e-Arşiv fatura nedir?
e-Arşiv fatura, e-Fatura dışında kalan elektronik faturadır. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse (bir vatandaş ya da e-Fatura'ya geçmemiş bir işletme) ya da sen e-Fatura'ya geçmemişsen faturan e-Arşiv olarak düzenlenir. Bu rehberde e-Arşiv fatura kesme kurallarını, 2026'da kimin e-Arşiv fatura kesmek zorunda olduğunu, e-Arşiv fatura sorgulamanın nasıl yapıldığını ve bir e-Arşiv fatura programı seçerken nelere bakman gerektiğini bulacaksın.
e-Arşiv fatura yeni bir belge türü değildir; kâğıt faturayla aynı hukuki niteliktedir. Alıcıya elektronik olarak iletilen ya da kâğıda basılıp verilen hali faturanın aslı, senin elektronik ortamda sakladığın hali ikinci nüshasıdır. Kâğıt faturadaki zorunlu bilgiler burada da bulunur; ayrıca düzenleme tarihinin yanında saat ve dakika yazılır. Her e-belgeye tek ve değişmez bir ETTN numarası verilir.
e-Arşiv fatura ile e-Fatura arasındaki fark
İkisi de elektronik faturadır; hangisinin kesileceğini iki tarafın e-Fatura kaydı belirler. Satıcı da alıcı da e-Fatura'ya kayıtlıysa fatura e-Fatura olmak zorundadır; taraflardan biri kayıtlı değilse fatura e-Arşiv olur.
| e-Fatura | e-Arşiv fatura | |
|---|---|---|
| Alıcı | e-Fatura sistemine kayıtlı işletme | Kayıtlı olmayan işletme ya da vatandaş; sen e-Fatura'ya geçmemişsen bütün alıcılar |
| Alıcıya nasıl ulaşır? | GİB sistemi üzerinden alıcının e-Fatura posta kutusuna | Alıcının isteğine göre e-postayla ya da başka bir elektronik yolla veya kâğıt çıktı olarak |
| Alıcının kabulü ya da reddi | Ticari senaryoda alıcı 8 gün içinde kabul ya da red verebilir | Kabul ya da red yanıtı yoktur; yanlış fatura 8 gün içinde iptal edilir ya da iade belgesi düzenlenir |
| GİB'e bildirim | Fatura zaten GİB üzerinden iletilir | Özel entegratörle kesildiyse bilgileri en geç ertesi günün sonuna kadar raporla GİB'e gönderilir |
Örnek: e-Fatura kullanıcısısın ve 27.09.2026'da 25.000,50 TL'lik mal sattığın firma da e-Fatura kullanıyor; ona e-Fatura kesersin. Aynı gün dükkândan 1.250,00 TL'lik alışveriş yapan bireysel müşterine e-Arşiv kesersin. Her alıcıyı elle kontrol etmek istemiyorsan bu kararı kendisi veren bir e-Fatura programı işini kısaltır.
2026'da kimler e-Arşiv fatura kesmek zorunda?
Kurallar 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nde yer alır. e-Arşiv'e kayıtlı olmayan mükelleflerin hangi faturalarını e-Arşiv olarak düzenleyeceği 573 Sıra No.lu Tebliğ (Resmî Gazete, 12.11.2024) ile değişti; basit usul esnaf ve işletme defteri tutanlar için takvim 589 Sıra No.lu Tebliğ (Resmî Gazete, 31.12.2025) ile bir yıl ertelendi.
| Kim | 2026'daki kural |
|---|---|
| e-Fatura'ya kayıtlı işletmeler | e-Arşiv uygulamasına da geçmek zorundadır. e-Fatura kullanıcısı olmayan firmalara ve vatandaşlara kestiğin faturalar e-Arşiv olur; kâğıt fatura kesilmez. |
| e-Arşiv'e kayıtlı olmayan diğer mükellefler (ör. e-Fatura'ya geçmemiş, bilanço esasına göre defter tutan şirket) | 01.01.2026'dan beri faturalar, tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlenir: GİB'in e-Arşiv Portal'ından ya da portala bağlı çalışan izinli bir özel entegratörün sisteminden. |
| Basit usul esnaf ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar | 31.12.2026'ya kadar vergiler dahil toplam tutarı 3.000 TL'yi aşan faturalar e-Arşiv olur; 01.01.2027'den itibaren tutarına bakılmaksızın bütün faturalar. |
| Pazaryerleri (aracı hizmet sağlayıcılar), emlak ve vasıta ilan siteleri, internet reklam aracıları | e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır. Bu kural sitenin kendisi içindir; pazaryerinde satıyorsan aşağıdaki internet satışı kuralına bak. |
Örnek: e-Fatura'ya geçmemiş, bilanço esasına göre defter tutan bir şirket 15.10.2026'da 850,00 TL'lik bir fatura kesecekse onu e-Arşiv olarak düzenler. İşletme defteri tutan bir esnaf aynı faturayı 2026'da kâğıda kesebilir, ama vergiler dahil 3.200,00 TL'lik bir faturayı e-Arşiv kesmek zorundadır. Bu gruptaysan ayrıntılar basit usul esnafa e-Arşiv yazımızda.
İnternetten satıyorsan
Kendi sitenden ya da pazaryerinden satıyorsan e-Fatura sınırı daha düşüktür: 2022 ve sonraki bir yılda brüt satış hasılatı 500 bin TL ve üzerinde olan internet satıcısı, izleyen yılın 1 Temmuz'una kadar e-Fatura'ya, onunla birlikte de e-Arşiv'e geçer. Diğer sınırlar e-Fatura zorunluluğu yazımızda.
e-Arşiv'e kayıtlı olup internetten satanlar bu satışların faturasını alıcıya elektronik ortamda iletmek zorundadır. Faturada "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ifadesi ve şu bilgiler bulunur:
- satışın yapıldığı web adresi,
- ödeme şekli ve ödeme tarihi,
- mal satışında gönderiyi taşıyan kargo firmasının unvanı ve vergi numarası,
- malın gönderildiği ya da hizmetin yapıldığı tarih,
- iade bölümü: iade edenin adı, adresi, imzası ve iade edilen malın cinsi, miktarı, birim fiyatı, tutarı.
Müşteri ürünü geri göndermek isterse faturanın çıktısını alır, iade bölümünü doldurup imzalar ve malla birlikte sana yollar; bu belge gider pusulası yerine geçer. Siparişleri elle faturalamak yerine bu bilgileri siparişten alan bir pazaryeri entegrasyonu yazım hatalarının önüne geçer.
e-Arşiv fatura kesme: GİB portalı mı, özel entegratör mü?
e-Arşiv faturayı iki yoldan kesersin: GİB'in ücretsiz e-Arşiv Portal'ından ya da GİB'den izinli bir özel entegratörün sisteminden, genelde bir ön muhasebe programının içinden. e-Arşiv uygulamasına kendi başvurunla dahil olmak için e-Fatura'ya kayıtlı olman gerekir. Kayıtlı değilsen faturalarını yine portaldan ya da portala bağlı çalışan izinli bir entegratörün sisteminden e-Arşiv olarak kesersin.
| GİB e-Arşiv Portal | Özel entegratör (program içinden) | |
|---|---|---|
| Ücret | Ücretsiz | Program ya da e-kontör bedeli |
| Giriş ve imza | Dijital Vergi Dairesi (eski adıyla İnternet Vergi Dairesi) kullanıcı kodu ve şifresi; faturalar SMS onayıyla imzalanır | Programa kendi hesabınla girersin; e-Fatura başvurusu bir kez e-imza ya da mali mühürle imzalanır |
| Belge türü | Yalnız e-Arşiv düzenlenir | e-Fatura'ya kayıtlıysan alıcıya göre e-Fatura ya da e-Arşiv |
| Fatura yazma | Faturayı portalın ekranında düzenlersin | Müşteriyi ve ürünü programdaki kayıtlarından seçersin |
| Stok, cari, tahsilat | Ayrıca takip edersin | Ön muhasebe programı faturayla birlikte günceller |
Ayda birkaç fatura kesiyorsan portal yeterli olabilir. Her gün satış yapıyor, stoğunu ve veresiyeni de takip ediyorsan portalda aynı bilgiyi iki kez yazarsın: bir faturada, bir de kendi defterinde. Portalda adım adım fatura kesmeyi e-Arşiv fatura nasıl kesilir yazımızda anlattık; entegratör yolu için gereken imzayı e-imza nasıl alınır yazımızda bulursun.
e-Arşiv faturayı alıcıya iletmek: e-posta mı, kâğıt mı?
Seçimi alıcı yapar: isterse faturayı e-postayla ya da başka bir elektronik yolla, isterse kâğıt çıktı olarak alır.
- Elektronik ilettiysen faturayı ayrıca kâğıda basman gerekmez.
- İnternet satışında elektronik iletim zorunludur.
- Kâğıda basıyorsan çıktıda Gelir İdaresi amblemi ve "e-Arşiv Fatura" ibaresi yer alır. Çıktıyı siyah-beyaz basarsan üzerinde ıslak ya da hazır imza ile kaşe veya damga bulunmalıdır.
- Mal sevk edilirken yanında sevk irsaliyesi, irsaliye yerine geçen e-Arşiv çıktısı ya da yazarkasadan alınan fatura bilgi fişi bulunmalıdır. Çıktının irsaliye yerine geçmesi için fatura malın teslimi anında saat ve dakikasıyla düzenlenir, üzerine "İrsaliye yerine geçer." yazılır ve imzalanır; çıktı böylece irsaliyeli fatura yerine kullanılır.
Örnek: 27.09.2026'da 4.800,00 TL'lik buzdolabı satan bir beyaz eşyacı faturayı müşterinin e-postasına gönderdiyse kâğıda basmaz. Buzdolabını kendi aracıyla götürecekse aracın içinde ayrı bir sevk irsaliyesi ya da teslim anında düzenlenmiş, "İrsaliye yerine geçer." yazan imzalı fatura çıktısı bulunur.
e-Arşiv fatura sorgulama: aldığın fatura gerçek mi?
Eline geçen bir e-Arşiv faturanın Gelir İdaresi'nin sisteminde kayıtlı olup olmadığını GİB e-Belge sitesindeki e-Arşiv Fatura Sorgulama ekranından kontrol edersin. Ekran yalnız e-Arşiv sisteminde kayıtlı faturalar için sonuç verir.
- Faturayı kesen satıcının vergi numarasını (şahıs işletmesiyse T.C. kimlik numarasını) yaz.
- Faturanın numarasını üzerinde yazdığı gibi gir; ör. EAR2026000000123.
- Faturadaki "Ödenecek Tutar"ı kuruşuyla birlikte yaz. Bu tutar vergiler dahil toplamdan farklı olabilir: tevkifatlı bir faturada KDV'nin bir kısmını alıcı doğrudan vergi dairesine ödediği için ödenecek tutar daha düşüktür; farkı KDV tevkifatı hesaplama aracıyla görebilirsin.
- Ekrandaki güvenlik kodunu girip sorgula.
Sonuç çıkmazsa önce yazdıklarını kontrol et: tutarın kuruşu ya da vergiler dahil toplamla ödenecek tutarın karışması sonucu değiştirir. Fatura yeni kesildiyse bilgisi GİB'e henüz ulaşmamış olabilir; özel entegratörler e-Arşiv raporunu en geç ertesi günün sonuna kadar gönderir, bu yüzden bir gün sonra yeniden dene. Fatura hâlâ görünmüyorsa satıcıdan açıklama iste ve KDV'sini indirmeden önce mali müşavirine danış.
Fatura kesmeden önce alıcıyı sorgula
e-Fatura kullanıcısıysan senin soracağın soru başka: alıcı da e-Fatura kullanıcısı mı? Öyleyse ona e-Arşiv değil e-Fatura kesmen gerekir. Bunu elle yapıyorsan GİB'in e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesine bakarsın; bir e-Fatura programı bu sorguyu fatura onaylanırken kendisi yapabilir.
Sık yapılan hatalar ve düzeltme yolu
- e-Fatura kullanıcısına e-Arşiv kesmek: İkiniz de e-Fatura'ya kayıtlıysanız fatura e-Fatura olmalıdır.
- Faturayı geç kesmek: Fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir. 20.10.2026'da teslim ettiğin malın faturası en geç 27.10.2026'da kesilmelidir.
- Numarayı yanlış yazmak: Yanlış vergi ya da T.C. kimlik numarasıyla kesilen fatura başka birinin adına düzenlenmiş olur; iptal edip doğrusunu kesmen gerekir.
- Yanlış faturayı iptal etmeden yenisini kesmek: Aynı satış iki kez görünür, KDV iki kez hesaplanır.
- İnternet satışında zorunlu bilgileri boş bırakmak: Web adresi, ödeme ve kargo bilgileri faturada olmalıdır.
- Kâğıt fatura koçanını hiç bulundurmamak: e-Belge düzenleyenler, sistem arızası gibi istisnai durumlarda kullanmak üzere yeterli miktarda kâğıt belge bulundurmak zorundadır; bunları kullanmaya başlamadan önce GİB'e yazılı bilgi verilir.
Yanlış kesilen e-Arşiv faturayı satıcı olarak sen iptal edersin. GİB'in e-Arşiv iptal ve itiraz kılavuzuna göre iptal, faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde yapılmalıdır; entegratörler ve programlar kendi ekranlarında daha kısa süre tanıyabilir, bu yüzden hatayı fark eder etmez işlem yap. Süre geçtiyse fatura iptal edilmez: mal geri geldiyse alıcı firma sana iade faturası keser, alıcı vatandaşsa sen gider pusulası düzenlersin. Tutar ya da bilgi hatasını nasıl düzelteceğini mali müşavirinle konuş. Adımlar e-Arşiv fatura iptali yazımızda.
e-Arşiv fatura programı seçerken kontrol listesi
Bir programa karar vermeden önce şu soruları sor ve bir deneme faturasıyla kendin dene:
| Soru | Neden önemli? |
|---|---|
| Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığına kendisi bakıyor mu? | Türü her seferinde sen seçersen bir gün yanlış türde fatura gider. |
| Bu sorgu yapılamadığında ne oluyor? | Program tahmin yürütüp göndermemeli; seni uyarıp beklemeli. |
| Göndermeden önce eksikleri gösteriyor mu? | Eksik firma bilgisi ya da %0 KDV'li satırda muafiyet sebebi gibi hatalar faturanın geri dönmesine yol açar. |
| Bağlantı koparsa aynı fatura iki kez gidebilir mi? | Mükerrer fatura satışını ve KDV'ni olduğundan fazla gösterir. |
| Fatura müşteriye kendiliğinden ulaşıyor mu? | E-posta, bağlantı ya da çıktı: alıcının istediği yol hazır olmalı. |
| Pazaryeri ve site siparişlerinde internet satışı bilgilerini siparişten alıyor mu? | Web adresi, ödeme ve kargo bilgisini elle yazmak hem yavaş hem hataya açık. |
| İptal, stoğu ve müşteri bakiyesini de düzeltiyor mu? | Yalnız GİB'de iptal edip kayıtları unutursan alacak ve stok yanlış kalır. |
| Her belge kaç e-kontör harcıyor, kontör bitince ne oluyor? | Aylık fatura sayına göre maliyeti önceden hesaplarsın; gönderim yarıda kalmaz. |
| Mali müşavirin aynı kayıtlara ulaşabiliyor mu? | Ay sonunda faturaları tek tek göndermekle uğraşmazsın. |
Uygun Muhasebe'de e-Arşiv fatura nasıl çalışır?
Uygun Muhasebe e-Arşiv faturayı GİB'den izinli bir özel entegratör üzerinden gönderir. Akış şöyle:
- Başvuru: e-Arşiv, e-Fatura başvurusuyla birlikte açılır. Şahıs işletmesiysen başvuruyu e-imzanla, şirketsen mali mühürle bir kez imzalarsın.
- Müşteri kaydı: Vergi ya da T.C. kimlik numarası yazdığında numara denetlenir; kontrol hanesi tutmayan numara kaydedilmez, nedeni yazılır. e-Fatura bağlantın kurulduktan sonra GİB'in kayıtlı kullanıcı listesine bakılır; müşterinin unvanı ve e-Fatura kullanıp kullanmadığı gelir.
- Tür ve numara: Fatura onaylanırken alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv seçilir. e-Arşiv faturalar kendi serisinden numaralanır (varsayılan seri EAR; ayarlardan değiştirebilirsin). Alıcının durumu öğrenilemezse program türü tahmin etmez, onayı durdurup nedenini yazar.
- Göndermeden önce denetim: Eksik firma bilgisi, %0 KDV'li satırda muafiyet sebebi, tevkifatlı satırda fatura tipi gibi GİB'in reddedeceği eksikler liste olarak gösterilir.
- Gönderim: Fatura sayfasındaki "GİB'e gönder" düğmesiyle ya da ayarlardan açarsan onayla birlikte kendiliğinden gider. Her gönderilen e-Arşiv 1 e-kontör harcar; e-kontörün azalınca ve bitince bildirim alırsın. Entegratörden yanıt alınamazsa fatura önce entegratöre sorulur, ulaşmadıysa aynı ETTN ve numarayla yeniden gönderilir; ikinci kez gitmez.
- Müşteriye bildirim: Müşterinin e-postası kayıtlıysa fatura numarası, ETTN ve faturayı görüntüleme bağlantısı e-postayla gider; istersen bu ayarı kapatırsın. Bağlantıyı fatura sayfasından WhatsApp'la da paylaşabilirsin. Trendyol, n11, Çiçeksepeti, Pazarama ve idefix siparişlerinde faturanın bağlantısı pazaryerindeki siparişe işlenir; bu bağlantı entegratörün ürettiği resmî PDF'i açar.
- Siparişten fatura: Trendyol, n11, Çiçeksepeti, Amazon Türkiye, Pazarama ve idefix siparişlerinde, WooCommerce, Shopify, ikas ve IdeaSoft sitelerinden gelen siparişlerde web adresi, ödeme şekli ve tarihi, kargo firması ve gönderim tarihi siparişten faturaya yazılır.
- Durum ve iptal: Her belgenin durumu listede görünür. Gönderimden sonraki 8 gün içinde fatura sayfasındaki e-Belge bölümünden iptal edersin; satış faturası da iptal olur, müşterinin hesabına ters kayıt atılır. Süre geçtiyse program faturayı silmez, iade yolunu gösterir.