Ön muhasebe programı: işinin bütün kaydı tek yerde

Ön muhasebe programı nedir, ne işe yarar?

Ön muhasebe programı, işletmenin günlük para ve mal hareketlerini kaydettiğin yazılımdır: kestiğin ve aldığın faturalar, tahsilatlar, ödemeler, stok ve kasa. Adındaki "ön", bu kayıtların resmî muhasebeden önce gelmesindendir. Mali müşavirin defteri ve beyannameyi bu kayıtlardan hazırlar; ön muhasebe ne kadar düzgünse ay sonu o kadar kısa sürer.

Bir örnek: 27.09.2026'da bir müşterine 25.000,50 TL'lik mal sattın, 10.000 TL'sini nakit aldın, kalanı ay sonuna kaldı. Aynı gün tedarikçine 8.400 TL ödedin. Defterle ya da Excel'le bu üç işi beş ayrı yere yazarsın: fatura, stok listesi, müşterinin hesabı, kasa defteri ve tedarikçinin hesabı. Programda faturayı kesip tahsilatı ve ödemeyi girdiğinde stok düşer, müşterinin 15.000,50 TL borcu görünür, kasa ve tedarikçi bakiyesi kendiliğinden güncellenir.

İyi tutulmuş bir ön muhasebe her gün üç soruya cevap verir:

• Kimden ne alacağım, kime ne borcum var? Her müşterinin ve tedarikçinin bakiyesi ve vadesi.
• Bu ay kâr ettim mi? Gelirlerin ve giderlerin aynı tabloda.
• Ay sonunda ne kadar KDV çıkacak? Satış ve alış faturalarındaki KDV'den hesaplanır.

Kavramın kendisini ön muhasebe nedir yazımızda anlattık; bu rehber program seçerken ve kullanırken işine yarayacak konulara odaklanıyor.

Ön muhasebe programı ile muhasebe programı: kim neyi yapar?

"Muhasebe programı" diye aranan yazılımların bir kısmı ön muhasebe programıdır, bir kısmı mali müşavirlerin kullandığı genel muhasebe (defter) programıdır. İkisi birbirinin yerine geçmez, birbirini besler:

Hangi defter tutulur?

Defterin türünü işletmenin yapısı ve iş hacmi belirler. Vergi Usul Kanunu'na göre özetle:

• Limited ve anonim şirketler, bütün ticaret şirketleri gibi birinci sınıf tüccardır ve bilanço esasına göre defter tutar: yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri.
• Şahıs işletmeleri yıllık alış, satış ya da hasılatları kanundaki sınırların altındaysa işletme defteri tutar. Sınırı bir yılda %20'den fazla ya da iki yıl üst üste aşan, izleyen yıldan bilanço esasına geçer. Sınırlar her yıl güncellenir; geçişi müşavirinle planla.
• Serbest meslek erbabı (avukat, mimar, danışman) serbest meslek kazanç defteri tutar.
• Basit usuldeki esnaf defter tutmaz; aldığı fatura ve gider pusulası gibi belgeleri, düzenlendikleri yılı izleyen yıldan başlayarak beş yıl saklar.

Defter hangisi olursa olsun kayıtlar ön muhasebeden gelir; programı şirket türüne göre değil, günlük işine göre seçersin. Müşavirinin bu kayıtlara nasıl baktığını mali müşavirler için sayfamızda anlattık.

Kimler ön muhasebe programı kullanmalı?

Fatura kesen, vadeli ya da veresiye satan, stok tutan herkes. Öne çıkan ihtiyaç işletmenin türüne göre değişir.

Şahıs şirketi

Şahıs şirketi muhasebe programı seçerken önceliğin şunlardır: faturanın hızlı kesilmesi, kimin ne borçlu olduğunun görünmesi ve ay sonunda müşavirine eksiksiz belge gitmesi. e-Fatura'ya geçmen gerekiyorsa (e-Fatura zorunluluğu) başvurunu kendi e-imzanla imzalarsın.

Limited ve anonim şirket

Çoğu zaman birden çok kişi kayıt girer; yetki ayrımı ve kayıt geçmişi önem kazanır. Satış temsilcisi faturayı keser, finans sorumlusu tahsilatı girer, depo sorumlusu stoğu sayar; herkes yalnız kendi işinin ekranını görür. Şirketin e-Fatura başvurusu e-imzayla değil, Kamu SM'den alınan mali mühürle imzalanır.

Esnaf ve dükkân

Veresiye, günlük kasa ve stok. Basit usuldeki esnaf ile işletme defteri tutanlar için 589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği e-Arşiv fatura takvimini bir yıl erteledi: geçiş dönemi 31.12.2026'ya kadar sürüyor, faturaları tutarına bakmadan e-Arşiv düzenleme yükümlülüğü 01.01.2027'de başlıyor. Ayrıntılar basit usul esnafa e-Arşiv yazımızda; kendi durumunu mali müşavirinle kontrol et. Programını şimdiden seçersen o tarihte hazırlıksız yakalanmazsın. Dükkân sahipleri için esnaf muhasebe programı sayfamıza da bak.

e-Ticaret ve pazaryeri satıcısı

Siparişler çoğaldıkça her birinin faturası ve iadesi iş yükü olur. Siparişleri elle yazmak yerine mağazana bağlanan bir program seç: sipariş gelir, faturası hazırlanır, stok düşer. Ayrıntılar pazaryeri entegrasyonu sayfamızda.

Serbest meslek

Mesleki tahsilatların için fatura yerine serbest meslek makbuzu düzenlersin. Stopajı ve KDV'yi hesaplayan, e-SMM gönderebilen bir program işini kısaltır; bkz. e-SMM programı.

Ön muhasebe programı seçerken kontrol listesi

Deneme süresinde kendi işinden bir günü programda yaşa: bir satış faturası kes, bir tahsilat al, bir gider gir, bir ürün sat. Sonra şu soruların cevabına bak:

Bağlandığımız her pazaryerinin, bankanın ve ödeme kuruluşunun güncel durumu entegrasyonlar sayfamızda: pilot olanların kurulumunu seninle birlikte yapıyoruz, onay bekleyenler o gelene kadar kullanılamaz.

Bulut (online) ön muhasebe programı mı, kurulumlu mu?

Bulut ya da online ön muhasebe programı tarayıcıdan açılır; kayıtlar sağlayıcının sunucusunda durur. Kurulumlu program bir bilgisayara yüklenir; veri o bilgisayarda ya da işletmenin kendi sunucusundadır.

Bulutta verilerin güvende mi?

Kayıtların sağlayıcının sunucusunda durduğu için şunları sor: bağlantı şifreli mi, sunucular nerede, yedek ne sıklıkla alınıyor, destek ekibi kayıtlarına hangi durumda bakabiliyor? Uygun Muhasebe'de bağlantı baştan sona şifrelidir, sunucular Türkiye'dedir ve veriler her gece yedeklenir. Destek ekibi kayıtlarına yalnız destek ya da güvenlik için gerektiğinde, salt okunur bakar; her bakış kayda geçer. Kendi ekibinde kimin neyi ne zaman değiştirdiğini Ayarlar > Kayıt geçmişi'nde görürsün.

KVKK: müşterilerinin verisinden kim sorumlu?

Programa girdiğin gerçek kişi müşteri, tedarikçi ve çalışan bilgileri kişisel veridir. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre bu verilerde veri sorumlusu sensin; programı sağlayan şirket senin adına işleyen "veri işleyen"dir. Kanunun 12. maddesi, güvenlik tedbirlerinde veri sorumlusunu veri işleyenle birlikte sorumlu tutar; bu yüzden programın güvenlik önlemlerini sorman senin de işin.

Uygun Muhasebe bu verileri veri işleyen olarak işler. Fiş ya da defter fotoğrafı okuttuğunda veya yapay zekâ asistanına soru sorduğunda, görsel ya da soru yurt dışındaki bir yapay zekâ hizmetine gider; bu yalnız sen kullandığında ve açık rızanla olur. İstemezsen fişi elle girersin.

Kayıtları ne kadar saklaman gerekir?

Vergi Usul Kanunu defter ve belgeleri, ilgili oldukları yılı izleyen yıldan başlayarak beş yıl saklatır. Türk Ticaret Kanunu ise tacirin ticari defterlerini ve kayıtlarının dayandığı belgeleri on yıl saklatır (madde 82). Program değiştirsen ya da aboneliğin bitse de bu kayıtlara ulaşabilmelisin.

Ücretsiz ön muhasebe programı: neye dikkat etmeli?

Yeni başlıyorsan ve ayda birkaç fatura kesiyorsan para ödemeden de düzenli kayıt tutabilirsin:

• Excel şablonları: kasa defteri, cari hesap takibi, stok takibi ve gelir-gider tablosu için hazır dosyaları ücretsiz şablonlar sayfamızdan indirebilirsin.
• GİB e-Arşiv Portal: e-Arşiv fatura kesmek ücretsizdir ama stok ve müşteri bakiyesi tutmaz; her faturayı elle doldurursun. Adımlar e-Arşiv fatura nasıl kesilir yazımızda.

"Ücretsiz" yazan bir programa kaydolmadan önce şunları öğren:

• Fatura, müşteri ya da kullanıcı sayısında sınır var mı; sınır aşılınca ne oluyor?
• e-Fatura ve e-Arşiv gönderebiliyor musun? e-Belgeler özel entegratör üzerinden gittiğinde çoğunlukla belge başına e-kontör düşer; program ücretsiz olsa da bu maliyet ayrıdır.
• Verilerini Excel'e alabiliyor musun? Ücretsiz sürüm kapanırsa kayıtların nerede kalır?

Uygun Muhasebe ücretsiz bir program değildir: 14 gün ücretsiz denersin, kart bilgisi istenmez; sonra aylık ya da yıllık abonelikle sürer, taahhüt yoktur. Paketleri ve e-kontörü fiyatlar sayfasında görebilirsin.

Excel'den ya da başka programdan geçiş

Geçişin püf noktası eski kayıtların hepsini değil, bugünkü durumu doğru taşımaktır. Sırası şöyle:

1. Geçiş gününü seç. Ay başı işini kolaylaştırır: 01.10.2026'dan itibaren her işi yeni programa girersin, eylülü eski yerde kapatırsın.
2. Müşteri ve tedarikçileri bakiyeleriyle aktar. Unvan, vergi ya da T.C. kimlik numarası, telefon ve bugünkü bakiye yeter. Büyük bakiyeleri karşı tarafla mutabakat yaparak doğrula.
3. Ürünleri aktar. Kod, barkod, KDV oranı, alış ve satış fiyatı.
4. Açılış bakiyelerini gir. Kasadaki para, bankadaki tutar, raftaki stok. Rafı saymadan stok miktarı yazma.
5. Geçmiş faturaları gerekiyorsa getir. Müşterinin bakiyesi çoğu zaman yeter; hangi faturadan borç kaldığını görmek istersen ödenmemiş faturaları da taşı.
6. Mali müşavirine haber ver. Geçiş tarihini ve açılış bakiyelerini onunla paylaş; onun defterindeki bakiyelerle tutsun.

Uygun Muhasebe'de bu adımlar Ayarlar > Başka programdan geçiş sayfasında sırayla durur. Eski programından indirdiğin Excel ya da ZIP dosyasını olduğu gibi yüklersin; sütunlar başlıklarından tanınır, satırları ekranda düzeltip onaylarsın. e-Fatura ve e-Arşiv arşivini XML olarak yüklersen faturalar kendi numarasıyla gelir, GİB'e yeniden gönderilmez. Veresiye defterin kâğıttaysa sayfanın fotoğrafı yapay zekâyla okunur, müşteri listesi çıkar; sen defterle karşılaştırıp onaylarsın. Müşteri ya da fatura aktarımını yanlış yaptıysan tek tıkla geri alırsın.

Ön muhasebede sık yapılan hatalar

• Faturayı geciktirmek: Fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir; Hazine ve Maliye Bakanlığı bazı işlemler için bu süreyi kısaltabilir ya da teslim anında düzenlemeyi zorunlu tutabilir. Süresinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır (VUK madde 231).
• Tahsilatı faturayla eşleştirmemek: Para kasaya girer ama müşterinin borcu düşmez; ay sonunda "kim ödedi?" sorusu çıkar.
• İşletme ve kişisel harcamayı karıştırmak: Evin market alışverişi işletmenin gideri değildir; kârını olduğundan düşük gösterir, müşavirinin işini zorlaştırır.
• Fişleri ay sonuna bırakmak: Kaybolan fişin gideri belgesiz kalır. Fişi aldığın gün kaydet.
• Kasayı saymamak: Programdaki kasa ile çekmecedeki para her akşam aynı olmalı; fark büyüdükçe nedenini bulmak zorlaşır.

Uygun Muhasebe'de ön muhasebe nasıl işler?

Uygun Muhasebe bulut tabanlı bir ön muhasebe programıdır. İşine yarayan bölümleri açarsın; kapattığın bölümün verisi silinmez, yeniden açınca kaldığı yerden sürer. Bir ayın akışı şöyledir:

• Satış: Ön Muhasebe + e-Fatura paketinde e-Belge bölümü açıksa, müşterinin vergi numarasını yazdığında e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı sorgulanır; fatura buna göre e-Fatura ya da e-Arşiv olarak gider. Teklif ve sipariş tek tıkla taslak faturaya döner; onaylanan fatura stoğu düşürür, müşterinin bakiyesine yazılır.
• Tahsilat: Nakit, havale ya da çek olarak girersin; istersen müşterine kartla ödeme bağlantısı gönderirsin, para gelince tahsilat kendiliğinden işlenir. Vade hatırlatmayı açtıysan vadesi yaklaşan fatura için müşterine e-posta gider.
• Gider: Fişin fotoğrafını çekersin, tutarı ve KDV'si forma okunur, kaydı sen yaparsın. Tedarikçinin gönderdiği e-faturayı kabul edince alış faturasına döner. Kira gibi düzenli giderleri bir kez tanımlarsın, her ay kendiliğinden eklenir.
• Pazaryeri: Bağladığın mağazaların siparişleri 15 dakikada bir kendiliğinden gelir, faturası hazırlanır; sen tek tek ya da toplu onaylarsın.
• Ay sonu: KDV raporunda hesaplanan ve indirilecek KDV ile tahmini ödenecek ya da devreden KDV hazırdır. Mali müşavirin kayıtlarını kendi panelinden görür; ayın faturalarını, gider kayıtlarını ve fiş fotoğraflarını tek ZIP olarak indirir. İşletme defteri tutanlar ve serbest meslek erbabı için Defter Beyan Sistemi'ne yüklenecek dosyalar da hazırlanır.

Hata yaparsan geri dönersin: yanlış faturayı iptal edince müşterinin bakiyesi düzelir, mal geri geldiyse stok da geri alınır. Bütün bölümleri özellikler sayfamızda görebilirsin.