Personel takip programı: izin, maaş ve haklar bir yerde

Personel takip programı neleri kapsar?

Personel takip programı, çalışanının işe giriş tarihini, yıllık izin hakkını, maaşını, avansını ve işten ayrılışta ödenecek tazminatı tek kayıtta tutar. “Bordro programı”yla sık karıştırılır; farkı aşağıda. Küçük işletmede her gün sorulan soru ise personel maaş takibidir: bu ay kime ne ödendi, kim ne kadar avans aldı, kimin kaç gün izni kaldı?

Bu kayıtların bir kısmını İş Kanunu zaten tutmanı istiyor:

Maddelerin tam metni için 4857 sayılı İş Kanunu sayfasına bakabilirsin.

Yıllık izin hesaplama: çalışanın kaç gün hakkı var?

Çalışan, işe başladığı günden itibaren deneme süresi dahil en az bir yıl çalışınca yıllık ücretli izne hak kazanır ve bu haktan vazgeçilemez. Hak her hizmet yılı dolduğunda yeniden doğar; süresi kıdeme ve yaşa göre değişir:

Bunlar kanundaki alt sınırlardır; iş sözleşmesiyle artırabilirsin.

Örnek: 15.06.2019'da 25 yaşında işe giren çalışan 22.10.2026 itibarıyla 7 hizmet yılını doldurdu. İlk beş yıl için 14'er gün (70 gün), 6. ve 7. yıl için 20'şer gün (40 gün) olmak üzere toplam 110 gün hak etti; kullandığı günler bundan düşülür. Bir sonraki hakkı 15.06.2027'de doğar: 20 gün. Kendi çalışanın için yıllık izin hesaplama aracına işe giriş tarihini yazman yeter.

İzin günleri nasıl sayılır?

• İzne denk gelen hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil günleri izinden sayılmaz. Cumartesi çalışılmayan bir iş yerinde 19.04.2027 Pazartesi ile 30.04.2027 Cuma arasındaki izin 9 gün düşer: hafta sonları ve 23 Nisan sayılmaz.
• İzni işveren tek başına bölemez. Tarafların anlaşmasıyla bölümler hâlinde kullanılabilir; ama bölümlerden en az biri 10 gün ya da daha uzun olmalı.
• İznini başka bir şehirde geçirecek çalışan ister ve belgelerse, gidiş-dönüş için toplam 4 güne kadar ücretsiz yol izni verilir.
• Rapor, ücretsiz izin ya da yıl içinde verilen başka ücretli izinler yıllık izinden düşülemez.

Yıllık izin dışındaki ücretli izinler

İş Kanunu ek madde 2'ye göre çalışana evlenince, evlat edinince ya da anne, baba, eş, kardeş veya çocuğu ölünce 3 gün; eşi doğum yapınca 10 gün ücretli izin verilir. Eşin doğumundaki süre 2026'da 7578 sayılı Kanunla 5 günden 10 güne çıktı. Bu izinler yıllık izin bakiyesinden ayrı tutulur.

Bordro hesabı: brütten nete maaş ve işverene maliyeti

Çalışanla genelde net maaş konuşulur; bordroda ve SGK bildiriminde ise brüt ücret esastır. Brütten nete giderken şunlar düşülür:

• SGK işçi payı %14, işsizlik sigortası işçi payı %1. Prime esas kazancın üst sınırını aşan kısma prim kesilmez; bu sınır 2026'dan itibaren asgari ücretin 9 katıdır.
• Gelir vergisi: Yıl başından beri biriken matraha göre %15'ten başlayan dilimlerle hesaplanır; maaşın asgari ücrete denk gelen kısmı vergiden istisnadır.
• Damga vergisi: Brütün binde 7,59'u; asgari ücrete denk gelen kısım yine istisnadır.

İşveren bunların üstüne kendi payını öder: 2026'da SGK primi işveren payı %21,75 (malullük-yaşlılık-ölüm %12, kısa vadeli %2,25, genel sağlık %7,5), işsizlik işveren payı %2. Bildirgesini ve primini zamanında veren, SGK'ya borcu olmayan özel sektör işvereni, 5510 sayılı Kanun'daki hazine desteğiyle işveren payından imalatta 5, imalat dışında 2 puan indirim alır. 7566 sayılı Kanun 2026'dan itibaren işveren payını 1 puan artırdı, imalat dışındaki indirimi 4 puandan 2 puana indirdi; imalattaki 5 puan şimdilik 31.12.2026'ya kadar tanımlı.

Örnek: Ocak 2026'da brüt maaşı 50.000,00 TL olan çalışan, imalat dışında ve teşvikten yararlanan bir işveren:

Asgari ücretli çalışanda tablo sadeleşir: 2026'da brüt 33.030,00 TL'den yalnız %14 ve %1 kesilir, net 28.075,50 TL kalır. Aynı çalışanın imalat dışındaki teşvikli bir işverene maliyeti 40.214,03 TL'dir. Kendi rakamların için brütten nete maaş hesaplama ve netten brüte maaş hesaplama araçlarını kullanabilirsin; ikisi de 12 ayı ayrı ayrı gösterir.

Personel maaş takibi: avans, prim ve kesintiler

Ay içinde verilen avans maaş gününde unutulursa çalışana fazla ödeme yaparsın. Kural basit: avansı verdiğin gün kaydet, maaştan mahsup et ve ücret hesap pusulasında ayrı satır olarak göster.

Örnek: Net maaşı 30.000,00 TL olan çalışana 10.10.2026'da 5.000,00 TL avans verdin. Ekim maaşı tahakkuk edince ona borcun 30.000,00 TL olur; avans düşülünce ay sonunda ödeyeceğin tutar 25.000,00 TL'dir.

• Prim ve ikramiye: Maaştan ayrı kalem olarak yaz; düzenli olanlar tazminat hesabına da girer.
• Çalışanın masrafı: Çalışan iş için kendi cebinden yol, yemek ya da malzeme parası ödediyse fişiyle kayda geç; onayladığın tutar ona borcun olur.
• Ücret kesme cezası: Yalnız iş sözleşmesinde ya da toplu sözleşmede yazılı sebeplerle verilir, çalışana sebebiyle hemen bildirilir ve bir ayda iki günlük ücreti geçemez (İş Kanunu m.38).
• Ödeme yolu: Ücret en geç ayda bir, Türk parasıyla, iş yerinde ya da çalışan için açılmış banka hesabına ödenir; senetle ya da kuponla ödenemez. Ücret alacağında zamanaşımı beş yıldır (İş Kanunu m.32).

Kıdem ve ihbar tazminatı: işten ayrılışta ne ödenir?

Belirsiz süreli iş sözleşmesini sona erdiren taraf önce karşı tarafa bildirimde bulunur. Bildirim süresi çalışanın kıdemine göre değişir; süreye uymayan taraf, bu sürenin ücreti kadar ihbar tazminatı öder (İş Kanunu m.17):

Kıdem tazminatında her tam hizmet yılı için 30 günlük ücret ödenir; yılı aşan ay ve günler aynı orandan eklenir. Hesap son ücretle yapılır ve düzenli ödenen yol, yemek, prim gibi menfaatler de eklenir (giydirilmiş ücret). Bir yıl için ödenecek tutar yasal tavanı geçemez; tavan memur maaş katsayısına bağlıdır, katsayı değiştikçe (genelde Ocak ve Temmuz'da) güncellenir.

Kural olarak en az bir yıl çalışmış olmak gerekir. İşveren, ahlak ve iyi niyet kurallarına aykırılık dışındaki bir sebeple çıkarırsa, çalışan haklı nedenle ayrılırsa, askerlik ya da emeklilik için ayrılırsa, kadın çalışan evlendikten sonraki bir yıl içinde ayrılırsa ya da çalışan ölürse ödenir. Genel kural olarak istifada ödenmez. Hak doğuran hâllerin tam listesi 1475 sayılı Kanun'un 14. maddesinde.

Örnek: 01.03.2023'te işe giren çalışanı 30.09.2026'da bildirim süresi vermeden çıkardın. Brüt maaşı 40.000,00 TL, düzenli yol ve yemek ödemesi aylık 5.000,00 TL; giydirilmiş ücret 45.000,00 TL, hizmet süresi 3 yıl 7 ay:

• Kıdem tazminatı: 3 × 45.000,00 + 45.000,00 × 7/12 = 161.250,00 TL brüt. Kanuna göre ödenen kıdem tazminatı gelir vergisinden istisnadır; yalnız damga vergisi kesilir.
• İhbar tazminatı: 3 yıldan fazla çalıştığı için 8 hafta, yani 56 gün: 45.000,00 / 30 × 56 = 84.000,00 TL brüt. Bu tutardan gelir ve damga vergisi kesilir.
• Kullanılmamış yıllık izin: Sözleşme hangi nedenle biterse bitsin, hak edilip kullanılmayan izin günlerinin ücreti son ücret üzerinden ödenir (İş Kanunu m.59).

Tarihleri ve ücreti kıdem ve ihbar tazminatı hesaplama aracına yazarsan tavan kontrolüyle birlikte net tutarı görürsün.

Bordro programı mı, personel takip programı mı?

İkisi aynı işi yapmaz. Resmî bordro, SGK bildirgeleri ve beyanname mali müşavirinin bordro programında hazırlanır. Personel takibi ise işletmenin kendi tarafıdır: izin, maaş, avans ve ödeme kayıtları. Kim neyi yapar:

SGK ve vergi tutarını gider olarak yazmazsan kârın, işveren payı ve devlete giden kesintiler kadar yüksek görünür. Muhtasar ve SGK için mali müşavirini davetle bağlarsın; yetkisini sen belirlersin, kayıtları kendi panelinden görür. Ayrıntılar mali müşavirler için sayfamızda.

Personel takip programı seçerken kontrol listesi

1. Yıllık izin kendiliğinden hesaplanıyor mu? Kıdeme ve yaşa göre hak, devreden izin ve kalan gün görünmeli.
2. İzin günü doğru sayılıyor mu? Hafta tatili ve resmî tatiller düşülmeli, Cumartesi düzenin seçilebilmeli.
3. Maaş hesabı güncel yılın oranlarıyla mı? Asgari ücret, vergi dilimleri ve teşvik her yıl değişir.
4. Ödeme kasaya ve bankaya işleniyor mu? Maaş ve avans ayrı listede kalırsa kasa bakiyen tutmaz.
5. Çalışan başına bakiye var mı? Ona ne kadar borçlu olduğunu, fazla avans verip vermediğini görmelisin.
6. Personel gideri kâr-zarara giriyor mu? Maaş, prim, SGK ve vergi gideri raporda görünmeli.
7. Maaşları kimler görüyor? Yetki bölüm bölüm verilebilmeli; mali müşavirin kendi girişiyle bakabilmeli.
8. Çalışan kendi talebini açabiliyor mu? İzin ve masraf talebi, bordro çalışanın kendi girişinde olursa yazışma azalır.
9. Yanlış geri alınabiliyor mu? Yanlış onaylanan izin ya da yanlış maaş tahakkuku düzeltilebilmeli.

Uygun Muhasebe'de personel takibi nasıl işler?

Personel, Uygun Muhasebe'de ön muhasebe programının bir bölümüdür; çalışan kayıtları kasa, banka ve gider raporlarıyla aynı yerde durur.

• Çalışan kartı: Ad, görev, T.C. kimlik no, IBAN, işe giriş tarihi ve aylık net maaş. Kimlik numarasının geçerliliği kontrol edilir, kartta maskeli görünür. İnsan kaynakları bölümünde doğum tarihi, departman, SGK sicil no, brüt maaş, düzenli ek ödemeler ve önceki programdan devreden izin günü de girilir.
• Ücret geçmişi: Her zam ayrı bir satırdır; son ücret karttaki brüt ve net maaşa yazılır. Yanlış girilen ücret satırını silersin, maaş bir önceki ücrete döner.
• İzinler: Yıllık, mazeret, rapor, ücretsiz, evlilik, ölüm, babalık ve doğum izni ayrı türlerdir. Yıllık izinde hafta tatili ve resmî tatiller sayılmaz; Cumartesiyi İK ayarlarından seçersin. Aynı günlere ikinci izin girilemez, yanlış verilen onay geri alınır.
• Pano ve takvim: Onay bekleyen izin talepleri, bugün izinde olanlar, 14 gün içinde başlayacak izinler ve 30 gün içinde izin hakkı doğacaklar panoda; izinler takvimde görünür.
• Maaş ayı: Maaş tahakkuku ekranı ayın maaşını, maaşı girilmiş bütün aktif çalışanlara tek seferde yazar. Gelir-gider bölümü açıksa SGK primi ile gelir ve damga vergisinin tahmini de “Vergi ve SGK” gideri olarak, ödenmemiş ve son ödeme tarihli eklenir; müşavirin tutarı farklıysa ödemeden önce düzeltirsin. Tahakkuklar gelir-gider raporunda “Personel” gideri olur.
• Maaş ödemesi: Ödenecek çalışanları seçip bankanın internet şubesindeki toplu ödeme ekranına yükleyeceğin Excel dosyasını indirirsin. Seçtiğin bir çalışanın IBAN'ı eksik ya da hatalıysa dosya inmez, kim olduğu yazılır; IBAN'ı düzeltir ya da onun işaretini kaldırırsın. Para gidince ödemeleri kaydedersin, tutar kasa ya da banka hesabından düşer. Borcundan fazlasını ödemek istersen bunu avans olarak girersin. Son toplu ödemeyi ve ödemesi yapılmamış bir ayın tahakkukunu geri alabilirsin.
• Çalışan paneli: Çalışanı kartından e-postayla davet edersin. Kendi girişiyle masraf talebi açar, fişini ekleyebilir; insan kaynakları bölümü açıksa izin talebi de gönderir. Yüklediğin bordro PDF'lerini indirir; işletmenin diğer kayıtlarını ve başka çalışanları görmez.
• Kartta özet: Kıdem süresi, kalan izin günü, sonraki hak ediş tarihi, ihbar süresi, kıdem ve ihbar tazminatı tahmini ile bu ayın brüt-net hesabı her gün günceldir.

Personel takibinde sık yapılan hatalar

• İzni yazıya dökmemek: İzin kayıt belgesi zorunludur. Kayıt yoksa işten ayrılışta kullanılmamış izin ücreti tartışmaya döner.
• Yıllık izni ihbar süresinin içine sıkıştırmak: İşveren feshettiğinde ihbar süresi ve iş arama izinleri yıllık izinle iç içe giremez (İş Kanunu m.59).
• Kıdemi çıplak brütle hesaplamak: Düzenli yol, yemek ve prim ödemeleri eklenmezse tazminat eksik çıkar.
• Fesih bildirimini sözlü yapmak: İş sözleşmesini sona erdiren bildirimler her hâlde yazılı yapılır; çalışan imzalamazsa durum tutanakla tespit edilir (İş Kanunu m.109).