Hepsiburada entegrasyonu: sipariş, fatura, stok ve hakediş

Hepsiburada ile Uygun Muhasebe arasında neler aktarılır?

Mağazanı bağladığında Hepsiburada'dan siparişler, iptaller ve kargo durumu gelir; Uygun Muhasebe'den fatura bağlantısı, stok ve fiyat gider. Tablo, bağlantının bugün neyi yapıp neyi yapmadığını gösterir.

Hepsiburada siparişleri nasıl gelir?

Hepsiburada siparişi önce kalem kalem, paketlendikten sonra da paket paket verir. Uygun Muhasebe 15 dakikada bir ödemesi alınmış kalemleri, paketleri, iptal edilen kalemleri, kargoya verilen ve teslim edilen paketleri ayrı ayrı alır, sipariş numarasında birleştirir. Sipariş iki pakete bölünse de listede tek sipariş ve tek fatura taslağı görürsün.

• Kısmi iptal: Müşteri 3 kalemlik siparişin 1 kalemini iptal ederse yalnız o kalem düşülür. Fatura taslağı onaylanmadıysa kalan 2 kalemle yeniden hazırlanır; onaylandıysa sipariş "faturayı kontrol et" uyarısı alır.
• Paketi bozulan sipariş: Hepsiburada'da paketi bozulan siparişin kalemleri yeniden "ödemesi tamamlanmış" listesine döner. Bu iptal sayılmaz; sipariş Uygun Muhasebe'de açık kalır ve yeniden paketlenmeyi bekler.
• Son 1 ay sınırı: Hepsiburada iptal edilen, kargoya verilen ve teslim edilen sipariş listelerini yalnız son 1 ay için verir; Uygun Muhasebe de en çok 30 gün geriye bakar. Mağaza 30 günden uzun süre çekilmezse aradaki günler alınamaz; hangi tarihlerin eksik kaldığı mağaza kartında ve bildirimde yazar.
• Arada kaçan sipariş: İki çekim arasında paketlenip kargoya verilmiş, hiç görülmemiş bir sipariş olursa uyarı çıkar; o siparişin faturasını elle kesersin.

Uygun Muhasebe siparişi Hepsiburada'da paketlemez. Hepsiburada'nın entegrasyon SSS'sine göre satıcı panelinde Hesabım > Ayarlarım > Diğer ayarlar'daki Otomatik Paketleme açıksa sipariş 15 dakika içinde gönderime hazır olur; kapalıysa paketlemeyi panelden sen yaparsın. İki durumda da sipariş Uygun Muhasebe'ye gelir.

Hepsiburada siparişinin faturası

Hepsiburada'da satışı yapan sensin, müşterinin faturasını da sen kesersin. Her yeni siparişte Uygun Muhasebe müşteriyi cari olarak ekler (kayıtlıysa onu kullanır) ve fatura taslağını hazırlar; taslakları tek tek ya da toplu onaylarsın. Taslak açılmasını istemiyorsan mağaza ayarlarından kapatırsın.

• e-Arşiv mi, e-Fatura mı: Siparişte vergi numarası varsa müşteri şirket olarak açılır. Sen de alıcı da e-Fatura kullanıcısıysanız fatura e-Fatura olarak gider; öteki durumlarda e-Arşiv olur. Kural ve örnekler e-Arşiv fatura programı sayfasında.
• İnternet satışı bilgileri: e-Arşiv faturaya satışın yapıldığı adres (hepsiburada.com), ödeme şekli (ödeme aracısı: Hepsiburada) ve siparişin kargo firması kendiliğinden yazılır.
• KDV oranı: Hepsiburada siparişte oranı vermezse ürün kartındaki oran kullanılır. Ürün eşleşmemişse taslağa %20 yazılır ve sipariş uyarıyla bekler; toplu onaya girmez.
• Tutar kontrolü: Taslağın toplamı Hepsiburada'da ödenen tutarla tutmazsa (ör. sipariş 1.249,90 TL, taslak 1.250,00 TL) taslak toplu onaylanmaz; açıp bakarsın.

Fatura Hepsiburada'ya nasıl gider? Hepsiburada'nın SSS'sine göre sipariş faturası PDF bağlantısı olarak, paket bazında iletilir; fatura müşteriye bu yolla ulaşır ve satıcı panelinde de görünür. Uygun Muhasebe onayladığın faturanın PDF bağlantısını siparişin her paketine kendisi gönderir. e-Belge kullanıyorsan bağlantı, fatura GİB'e gittikten sonra gider. Henüz paketlenmemiş sipariş fatura alamaz; paketlenince sonraki 15 dakikalık turda gönderilir.

İade ve iptal: Hepsiburada iade ve değişim taleplerini ayrı bir talep servisinden verir. Uygun Muhasebe bu servisten parası müşteriye ödenmiş (tamamlanmış) iadeleri okur: siparişin tamamı iade edildiyse sipariş "İade edildi" olur ve onaylı faturada iade kaydını açman istenir, bir kısmıysa iade tutarı siparişe yazılır ve fatura uyarısı çıkar. Değişimle kapanan talep iade sayılmaz. Talebi onaylamak ya da reddetmek satıcı panelinde yapılır. İade kaydını onaylı faturadaki Müşteri iade etti ile açarsın; hangi belgenin düzenleneceği iade faturası rehberinde. İptal edilen kalem ise siparişten kendiliğinden düşer; faturası onaylıysa sipariş uyarıyla işaretlenir.

Stok ve fiyat gönderirken dikkat

Stoğu güncel tutmak Hepsiburada'da doğrudan para meselesi: Hepsiburada'nın sipariş belgesine göre satıcının iptal ettiği siparişte sözleşmendeki ceza tutarı mağazana fatura edilir; sipariş başka satıcıya aktarılırsa aradaki fiyat farkı da eklenir, ürünü satan başka mağaza yoksa ürün satışa kilitlenir.

Hepsiburada ürünü barkodla değil, satıcı stok koduyla tanır. Ürün kartındaki stok kodu Hepsiburada'dakiyle aynıysa ürün kendiliğinden eşleşir; değilse siparişte gelen kod Ürün eşleştirme listesine düşer, bir kez eşleştirirsin. Stok ve fiyat gönderimi mağaza ayarlarında ayrı ayrı açılır; açıksa her gün kendiliğinden gider, istersen Stok ve fiyat güncelleme ekranından hemen gönderirsin.

• Stok: Faturası henüz onaylanmamış siparişlerdeki miktar düşülerek gönderilir. Depoda 10 adet varsa ve onay bekleyen 2 Hepsiburada ve 1 Trendyol siparişinde bu üründen toplam 3 adet varsa Hepsiburada'ya 7 gider. Uygun Muhasebe'de hiç stok kaydın yokken stok gönderimi açılmaz; önce açılış stoğunu girersin, yoksa mağazadaki bütün ürünler 0'a inerdi.
• Fiyat: Ürün kartındaki satış fiyatı KDV eklenerek gider: 1.000,00 TL ve %20 KDV ise Hepsiburada'daki fiyat 1.200,00 TL olur. Hepsiburada'da farklı fiyat kullanıyorsan fiyat gönderimini kapalı tut; açıkken ürün kartındaki fiyat oradakinin üstüne yazılır. Fiyatı hedef kârdan bulmak için komisyonu ve kargo payını maliyete ekleyip kâr marjı hesaplama aracına bakabilirsin.
• Hepsiburada'nın sınırları: Hepsiburada'nın SSS'sine göre aynı anda bekleyen stok ve fiyat güncelleme isteği 5'i geçemez; günlük toplu güncelleme hakkı da listing sayısının 10 katıdır (100 listing'i olan satıcı için günde 1.000 güncelleme). Gün içinde art arda elle gönderme; günlük kendiliğinden gönderim çoğu durumda yeter.
• Gönderimin sonucu: Hepsiburada her güncellemeyi sıraya alıp bir istek numarası verir; Uygun Muhasebe bu numarayı Stok ve fiyat güncelleme ekranında gösterir, ürün ürün sonucu ise sorgulamaz. Fiyat ya da stok yansımadıysa Hepsiburada'ya bu numarayla sorarsın.
• Kabul edilmeyen fiyat: Hepsiburada, aynı ürünün yayındaki fiyatlarına göre belirlediği üst sınırı aşan fiyatı (OutOfPriceRange) almaz; bu genel kural kaldırılmıyor. Kampanyadaki üründe fiyat artırma ve stok düşürme engellenebilir; bunun için kategori yöneticinle görüşürsün.

Depo tarafının ayrıntısı stok takip programı sayfasında.

Hepsiburada'da yeni ürün açmak

Ürün yayınla ekranında ürününü seçer, Hepsiburada kategorisini arayarak bulur, kategorinin zorunlu özelliklerini doldurursun. Beden, renk gibi varyantlar tek ürün grubunda birleşir; en çok 10 fotoğraf gider, JPG ve PNG dışındaki görseller JPG'ye çevrilir. Sonra Hepsiburada ürünü inceler; Hepsiburada'nın SSS'sine göre:

• İncelenecek: Barkod Hepsiburada kataloğunda yoksa ürünü Hepsiburada'nın ürün giriş ekibi kontrol eder.
• Eşleşen: Ürün katalogda zaten varsa eşleşmeyi Hepsiburada satıcı panelinde senin onaylaman gerekir.
• Satışa hazır: Ürün kataloğa eklenmiştir; satışa açılması için fiyat ve stok gönderilmelidir. Onaylanan ürün Uygun Muhasebe'de eşleştirmeye yazılır; mağaza ayarında stok ve fiyat gönderimi açıksa sonraki gönderim onu da kapsar.

Hepsiburada ürünü reddeder ya da eksik bilgi isterse nedeni ürünün yanında yazar.

Müşteri soruları, kargo ve hakediş

• Müşteri soruları: Hepsiburada'daki "Satıcıya Sor" soruları 15 dakikada bir Müşteri soruları ekranına gelir; yanıtı buradan yazarsın (en çok 2.000 karakter). Hepsiburada'nın belgesine göre yanıt için 1 iş günün var; son anı Hepsiburada her soru için kendisi bildirir, süresi geçen soru kapanır ve yanıtlanamaz. Son yanıt zamanına 6 saatten az kalan soru kırmızı işaretlenir, menüdeki rozet de kırmızıya döner.
• Kargo: Paketin kargo firması ve kargo barkod numarası siparişe yazılır; kargoda ve teslim edildi durumları da güncellenir. HepsiJet ve Aras gönderilerinde Hepsiburada'nın ortak barkodunu PDF olarak indirirsin; öteki gönderilerde Uygun Muhasebe'nin kendi kargo etiketini yazdırırsın.
• Hakediş: Hepsiburada finansal kayıtları sipariş teslim edildikten sonra oluşturur. Mutabakat ekranında bu kayıtlar siparişlerinle eşleşir: satış tutarı onaylı faturaya tahsilat, komisyon ve işlem bedeli gibi kesintiler gider olarak önerilir. Hepsiburada yatan tutarı bildirdiyse toplam onunla kuruşu kuruşuna tutmadıkça kaydedilmez, fark gösterilir; bildirmediyse toplam satırlardan hesaplanır, banka ekstrenle karşılaştırırsın. Kesintiler arasında Hepsiburada'nın yaptığı stopaj da olabilir; bu bir hizmet bedeli değil vergi kesintisidir, nasıl kaydedileceğini mali müşavirine sor. Terimin anlamı için mutabakat nedir sayfasına bak.

Neden önce Hepsiburada'dan API yetkisi istiyorsun?

Hepsiburada'da entegratörler, satıcı panelindeki Entegratör bilgileri bölümünde developer kullanıcı adıyla yetkilendirilir. Uygun Muhasebe bugün Hepsiburada'da kayıtlı bir entegratör değil. Bu yüzden Hepsiburada'dan kendi adına API erişimi istersin: satıcı panelinde Yardım Merkezi'nden "API Entegratör Yetkilendirme İşlemleri" talebi açarsın. Hepsiburada'nın entegrasyon SSS'sine göre önce test ortamı bilgileri verilir; testlerin kontrolünden sonra canlı ortam bilgisi için aynı yoldan yeniden talep açılır.

Bilgiler gelince Merchant ID, developer kullanıcı adı ve servis anahtarıyla mağazanı bağlarsın; test bilgileriyle bağlarken "Hepsiburada test ortamını kullan" kutusunu işaretlersin. Bu bağlantı pilot durumda: Hepsiburada'nın resmî servis belgelerine göre yazıldı; gerçek mağazada ilk kurulumu seninle birlikte yapıp siparişi, faturayı ve stoğu birlikte kontrol ediyoruz.

Sipariş, paket ve iptal kurallarının resmî metni Hepsiburada'nın sipariş entegrasyonu belgesinde. Birden çok pazaryerinde satıyorsan pazaryeri entegrasyonu sayfası, Trendyol'daki fatura akışı için Trendyol siparişine fatura kesme rehberi, internetten satışa göre hazırlanmış ayarlar için e-ticaret satıcıları sayfası işine yarar.

Hepsiburada bağlantısı adım adım

1. 1

   Hepsiburada'dan API erişimi iste

   Satıcı Paneli > Yardım Merkezi > Talepler'de Taleplerimi Görüntüle'yi aç, yeni talep oluştur ve "API Entegrasyon - API Entegratör Yetkilendirme İşlemleri" türünü seç. Hepsiburada önce test ortamı bilgilerini verir; testlerin kontrolünden sonra canlı ortam bilgisi için aynı yoldan yeniden talep açarsın.

2. 2

   Developer kullanıcısını yetkilendir

   Hesabım > Bilgilerim > Entegrasyon > Entegratör bilgileri'nde Hepsiburada'nın verdiği developer kullanıcı adı listede yoksa "Entegratör ekle" ile ekle. Yetkinin devreye girmesi 2 saati bulabilir.

3. 3

   Mağaza ID ve servis anahtarını al

   Aynı bölümden Mağaza ID'ni (Merchant ID) kopyala. Entegratörlerim listesinde developer kullanıcısının Servis Anahtarı'na tıklayıp anahtarı da kopyala.

4. 4

   Mağazanı Uygun Muhasebe'ye bağla

   Pazaryeri > Mağazalar > Mağaza bağla'da Hepsiburada'yı seç; Merchant ID, Developer kullanıcı adı ve Servis anahtarı alanlarını doldur. Test bilgileriyle bağlıyorsan "Hepsiburada test ortamını kullan (SIT)" kutusunu işaretle.

5. 5

   Seçenekleri işaretle, kaydet

   Siparişleri kendiliğinden çekme, her yeni siparişe fatura taslağı açma, stok ve fiyat gönderme seçeneklerinden istediklerini işaretle ve "Kaydet ve siparişleri çek"e bas. Bağlantı denenir, son 14 günün siparişleri gelir; ilk kurulumu seninle birlikte yapıyoruz.

Pazaryeri ve platform adları ile logoları sahiplerinin markasıdır. Pazaryerinin kuralları değişebilir; güncel koşullar için satıcı panelindeki duyurulara bak.