Fatura nasıl kesilir? Zorunlu bilgiler ve 7 gün kuralı

Fatura nedir?

Vergi Usul Kanunu'na (madde 229) göre fatura, satılan mal ya da yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı göstermek üzere satıcının verdiği belgedir. Bugün fatura üç şekilde düzenlenir: e-Fatura, e-Arşiv fatura ve Maliye ile anlaşmalı matbaada basılmış kâğıt fatura.

Hangi fatura türünü keseceğim?

• e-Fatura: Sen de alıcı da e-Fatura kullanıcısıysanız.
• e-Arşiv fatura: Sen e-Fatura kullanıcısıysan ama alıcı değilse (vatandaş dahil); ya da e-Fatura'ya geçmemiş olsan da e-Arşiv kullanıyorsan.
• Kâğıt fatura: Elektronik belgeye geçmesi gerekmeyen işletmeler. Basit usulde vergilendirilen ve işletme defteri tutanlar için e-Arşiv yükümlülüğü 1 Ocak 2027'de başlıyor; bkz. 1 Ocak 2027 değişikliği.

Faturada bulunması gereken bilgiler

Vergi Usul Kanunu madde 230'a göre faturada en az şunlar bulunur:

1. Faturanın düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası.
2. Faturayı düzenleyenin adı soyadı ya da unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi numarası.
3. Müşterinin adı soyadı ya da unvanı, adresi; varsa vergi dairesi ve vergi numarası.
4. Malın ya da işin cinsi, miktarı, fiyatı ve tutarı.
5. Satılan malın teslim tarihi ve irsaliye numarası (mal irsaliyeyle sevk edildiyse).

Bunlara ek olarak KDV oranı ve tutarı ayrıca gösterilir. Doldurulmuş bir örneği fatura örneği sayfamızda görebilirsin.

Fatura ne zaman kesilir? 7 gün kuralı

Fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir (VUK madde 231/5). Bu süre içinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır ve cezaya yol açar. Mal irsaliyeyle sevk edildiyse süre sevk tarihinden başlar.

Fatura adım adım nasıl kesilir?

1. Müşterinin bilgilerini al: unvan, adres, vergi dairesi ve vergi numarası (şahıslarda T.C. kimlik numarası).
2. Hangi türün keseceğine karar ver: e-Fatura, e-Arşiv ya da kâğıt.
3. Kalemleri yaz: miktar, birim fiyat, iskonto ve KDV oranı; toplamı ve KDV'yi kontrol et.
4. Faturayı düzenle ve müşteriye ilet: e-Fatura kutusuna, e-postayla ya da elden.
5. Kaydını tut: alacak müşterinin hesabına, mal stoktan düşsün; tahsil edince kapat.

Uygun Muhasebe'de ürünü seçince KDV, iskonto ve toplam kendiliğinden hesaplanır; onaylayınca fatura doğru türde gider, stok düşer ve tahsilat takibe girer. Fatura programını incele

KDV oranı nasıl seçilir?

Genel oran %20'dir; bazı temel gıda ürünlerinde %1, bazı mal ve hizmetlerde %10 uygulanır. Ürününün oranından emin değilsen mali müşavirine sor. KDV'yi hızlıca hesaplamak için KDV hesaplama aracımızı kullanabilirsin.

Sık yapılan hatalar

• 7 günü geçirmek.
• Alıcının vergi numarasını ya da adresini eksik yazmak.
• Excel ya da Word'de hazırlanan sayfayı fatura sanmak: resmî fatura değildir.
• Yanlış faturayı düzeltmek için ikinci fatura kesmek: iptal ya da iade faturası yolunu kullan.

Bu yazı genel bilgi içindir; vergi ve hukuk kararlarında mali müşavirine danış. Mevzuat değiştikçe yazıyı güncelliyoruz; güncelleme tarihi başlığın altında.