ikas ile Uygun Muhasebe arasında ne gider, ne gelir?
ikas bir pazaryeri değil, senin kendi sitenin altyapısı. Bu yüzden bağlantı da biraz farklı çalışır: siparişler ve kargo bilgisi ikas'tan gelir, istersen stok ve satış fiyatı ikas'a gider. Fatura, cari ve stok kaydı ise Uygun Muhasebe'de, yani ön muhasebe programında tutulur; fatura ikas'taki siparişe yazılmaz. Tablo bugün programda olanı gösterir.
| Ne | Yön | Var mı? | Not |
|---|---|---|---|
| Ödenmiş siparişler | ikas → Uygun Muhasebe | Evet | 15 dakikada bir; ödemesi beklenen sipariş gelmez. |
| Sipariş durumu | ikas → Uygun Muhasebe | Evet | Hazırlanıyor, Kargoya hazır, Kargoda, Teslim edildi gibi; ikas'a durum yazılmaz. |
| Müşteri bilgisi | ikas → Uygun Muhasebe | Evet | Fatura adresinden cari açılır. |
| Fatura taslağı | Uygun Muhasebe'de | Evet | Her yeni siparişe kendiliğinden açılır; istersen bu ayarı kapatırsın. |
| Faturanın ikas siparişine eklenmesi | Uygun Muhasebe → ikas | Hayır | Faturayı müşterine bağlantı, e-posta ya da WhatsApp ile iletirsin. |
| Stok | Uygun Muhasebe → ikas | Evet | SKU'su eşleşen varyanta; her gün ve istediğin an. |
| Satış fiyatı | Uygun Muhasebe → ikas | Evet | Varyantın ana satış fiyatına; fiyat listelerine yazılmaz. |
| İptal ve iade | ikas → Uygun Muhasebe | Kısmen | Taslak kendiliğinden düzelir; onaylı faturada iade kaydını sen açarsın. |
| Kargo takip numarası | ikas → Uygun Muhasebe | Kısmen | Takip numarası ve durum gelir; ikas'a takip numarası yazılmaz. |
| ikas'ta yeni ürün açma | — | Hayır | Ürün yayınlama yalnız pazaryerlerinde var. |
| ikas ürünlerini ürün kartı olarak alma | — | Hayır | Ürün kartlarını elle ya da Excel'den aktararak açarsın. |
| Müşteri soruları | — | Hayır | Soru yanıtlama yalnız Trendyol, Hepsiburada ve n11'de var. |
| Komisyon ve hakediş mutabakatı | — | Hayır | ikas'tan ödeme ekstresi alınmaz. |
ikas siparişi faturaya nasıl dönüşür?
Uygun Muhasebe ikas'tan yalnız ödemesi alınmış siparişleri alır; havale ile ödemesi beklenen siparişe fatura açılmaz. Mağazayı kaydettiğin anda son 14 günde oluşan ya da değişen siparişler gelir, sonra çekim 15 dakikada bir kendiliğinden sürer. Beklemek istemezsen "Siparişleri çek"e basarsın. Faturasını daha önce başka yerde kestiğin bir sipariş gelirse taslağını silersin; sipariş "Taslağı silindi" olarak kalır ve stoktan düşülmez.
Müşteri, siparişin fatura adresindeki bilgilerle cari olarak açılır: ad ya da firma unvanı, T.C. kimlik ya da vergi numarası, vergi dairesi, adres ve e-posta. Fatura adresinde firma adı ya da 10 haneli vergi numarası olan sipariş kurumsal sayılır. Aynı kimlik numarasıyla ya da aynı e-postayla yeniden alan müşteriye ikinci cari açılmaz.
Faturanın satırları, müşterinin ödediği tutara göre kurulur:
- Kargo ücreti ve hediye paketi ayrı satır olur. 2 adet 249,90 TL tişört ve 29,90 TL kargo için 529,70 TL ödenen siparişte faturada iki satır vardır, toplam yine 529,70 TL'dir.
- Kupon ve kampanya indirimi satır fiyatlarına yansımamışsa ürün satırlarına tutarları oranında dağıtılır. 100 TL'lik bir tişört ile tanesi 50 TL'den 2 kupa 20 TL kuponla 180 TL'ye satıldıysa iki satır 90'ar TL olur.
- İptal edilen satır faturaya girmez.
- KDV oranı ikas'taki ürünün vergisinden gelir. ikas'ta oran yoksa eşleşen ürün kartındaki oran yazılır; ürün de eşleşmemişse %20 yazılır ve taslak uyarıyla işaretlenir.
Uygun Muhasebe mağazanın fiyatları KDV dahil mi hariç mi girdiğini, satırları siparişte ödenen toplamla karşılaştırarak bulur. Fatura toplamı ödenen tutarla tutmazsa taslak uyarıyla işaretlenir ve toplu onaya girmez; açıp kontrol eder, tek tek onaylarsın. Tutan taslakları toplu onaylarsın. Dolar ya da euro ile ödenen siparişin faturası o para biriminde, kayıtlı TCMB kuruyla açılır.
ikas müşterine e-Arşiv mi, e-Fatura mı kesilir?
Faturanın türünü alıcı belirler. e-Belge bölümü açıksa Uygun Muhasebe onayladığın faturada şuna bakar: sen e-Fatura kullanıcısıysan ve müşterinin vergi numarası GİB'in e-Fatura kayıtlı kullanıcı listesindeyse fatura e-Fatura, değilse e-Arşiv olur. Listede olmayan alıcıya, örneğin tüketiciye, e-Arşiv kesilir. e-Belge ayarında otomatik gönderimi açtıysan fatura onaylanınca kendiliğinden gönderilir; kapalıysa fatura sayfasından gönderirsin (e-Arşiv'de "İmzala ve gönder", e-Fatura'da "GİB'e gönder").
e-Arşiv faturaya internet satışı bilgileri de eklenir: satışın internetten yapıldığı, ikas mağaza adresin, ödeme ve gönderim tarihi, biliniyorsa kargo firması. Bunları elle yazmazsın; ayrıntılar e-Arşiv fatura programı sayfasında. Cirona göre e-Fatura'ya geçmen gerekip gerekmediğini e-Fatura zorunluluğu yazımızda anlattık.
Stok ve fiyatı ikas'a gönderirken nelere dikkat etmelisin?
Stok ve fiyat gönderimi mağaza ayarında ayrı ayrı açılır; ikisi de başta kapalıdır. Açınca her gün kendiliğinden gider; "Stok ve fiyat güncelleme" sayfasındaki "Şimdi gönder" ile hemen de gönderirsin. Stok ve fiyat SKU ile eşleşir: ikas'taki varyantın SKU'su, Uygun Muhasebe'deki ürünün stok koduyla aynı olmalı (siparişteki ürün ayrıca ikas'taki barkodundan da bulunur). Kodu tutmayan ürünü "Ürün eşleştirme"de bir kez eşleştirirsin, sonraki siparişler ve gönderimler bu eşleşmeyi kullanır. Uygun Muhasebe'de henüz hiç stok kaydı yoksa stok gönderimi açılmaz: önce ürünlerin açılış stoğunu girersin, yoksa ikas'taki bütün stoklar 0'a inerdi.
- Gönderilen stok: Uygun Muhasebe'deki stoktan, faturası henüz onaylanmamış siparişlerdeki miktar düşülür. Yalnız stok takibi açık ürünlerin stoğu gider; eksiye düşen stok 0 olarak gönderilir.
- Birden çok depo: Varyantın stoğu ikas'ta tek depodaysa o depoya yazılır; birden çok depoda ya da hiçbir depoda değilse mağazanın ilk deposuna yazılır. Çok depoyla çalışıyorsan ilk gönderimden sonra ikas'ta kontrol et.
- Fiyat: Ürün kartındaki satış fiyatı + KDV, varyantın ana satış fiyatına yazılır. Alış fiyatı korunur; indirimli fiyat yeni satış fiyatından düşükse o da korunur. Fiyatı zaten aynı olan varyanta dokunulmaz.
- KDV hariç fiyat giren mağaza: Uygun Muhasebe bunu gelen siparişlerin tutarından anlar ve fiyatı KDV'siz gönderir. Henüz sipariş gelmediyse fiyat KDV dahil sayılır; fiyatlarını KDV hariç giriyorsan fiyat gönderimini ilk siparişler geldikten sonra aç.
ikas'ın yanında bir pazaryerinde de satıyorsan aynı stok bütün bağlı mağazalara gider; bir mağazadan gelen, faturası onaylanmamış sipariş ötekilere giden stoktan da düşülür. Pazaryeri tarafındaki fatura işini Trendyol faturası nasıl kesilir yazısında, stok takibini stok takip programı sayfasında anlattık. Uygun Muhasebe ikas'taki siparişleri satış kanalına bakmadan alır: ikas'ta başka bir kanalın siparişleri de toplanıyorsa o kanalı Uygun Muhasebe'ye ayrıca bağlama, bir sipariş iki yoldan gelip iki kez faturalanabilir.
İptal, iade ve kargo takibi nasıl işler?
ikas'ta iptal ya da iade edilen sipariş Uygun Muhasebe'de da iptal görünür. Faturası taslaktaysa taslak kendiliğinden silinir. Fatura onaylanmışsa silinmez; sipariş listesinde iptalde "faturayı iptal et", iadede "iade kaydı aç" uyarısı çıkar. Siparişte yalnız bir satır iptal ya da iade edildiyse taslak kalan satırlarla yeniden açılır; fatura onaylıysa iade edilen ürün için faturadan "Müşteri iade etti" ile iade kaydı açarsın. Bireysel ve kurumsal müşteride hangi belgenin düzenlendiğini iade faturası nasıl kesilir yazımızda bulursun.
Kargo için ayrı bir bağlantı gerekmez. ikas'ta siparişin paketine takip numarası düşünce kargo firması, takip numarası ve takip bağlantısı Uygun Muhasebe'ye gelir; gönderinin durumu (Kargoya hazır, Kargoda, Teslim edildi) ikas'tan güncellenir. Depoda okutmak için seçtiğin siparişlerin kargo etiketini 10x10 cm termal yazıcıdan ya da A4'e altılı basabilirsin; ikas'ın kendi kargo etiketi buradan indirilmez.
ikas API bilgileri: hangi alanlar, hangi izinler?
Bağlantı ikas'ın Admin API'siyle, ikas panelinde oluşturduğun özel uygulama üzerinden kurulur. Uygun Muhasebe üç bilgi ister:
- ikas adresi: magazam.myikas.com adresindeki "magazam" kısmı. Yalnız harf, rakam ve tire olur; adresin tamamını yapıştırsan da bu kısım alınır.
- Client ID ve Client Secret: Özel uygulamayı oluşturunca ikas'ın verdiği bilgiler. Client Secret mağazana erişim sağladığı için kimseyle paylaşma; Uygun Muhasebe'de şifreli saklanır.
Yalnız sipariş alacaksan uygulamaya siparişleri görüntüleme izni yeter. Stok ve fiyat da göndereceksen ürünleri ve stok seviyelerini görüntüleme ve yönetme izinlerini de ver. Uygun Muhasebe bu bilgilerle her çekimde ve gönderimde ikas'tan kısa süreli bir erişim anahtarı alır; ikas panel şifren istenmez. İzinlerin listesi ikas'ın geliştirici belgesinde, anahtarın nasıl alındığı kimlik doğrulama sayfasında. Mağaza adı, Client ID ya da Client Secret yanlışsa mağaza kaydedilir ama "bağlantı kurulamadı" uyarısı çıkar; bilgileri düzeltip yeniden kaydedersin. Bir izin eksikse ikas'ın hata iletisi mağaza kartında ya da "Stok ve fiyat güncelleme" sayfasında görünür.
Kendi siten ve pazaryeri mağazaların birlikte nasıl yönetilir, e-ticaret satıcıları sayfasında; bağlanabilen bütün siteler ve pazaryerleri pazaryeri entegrasyonu sayfasında.
ikas bağlantısı adım adım
- 1
ikas'ta özel uygulama aç
ikas yönetim paneline gir (magazam.myikas.com/admin). Uygulamalar > Uygulamalarım sayfasında Daha fazla > Özel uygulama oluştur'u seç (panel İngilizceyse Apps > My Apps > More > Create Private App).
- 2
İzinleri seç ve oluştur
Uygulamaya bir ad ver (ör. Uygun Muhasebe) ve siparişleri görüntüleme iznini işaretle. Stok ve fiyat göndereceksen ürünleri ve stok seviyelerini görüntüleme ve yönetme izinlerini de ekleyip Oluştur'a bas.
- 3
Client ID ve Secret'ı kopyala
ikas'ın verdiği Client ID ve Client Secret'ı kopyala. Client Secret mağazana erişim sağlar, kimseyle paylaşma.
- 4
Uygun Muhasebe'de ikas'ı seç
Uygun Muhasebe'de Pazaryeri > Mağazalar'dan ikas'ı seç (bağlı mağazan varsa önce Mağaza bağla'ya bas). ikas adresi kutusuna magazam.myikas.com'daki "magazam" kısmını, sonra Client ID ve Client Secret'ı yaz.
- 5
Stok ve fiyat ayarını seç
Stok ya da fiyat göndermek istiyorsan ilgili kutuları işaretle; ikisi de başta kapalıdır. Uygun Muhasebe'de hiç stok kaydın yoksa stok gönderimi açılmaz, önce açılış stoğunu gir. Fiyatlarını ikas'ta KDV hariç giriyorsan fiyat gönderimini ilk siparişler geldikten sonra aç.
- 6
Kaydet, siparişler gelsin
Kaydet ve siparişleri çek'e bas: bağlantı denenir, son 14 günün ödenmiş siparişleri hemen gelir ve fatura taslakları açılır. Bilgiler yanlışsa "bağlantı kurulamadı" uyarısı çıkar; düzeltip yeniden kaydet. Sonra siparişler 15 dakikada bir kendiliğinden gelir.
Pazaryeri ve platform adları ile logoları sahiplerinin markasıdır. Pazaryerinin kuralları değişebilir; güncel koşullar için satıcı panelindeki duyurulara bak.