir. Takibi için çek senet takip programı sayfamıza bak.

Cari hesap takip programı seçerken kontrol listesi

Bir cari takip programını denerken şu soruları kendi verinle sor. Hazır demo verisi yerine kendi üç müşterinle bir haftalık işlem gir; programın senin işine uyup uymadığını böyle görürsün.

Uygun Muhasebe'de cari hesap takibi nasıl çalışır?

• Kart açma: Yeni müşteriyi ünvan ve telefonla eklersin; vergi bilgileri, adres, vade ve yetkililer katlanmış bölümlerde durur, gerektiğinde doldurursun. VKN ya da TCKN yazınca aynı numarayla kayıtlı bir cari varsa uyarılırsın. Önceki borcu ya da alacağı açılış bakiyesi olarak (borç, alacak, verilen ya da alınan avans) girersin.
• Ödeme koşulları: Carinin vadesini gün olarak yazarsın; faturada cariyi seçince son ödeme günü kendiliğinden gelir. Müşteriye risk limiti koyarsan satış faturası ya da sipariş limiti aşacağında sorulur, kayıt engellenmez. Ayrı ürün olan Uygun Muhasebe Market'in dokunmatik kasasını kullanıyorsan kasiyerin yazabileceği veresiyeyi ayrıca veresiye limitiyle sınırlarsın.
• Tahsilat dağılımı: Faturaya bağlamadan aldığın tahsilat, açık faturalara en eski vadeden başlayarak dağılır. Borçtan fazlası ancak "Fazlası avans olarak kalsın" kutusunu işaretlersen kaydedilir; avans cari hesapta bekler ve sonra onaylanan faturayı kendiliğinden kapatır.
• Ekstre: Hesap dökümünü dönem seçerek yazdırır ya da PDF olarak kaydedersin. Müşteriye giriş gerektirmeyen bir bağlantıyla WhatsApp ya da e-postadan gönderirsin; bağlantıyı istediğin an iptal edersin.
• Mutabakat: Müşteri ya da tedarikçi kartında "Bakiye onayı iste" dersin, tarihi seçersin; mektubun bağlantısını e-posta ya da WhatsApp ile gönderirsin. Listede birden çok cari seçersen bugünkü bakiyeyle mektuplar hazırlanır, e-postası kayıtlı olanlara hemen gider. Karşı taraf bağlantıdan cevaplar; mutabık değilse kendi bakiyesini yazar, fark görünür ve cevap gelince sana e-posta gelir. Yanlış gönderdiğin, cevap bekleyen mutabakatı iptal edersin.
• Raporlar: Tahsilat raporu açık alacakları vadesi gelmemiş, 1-30, 31-60, 61-90, 91-120 ve 120 gün üstü olarak ayırır, ortalama gecikmeyi gösterir; oradan tahsilat alırsın, cep telefonu kayıtlı müşteriye WhatsApp'ta hazır bir hatırlatma mesajı açılır, sen gönderirsin. Ödeme raporu tedarikçi borçlarını, cari bakiye raporu her carinin devreden, borç, alacak ve kalanını verir; cari alış-satış özeti her cariyle aylık KDV hariç alış-satış toplamını gösterir.
• Hatırlatma: Vade hatırlatma bölümünü açarsan müşteriye varsayılan olarak vadeden 3 gün önce, vade günü ve vadeden 7 gün sonra e-posta gider; kuralları sen değiştirirsin. SMS bölümü de açıksa SMS kuralları kapalı gelir; açarsan SMS kendi SMS sağlayıcı hesabından gider. Bir müşteriyi hatırlatmadan çıkarabilir, SMS iznini kartından kapatabilirsin.
• Düzeltme: Bakiyeyi cariler arasında virmanla aktarırsın; aynı firmaya yanlışlıkla açılmış ikinci kartın bakiyesini böyle asıl karta taşırsın. İşlemi olan cari silinmez, arşive kaldırılır; yanlış işlemi hesap dökümünden açıp silersin.

Mali müşavirini davet edersen aynı cari kayıtlarını kendi girişiyle görür ve Excel'e aktarır; ayrıntılar mali müşavirler için sayfamızda.

Cari takipte sık yapılan hatalar

• Tahsilatı yalnız kasaya yazmak: Para kasada görünür ama müşteri hâlâ borçlu kalır.
• Aynı firmaya iki kart açmak: Bakiye ikiye bölünür, ekstre eksik çıkar. Kart açarken VKN'ye bak.
• Açılış bakiyesini ters yönde girmek: Sana borçlu olan müşteri alacaklı görünür. Girdikten sonra kartın üstündeki bakiye cümlesini oku.
• Vadesiz satış yapmak: Ne zaman geciktiği bilinmeyen alacak hatırlatılamaz.
• Mutabakatı yıl sonuna bırakmak: Ocak ayında eylül farkını aramak saatler sürer.
• Hatırlatmayı tek ve sert mesajla yapmak: Vadeden önce bilgi, vade günü not, gecikmede net hatırlatma: yukarıdaki kademeli düzeni kullan.