e-SMM programı: serbest meslek makbuzu, stopaj hesabıyla

e-SMM nedir, serbest meslek makbuzu kesmek ne demek?

Avukat, doktor, mimar, mühendis, danışman ya da mali müşavirsen, mesleki işinin karşılığında yaptığın her tahsilat için serbest meslek makbuzu düzenlersin. e-SMM, yani e-Serbest Meslek Makbuzu, bu makbuzun elektronik hâlidir. Yeni bir belge türü değildir; kâğıt makbuzla aynı hukuki niteliği taşır. Bu rehberde serbest meslek makbuzu kesme adımlarını, stopaj hesaplamayı, KDV tevkifatını ve bir e-SMM programında nelere bakman gerektiğini örneklerle anlatıyoruz.

Kâğıt makbuzdan farkı şudur: makbuz elektronik ortamda düzenlenir, bilgileri Gelir İdaresi'ne iletilir ve elektronik ortamda saklanır. Müşterin isterse makbuzu elektronik olarak, isterse kâğıt çıktı olarak alır.

e-Serbest meslek makbuzu kimler için zorunlu?

Kurallar 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nde yer alır. Vergiden muaf olmayan serbest meslek erbabı makbuzlarını e-SMM olarak düzenlemek zorundadır. Geçiş süreleri şöyledir:

• 01.02.2020'de faaliyeti devam edenler 01.06.2020'ye kadar e-SMM'ye geçti.
• 01.02.2020 ve sonrasında işe başlayanlar, işe başladıkları ayı izleyen 3. ayın sonuna kadar geçmek zorundadır. Örneğin 15.09.2026'da işe başladıysan son gün 31.12.2026'dır.

Zorunlu olduğu hâlde süresinde geçmeyenlere, tebliğdeki istisnalar dışında makbuzu kâğıda kesenlere ve bu makbuzu alan mükelleflere Vergi Usul Kanunu'ndaki cezalar uygulanır; güncel ceza tutarını mali müşavirine sor. Geçiş takvimi ve kayıtlı kullanıcı listesi Gelir İdaresi'nin e-SMM hakkında sayfasındadır.

Makbuzu nereden kesebilirsin?

Tebliğ üç yol tanır: Gelir İdaresi'nin e-Belge portalı (GİB Portal yöntemi), Gelir İdaresi'nden izin almış bir özel entegratör ya da kendi bilgi işlem sisteminin doğrudan entegrasyonu. Portal temel işleri görür. Makbuzu tahsilatınla, müşteri bakiyenle ve giderlerinle aynı yerde tutmak istiyorsan özel entegratörle çalışan bir e-SMM programı işini kısaltır. Entegratör başvurusunu imzalamak için genellikle e-imza gerekir; nasıl alınacağını e-imza nasıl alınır yazımızda anlattık.

Makbuzda neler yazmalı?

• Senin adın soyadın, vergi dairen, VKN ya da TCKN'n ve adresin.
• Müşterinin adı soyadı ya da unvanı ve adresi; vergi mükellefiyse vergi dairesi ve VKN ya da TCKN'si.
• Düzenleme tarihi, saat ve dakikası, belge numarası.
• Alınan para; varsa vergi kesintileri ve KDV ayrı ayrı gösterilerek.

Serbest meslek makbuzu kesme adımları

1. Müşterinin adını ya da unvanını, adresini ve varsa VKN ya da TCKN'sini gir.
2. Hizmeti açıkça yaz, örneğin "Eylül 2026 danışmanlık hizmet bedeli".
3. Brüt ücreti yaz. Netten anlaştıysan önce brütü bul; aşağıda örnekle anlattık.
4. Müşteriye göre stopaj oranını, KDV oranını ve gerekiyorsa KDV tevkifatını seç.
5. Tutarları kontrol edip makbuzu düzenle. e-SMM Gelir İdaresi'ne iletilir, müşterin elektronik ya da kâğıt nüshasını alır.

Stopaj hesaplama: kim keser, oran kaç?

Serbest meslek ödemesinde gelir vergisi stopajını ödemeyi yapan keser ve vergi dairesine yatırır. Kimlerin kesmek zorunda olduğu Gelir Vergisi Kanunu'nun 94. maddesinde sayılır: şirketler, kamu kurumları, dernekler, vakıflar, kooperatifler ve gerçek kazancını beyan eden tüccar ile serbest meslek erbabı bunlardandır. Gelir İdaresi'nin 2026 serbest meslek kazancı rehberine göre oranlar şöyledir:

• %20: genel oran. Avukatlık, danışmanlık, mimarlık, mühendislik, hekimlik gibi işler bu kapsamdadır.
• %17: Gelir Vergisi Kanunu'nun 18. maddesi kapsamındaki işler; yazar, çevirmen, ressam, besteci, bilgisayar programcısı gibi kişilerin eser ve buluşlarından elde ettiği kazançlar.
• Stopaj yok: noterlere serbest meslek faaliyetleri için yapılan ödemeler. 94. maddede sayılmayan, hizmeti kendisi için alan bir vatandaş (nihai tüketici) da stopaj kesmez. Gelir İdaresi'nin basit usul rehberine göre basit usulde vergilendirilen esnaf da vergi tevkifatı yapmaz.

Hesap kısadır: stopaj = brüt ücret × stopaj oranı. 10.000 TL brüt ücrette %20 stopaj 2.000 TL eder, net ücret 8.000 TL kalır. Stopaj cebinden çıkan ek bir vergi değil, peşin ödenmiş vergindir. Yıl içinde senin adına kesilen tutarlar yıllık gelir vergisi beyannamende hesaplanan vergiden mahsup edilir; makbuzdaki stopaj yanlışsa yıl sonundaki hesabın da yanlış çıkar. Ödemeyi yapan, kestiği stopajı muhtasar beyannamesiyle bildirir.

Hesabı elle yapmak istemiyorsan ücretsiz serbest meslek makbuzu hesaplama aracımız brütten nete ve netten brüte stopajı, KDV'yi ve tahsil edeceğin tutarı gösterir. Kavramın ayrıntısı stopaj nedir sayfasında.

KDV ve KDV tevkifatı: 9/10 her müşteride uygulanmaz

Serbest meslek makbuzunda KDV, stopajdan önceki brüt ücret üzerinden hesaplanır. Örneklerde genel oran olan %20'yi kullandık; hizmetine farklı bir oran ya da istisna uygulanıyorsa makbuzda onu kullanırsın.

KDV tevkifatında sık yapılan yanlış, her şirkete kesilen makbuzda KDV'nin 9/10'unu düşmektir. KDV Genel Uygulama Tebliği'ne göre danışmanlık, denetim, etüt, plan-proje ve benzeri hizmetlerde 9/10 tevkifatı yalnızca belirlenmiş alıcılar uygular: kamu kurum ve kuruluşları, bankalar, sigorta şirketleri, vakıf üniversiteleri gibi tebliğde tek tek sayılanlar. Sıradan bir limited şirkete verdiğin danışmanlıkta KDV tevkifatı yoktur. Tevkifat bir tutar sınırına da bağlıdır: KDV dahil bedeli tebliğdeki sınırı aşmayan işlerde uygulanmaz.

• Avukatın danışmanlık hizmeti bu tevkifata girer. Dava ve icra takibi gibi vekâlet işlerinde kural farklıdır; işine uyanı mali müşavirine sor.
• Tebliğde ayrıca sayılmayan diğer hizmetlerde kamu kurumları, bankalar ve sigorta şirketleri gibi alıcılar KDV'nin 5/10'unu tevkif eder.

Tevkif edilen KDV'yi alıcı kendisi beyan edip öder; sen o kısmı makbuzdan düşerek tahsil edersin. Tutarları denemek için KDV tevkifatı hesaplama aracına, kavram için tevkifat nedir sayfasına bakabilirsin.

Örnek: aynı ücret, üç farklı makbuz

25.000 TL brüt ücretli bir iş, müşteriye göre şöyle makbuzlanır (stopaj %20, KDV %20):

Şirket, kestiği 5.000 TL stopajı vergi dairesine yatırır. Belirlenmiş alıcı buna ek olarak 4.500 TL KDV'yi de kendisi beyan edip öder. Vatandaş stopaj kesmez; makbuzun tamamını sana öder.

Brütten mi, netten mi?

Müşterinle "elime 16.000 TL geçsin" diye anlaştıysan netten hesaplarsın: brüt = net ÷ (1 − stopaj oranı). %20 stopajda 16.000 ÷ 0,80 = 20.000 TL brüt eder; stopaj 4.000 TL, KDV 4.000 TL, tahsil edeceğin tutar 20.000 TL olur. Makbuza her zaman brüt ücret yazılır; stopaj ve KDV ondan hesaplanır.

Aylık makbuz, tahsilat ve iptal

Bir şirkete aylık sabit ücretle danışmanlık veriyorsan her tahsilat için ayrı makbuz kesersin. Açıklamaya dönemi yaz, örneğin "Eylül 2026 danışmanlık hizmet bedeli"; böylece hem sen hem müşterin hangi ayın ödendiğini görür. Ödeme geciktiğinde makbuzu ne zaman keseceğini mali müşavirinle netleştir.

Yanlış kestiğin e-SMM'yi iptal edebilirsin. Gelir İdaresi'nin e-Arşiv uygulamaları iptal kılavuzuna göre e-SMM'nin iptali, belgenin alıcıya iletildiği tarihten başlayan 8 gün içinde yapılır. İşi son güne bırakma: programın ya da portalın iptal ekranı daha kısa süre açık kalabilir. İptal ettiğin makbuzun yerine doğrusunu yeni makbuz olarak kesersin. Süre geçtiyse düzeltme yolunu mali müşavirinle belirle. Faturada iptal ile iade belgesi arasındaki farkı e-Arşiv fatura iptali yazımızda anlattık.

Sık yapılan hatalar

• Vatandaşa kesilen makbuzda stopaj göstermek: vatandaş stopajı kesip yatırmaz; makbuz ile eline geçen para tutmaz.
• Her şirkete 9/10 KDV tevkifatı uygulamak: tevkifatı yalnızca tebliğde sayılan alıcılar yapar.
• Netten anlaşıp neti brüt gibi yazmak: stopaj düşülünce eline anlaştığından az para geçer.
• Telif kapsamındaki işe %20 stopaj uygulamak: 18. madde kapsamındaki işlerde oran %17'dir.
• Müşterinin VKN ya da TCKN'sini yanlış yazmak: makbuz başka birine düzenlenmiş olur; iptal edip yeniden kesmen gerekir.
• Ödemeyi alıp makbuzu ertelemek: makbuz tahsilat için düzenlenir; gecikince kayıtların ile banka hareketlerin tutmaz.
• Eski kâğıt makbuz koçanını kullanmak: e-SMM'ye geçmen gereken tarihten sonra, tebliğdeki istisnalar dışında kâğıt makbuz ceza doğurur.

e-SMM programı seçerken kontrol listesi

Portal tek tek makbuz kesmeye yeter. Ayda birkaç makbuzdan fazlasını kesiyor, tahsilatını ve giderlerini de takip ediyorsan bir e-SMM programında şunlara bak:

Uygun Muhasebe'de e-SMM: makbuzdan müşavire

Uygun Muhasebe'de serbest meslek makbuzunu Serbest Meslek Makbuzu bölümünden kesersin. Kayıtta işletme türünü serbest meslek seçersen bu bölüm açık gelir.

• Hesap yazarken görünür: Formda brütten ya da netten hesaplamayı, stopaj oranını (ör. %20, %17 ya da yok), KDV oranını ve KDV tevkifatını (9/10 ya da 5/10) seçersin. Brüt, stopaj, net, KDV ve tahsil edilecek tutar sen yazarken hesaplanır.
• Onayla, numara alsın: Makbuz önce taslak kaydedilir. Onaylayınca numara alır ve tahsil edilecek tutar müşterinin cari hesabına borç olarak yazılır.
• e-SMM olarak gönder: e-Belge ayarlarında "e-SMM kullanıcısıyım" seçeneğini işaretlersin. Uygun Muhasebe üzerinden bağlandıysan e-SMM başvurun, e-Fatura ve e-Arşiv geçiş başvurunla birlikte ya da ondan sonra entegratöre gider; sen e-imzanla imzalarsın. Başvuru onaylanınca makbuzların e-SMM serisiyle numaralanır ve "e-SMM gönder" ile GİB'e raporlanır; istersen onayla birlikte kendiliğinden gönderilir. Müşterinin VKN/TCKN'si girilmemişse makbuz gönderilmez, eksik sana listelenir.
• Tahsilatı işle: Para gelince "Tahsil et" ile hangi kasaya ya da banka hesabına girdiğini seçersin; müşterinin borcu kapanır. Yanlış girersen "Tahsilatı geri al" ile düzeltirsin.
• Hata yaptıysan: e-SMM GİB'e gitmeden fark edersen "Onayı geri al" ile makbuz taslağa döner; seride son makbuzsa düzeltip onayladığında aynı numarayı alır. GİB'e gittiyse "e-SMM iptal" düğmesi gönderimden sonraki 8 gün boyunca görünür; makbuz da iptal olur, müşterinin borcu ters kayıtla sıfırlanır. Tahsil edilmiş makbuzda önce tahsilatı geri alırsın.
• Raporlar: Makbuz listesi brüt, stopaj, KDV ve tahsil edilecek toplamlarını gösterir, Excel'e alınır. Brüt ücret gelir-gider raporlarına gelir olarak, KDV'si KDV raporuna girer. Giderlerinle birlikte ayın sonucunu görmek için gelir gider takibi sayfasına bak.
• Mali müşavirin: Müşavirin, muhasebe aktarım Excel'inde makbuzların brüt, stopaj, net, KDV ve KDV tevkifatı ayrıntısını alır. Serbest meslek kazanç defteri tutanlar için Defter Beyan Sistemi'ne toplu yükleme dosyalarını da kendi panelinden indirir. Ayrıntılar mali müşavirler için sayfamızda.

Kartla ödeme almak istersen müşterine ödeme linki de gönderebilirsin; bunun için Satış ve Online Tahsilat bölümleri açık olmalı ve bir ödeme kuruluşu ya da banka sanal POS hesabı bağlanmış olmalı. Ödeme müşterinin cari hesabına tahsilat olarak yazılır. Serbest çalışanlara yönelik diğer anlatımlar serbest meslek için ön muhasebe sayfasında.