Ön muhasebe nedir?
Ön muhasebe, bir işletmenin günlük para ve mal hareketlerinin kaydedilmesidir: kesilen ve gelen faturalar, alınan ve yapılan ödemeler, müşterilerin ve tedarikçilerin borç-alacakları, stok ve kasa. Bu kayıtlar hem işletme sahibinin "ne durumdayım?" sorusunun cevabıdır hem de mali müşavirin beyannameleri hazırlarken kullandığı ham bilgidir.
Ön muhasebe neleri kapsar?
| İş | Ne yapılır? | Örnek araç |
|---|---|---|
| Fatura | Satış faturası kesilir, gelen faturalar kaydedilir. | Fatura örneği |
| Cari hesap | Kim kime ne kadar borçlu, takip edilir; ekstre gönderilir. | Cari hesap Excel'i |
| Tahsilat ve ödeme | Gelen ve giden para faturalarla eşleştirilir. | Tahsilat makbuzu |
| Stok | Hangi üründen kaç tane kaldığı izlenir. | Stok takip Excel'i |
| Kasa ve banka | Nakit ve banka hareketleri, gün sonu bakiyesi. | Kasa defteri |
| Gelir ve gider | Ay sonunda ne kazanıldığı görülür. | Gelir gider tablosu |
Ön muhasebe ile mali müşavirin işi arasındaki fark
Ön muhasebe günlük kayıtlardır ve çoğunu işletme sahibi ya da çalışanı yapar. Mali müşavir ise bu kayıtları yasal defterlere işler; KDV, muhtasar ve gelir ya da kurumlar vergisi beyannamelerini hazırlar, vergi mevzuatını takip eder. Ön muhasebe düzgün tutulursa mali müşavirin işi kısalır, hata ve ceza riski azalır.
Küçük bir işletme ön muhasebeyi nasıl yapar?
- Her satışı belgeye bağla: Faturayı ya da fişi satış anında düzenle; fatura en geç 7 gün içinde kesilir.
- Her gideri belgesiyle kaydet: Fişi ve faturayı hemen kaydet; ay sonuna bırakma.
- Alacağı vadesiyle takip et: Veresiye ve vadeli satışlarda kimden ne zaman ne alacağını bil.
- Kasayı her gün say: Kasadaki para ile kayıt aynı mı?
- Stoğu ayda bir say: Kayıtla raf arasındaki farkı düzelt.
- Ay sonunda mali müşavirinle paylaş: Faturalar, gider belgeleri ve banka hareketleri eksiksiz gitsin.
Excel mi, program mı?
Yeni başlayan ve az işlem yapan bir işletme için Excel tabloları iş görür; yukarıdaki tablodaki ücretsiz şablonlar bunun için. İşlem sayısı arttıkça aynı bilgiyi birkaç yere yazmak hata doğurur: faturayı kesersin, stoktan ayrıca düşersin, müşterinin hesabına ayrıca yazarsın. Bir ön muhasebe programında fatura kesildiğinde stok, cari ve kasa kendiliğinden güncellenir; e-Fatura ve e-Arşiv de aynı ekrandan gider.
Uygun Muhasebe, küçük işletmeler için bulut tabanlı bir ön muhasebe programıdır: fatura, e-Fatura, e-Arşiv, stok, cari, kasa-banka ve pazaryeri tek yerde; mali müşavirine ücretsiz hesap açarsın, kayıtları kendi panelinden görür. Esnaf muhasebe programını incele
Bilmen gereken birkaç terim
Cari, bakiye, vade, tahsilat, KDV ve mahsup gibi terimlerin sade anlatımı muhasebe sözlüğümüzde.
Bu yazı genel bilgi içindir; vergi ve hukuk kararlarında mali müşavirine danış. Mevzuat değiştikçe yazıyı güncelliyoruz; güncelleme tarihi başlığın altında.