IdeaSoft ile Uygun Muhasebe arasında neler eşitlenir?
IdeaSoft mağazan kendi e-ticaret siten: siparişi de sen alırsın, faturayı da sen kesersin. Uygun Muhasebe, IdeaSoft'un Admin API'sine senin verdiğin izinle bağlanır; ödemesi alınmış siparişleri alır, fatura taslağını hazırlar, istersen stok ve fiyatı mağazana geri yazar. Hangi bilginin hangi yönde gittiği aşağıda.
| Bilgi | Yön | Var mı? | Not |
|---|---|---|---|
| Ödemesi alınmış siparişler | IdeaSoft → Uygun Muhasebe | Evet | 15 dakikada bir; ilk bağlantıda son 14 gün |
| Müşteri bilgisi (cari) | IdeaSoft → Uygun Muhasebe | Evet | Bireyselde ad soyad ve varsa T.C. kimlik no; kurumsalda unvan, vergi no, vergi dairesi |
| Fatura taslağı | Uygun Muhasebe içinde | Evet | Kargo, hediye paketi ve taksit farkı ayrı satır |
| Faturanın IdeaSoft siparişine yüklenmesi | Uygun Muhasebe → IdeaSoft | Hayır | e-Arşiv faturanın bağlantısı müşteriye e-postayla gider |
| İptal ve iade | IdeaSoft → Uygun Muhasebe | Kısmen | Siparişin tamamı iptal, silme ya da iade olunca ve sipariş tarihinden 7 gün içindeyse gelir; kısmi iade ayrışmaz |
| Kargo firması ve takip no | IdeaSoft → Uygun Muhasebe | Evet | Kargo etiketinde, e-Arşiv'in taşıyıcı bilgisinde ve Kargo takibi bölümünde kullanılır |
| Kargo bilgisinin IdeaSoft'a yazılması | Uygun Muhasebe → IdeaSoft | Hayır | Kargo durumu IdeaSoft'tan okunur, oraya yazılmaz |
| Kargo etiketi | Uygun Muhasebe içinde | Kısmen | Uygun Muhasebe'nin kendi etiketi basılır; IdeaSoft'tan etiket alınmaz |
| Stok miktarı | Uygun Muhasebe → IdeaSoft | Evet | Açarsan; stok koduyla (SKU), her gece ve istediğinde |
| Satış fiyatı | Uygun Muhasebe → IdeaSoft | Evet | Açarsan; ürünün IdeaSoft'taki KDV dahil ya da hariç ayarına göre |
| Yeni ürün (ilan) açma | Uygun Muhasebe → IdeaSoft | Hayır | Ürünü IdeaSoft'ta açarsın, stok koduyla eşleşir |
| IdeaSoft ürünlerini ürün kartına aktarma | IdeaSoft → Uygun Muhasebe | Hayır | Kartları Uygun Muhasebe'de açarsın |
| Müşteri soruları | — | Hayır | IdeaSoft'tan Uygun Muhasebe'ye gelmez |
| Hakediş ve komisyon dökümü | — | Hayır | Ödeme ve POS kesintilerini gider olarak kendin işlersin |
IdeaSoft siparişi nasıl faturaya dönüşür?
Uygun Muhasebe IdeaSoft'tan yalnız ödemesi alınmış siparişleri alır. Havaleyle verilip ödemesi beklenen sipariş, ödeme IdeaSoft'ta onaylanana kadar gelmez; böylece tahsil edilmemiş satışa fatura açılmaz. Mağaza ayarlarındaki "Her yeni siparişe fatura taslağı aç" seçeneği açıkken (başlangıçta açık) her yeni siparişe bir fatura taslağı hazırlanır; müşteri carilerinde yoksa yeni cari olarak eklenir.
IdeaSoft'ta ürün fiyatı, ürünün ayarına göre KDV dahil ya da hariç tutulabilir. Uygun Muhasebe bu farka takılmamak için satırları siparişte gerçekten ödenen ürün toplamına oranlar: kupon ve indirimler satır fiyatlarına yayılır, fatura toplamı müşterinin ödediğiyle tutar. Kargo ücreti, hediye paketi gibi ek hizmetler ve taksit farkı faturaya ayrı satır olarak, %20 KDV ile girer. Kargonun ve taksit farkının oranı satılan malın oranına göre değişebilir; taslakta kontrol et, emin değilsen mali müşavirine sor.
Örnek: 27.09.2026'da tanesi 1.200,00 TL'lik (KDV dahil, %20 KDV'li) iki kulaklık, 150,00 TL kupon ve 89,90 TL kargoyla sipariş geldi. Kupon ürün satırına yayılır: taslakta kulaklık satırı KDV dahil 2 × 1.125,00 TL = 2.250,00 TL olur (KDV hariç birim fiyat 937,50 TL), kargo ayrı satırda 89,90 TL; fatura toplamı müşterinin ödediği 2.339,90 TL'dir.
Fatura toplamı ödenen tutardan farklı çıkarsa ya da bir ürünün KDV oranı ne mağazadan ne ürün kartından gelirse taslak uyarıyla işaretlenir ve toplu onaya girmez; açıp kontrol edersin. Uyarısız taslakları tek tek ya da toplu onaylarsın; Stok bölümün açıksa onaylanan faturadaki eşleşmiş ürünler stoktan düşer.
e-Arşiv mi, e-Fatura mı? Fatura müşteriye nasıl ulaşır?
IdeaSoft'ta müşteri fatura bilgisini bireysel ya da kurumsal olarak girer. Kurumsal siparişte unvan, vergi numarası ve vergi dairesi; bireyselde ad soyad ve varsa T.C. kimlik numarası cariye yazılır (bkz. VKN ve TCKN). Faturayı onayladığında tür alıcıya göre seçilir: sen e-Fatura kullanıcısıysan ve alıcının vergi numarası e-Fatura sisteminde kayıtlıysa e-Fatura, diğer bütün alıcılara e-Arşiv fatura kesilir. Sen e-Fatura kullanıcısı değilsen faturaların hepsi e-Arşiv olur.
İnternetten satışın e-Arşiv faturasında web adresi, ödeme tarihi, taşıyıcı ve gönderim tarihi gibi ek bilgiler bulunur. Uygun Muhasebe web adresi olarak bağlarken yazdığın mağaza adresini, taşıyıcı olarak siparişteki kargo firmasını yazar. e-Arşiv faturanın Uygun Muhasebe'de nasıl kesildiğini e-Arşiv fatura programı sayfasında anlattık.
Uygun Muhasebe faturayı IdeaSoft'taki siparişe yüklemez. Bunun yerine e-Belge ayarlarındaki "e-Arşiv faturayı müşteriye e-postayla da gönder" seçeneği açıksa (başlangıçta açık), e-Arşiv fatura gönderildiğinde görüntüleme bağlantısı müşterinin carideki e-posta adresine kendiliğinden gider; yeni açılan caride bu adres siparişten gelir. İnternetten satış yapanlar için e-Fatura'ya geçiş sınırı genel sınırdan düşüktür; güncel sınırı e-Fatura zorunluluğu yazımızda bulursun, kendi durumunu mali müşavirinle kontrol et.
Stok ve fiyat gönderiminde dikkat edilecekler
- Eşleşme stok koduyla: IdeaSoft'taki ürünün stok kodu (SKU) Uygun Muhasebe'deki ürünün stok koduyla aynı olmalı. Siparişte tanınmayan kod Pazaryeri > Ürün eşleştirme listesine düşer; bir kez eşleştirirsin, sonraki siparişler ve stok gönderimi o ürüne bağlanır.
- Ürün IdeaSoft'ta açılır: Uygun Muhasebe IdeaSoft'ta yeni ürün açmaz; var olan ürünün stok ve fiyatını günceller.
- Gönderilen stok: Uygun Muhasebe'deki stoktan, faturası henüz onaylanmamış açık siparişler (son 30 gün) düşülerek gider. Stok takibi kapalı ürünün miktarı gönderilmez. Hiç stok kaydın yokken gönderim açılmaz, çünkü bütün ürünler 0'a iner ve satış durur; önce açılış stoğunu gir.
- Fiyat: Ürün kartındaki KDV hariç satış fiyatına ürünün KDV'si eklenerek gönderilir; satış fiyatı 0 olan ürünün fiyatı gönderilmez. IdeaSoft'ta ürün "KDV hariç" fiyatlıysa fiyat, ürünün IdeaSoft'taki vergi oranıyla KDV'den arındırılıp yazılır; bu yüzden iki yerdeki KDV oranı aynı olmalı. Kartta 1.000,00 TL + %20 KDV olan ürün IdeaSoft'a KDV dahil 1.200,00 TL olarak gider; IdeaSoft'ta KDV hariç tutulan üründe 1.000,00 TL yazılır.
- Ne zaman gider: Siparişleri kendiliğinden çekilen mağazada her gece bir kez, ayrıca Pazaryeri > Stok ve fiyat güncelleme ekranından istediğin an. Arada başka kanaldan satılan ürün IdeaSoft'ta bir sonraki gönderime kadar eski miktarla görünebilir; stok azaldığında gönderimi elle başlat.
- Büyük katalog: Gönderimde IdeaSoft'taki ürün listesi sayfa sayfa taranır ve yalnız ilk 10.000 ürüne bakılır; ötesindeki ürünlerin stok ve fiyatı güncellenmez.
Depo ve stok tarafının ayrıntıları için stok takip programı sayfasına bak.
İptal, iade ve kargo
IdeaSoft'ta iptal edilen, silinen ya da iade edilen sipariş Uygun Muhasebe'de "İptal / iade" olarak işaretlenir ve onaylanmamış fatura taslağı kendiliğinden silinir. Fatura onaylanmışsa sipariş listesinde uyarı görürsün: iptalde faturayı iptal edersin (e-Arşiv fatura iptali süreye bağlıdır), iadede faturadan "Müşteri iade etti" ile iade kaydı açarsın. İadenin hangi belgeyle kaydedileceği alıcıya göre değişir; iade faturası nasıl kesilir yazısında anlattık.
İki sınırı bil. Uygun Muhasebe her çekimde IdeaSoft'tan son 7 günde oluşturulan siparişleri ister; sipariş verildikten 7 günden sonra yapılan iptal ya da iade kendiliğinden gelmez, o faturayı kendin kontrol edersin. Kısmi iade (siparişteki bir ürünün parasının geri ödenmesi) de ayrıca algılanmaz; iade kaydını sen açarsın.
IdeaSoft'ta siparişe kargo firması ve takip numarası girilince bu bilgi siparişe kaydedilir; kargo etiketinde takip numarası barkod olarak basılır. Kargo takibi bölümün açıksa sipariş Gönderiler listesine de düşer; durumu IdeaSoft'taki sipariş durumundan okunur, bilinen kargo firmalarında takip bağlantısı eklenir. Seçtiğin siparişler için Uygun Muhasebe'nin kargo etiketini 10x10 cm termal ya da A4 (sayfada 6 etiket) olarak basabilirsin.
IdeaSoft API uygulaması ve izin nasıl çalışır?
Bağlantı için IdeaSoft panelinde bir API uygulaması açarsın; IdeaSoft bunun için Client ID ve Client Secret üretir. IdeaSoft'un yardım sayfasına göre API bölümünü yalnız ID'si 1 olan yönetici kullanıcı görüp düzenleyebilir; İzin Yönetimi'nde Okuma ya da Okuma/Yazma seçilir. Uygun Muhasebe siparişleri okur, stok ve fiyatı yazar; bu yüzden Okuma/Yazma gerekir. API paketinde yoksa, aynı sayfaya göre paketine ekletmek için IdeaSoft'a başvurursun.
İzin, kullanıcı adı ve şifre paylaşmadan IdeaSoft'un kendi sayfasında verilir (OAuth2). IdeaSoft'un API belgesine göre erişim anahtarı 24 saat, yenileme anahtarı 2 ay geçerlidir ve yenileme anahtarı her kullanımda yenisiyle değişir. Uygun Muhasebe anahtarı gerektiğinde kendiliğinden yeniler; siparişler kendiliğinden çekildikçe yeniden izin vermen gerekmez. Siparişler iki aydan uzun hiç çekilmezse (ör. bağlantıyı kapattıysan) ya da izni kaldırırsan Pazaryeri > Mağazalar'daki "IdeaSoft'a yeniden bağlan" ile yeniden izin verirsin.
Mağaza adresi https ile çalışmalı; anahtarlar şifresiz bağlantıda gönderilmez. Client Secret ve erişim anahtarları Uygun Muhasebe'de şifreli saklanır. Aynı IdeaSoft mağazası iki kez bağlanamaz, yoksa her sipariş iki kez faturalanırdı. IdeaSoft çok sık istek geldiğinde geçici olarak durdurursa Uygun Muhasebe kısa bekleyip yeniden dener.
Pazaryerinde de satıyorsan
IdeaSoft sitenin yanında Trendyol, n11 ya da Amazon'da da satıyorsan bütün mağazalarını aynı programa bağlarsın; bir kanalın açık siparişi bütün mağazalara giden stoktan düşülür. Pazaryerinde fatura akışı biraz farklıdır: örneğin Trendyol ve n11'de faturanın bağlantısı siparişe de işlenir; Trendyol siparişine fatura nasıl kesilir yazısında anlattık. Bütün kanallar için pazaryeri entegrasyonu, işletme tipine göre kullanım için e-ticaret satıcıları sayfasına bak.
IdeaSoft bağlantısı adım adım
- 1
1 numaralı yöneticiyle panele gir
IdeaSoft yönetim paneline ID'si 1 olan yönetici kullanıcıyla gir; Entegrasyonlar > API bölümünü yalnız bu kullanıcı görür. API paketinde yoksa paketine ekletmek için IdeaSoft'a başvur.
- 2
API uygulamasını ekle
Entegrasyonlar > API > API Ekle'ye bas; uygulama adına Uygun Muhasebe yaz, yönlendirme adresine Uygun Muhasebe'deki IdeaSoft bağlantı formunda gösterilen adresi yapıştırıp kaydet.
- 3
İzni Okuma/Yazma yap
Uygulamanın İzin Yönetimi'nde Okuma/Yazma seçip kaydet; siparişler okunur, stok ve fiyat gönderimi yazma izni ister.
- 4
Bilgileri Uygun Muhasebe'ye gir
Uygun Muhasebe'de Pazaryeri > Mağazalar > Mağaza bağla'dan IdeaSoft'u seç; mağaza adresini (ör. magazam.myideasoft.com ya da kendi alan adın), Client ID ve Client Secret'ı yazıp kaydet.
- 5
IdeaSoft'ta izin ver
Kaydedince açılan IdeaSoft sayfasında uygulamaya izin ver. Dönüşte son 14 günün ödemesi alınmış siparişleri hemen gelir, yenileri 15 dakikada bir çekilir.
- 6
Stok ve fiyat gönderimini aç
İstersen mağaza ayarlarında stok ve fiyat gönderimini aç; ürünler stok koduyla eşleşir. Uygun Muhasebe'de hiç stok kaydı yokken stok gönderimi açılmaz: önce Stok > Stok hareketleri'nden açılış stoğunu gir.
Pazaryeri ve platform adları ile logoları sahiplerinin markasıdır. Pazaryerinin kuralları değişebilir; güncel koşullar için satıcı panelindeki duyurulara bak.