Esnaf hangi kayıtları tutar? Basit usul, işletme defteri, bilanço
Esnaf muhasebe programı seçmeden önce vergide hangi usulde olduğunu bil; programdan ne bekleyeceğin buna göre değişir. Esnaf için ön muhasebe, satışını, alışını, veresiyeni ve kasanı her gün düzenli yazmaktır. Basit usuldeki bir berber de, işletme defteri tutan bir şahıs şirketi de bu kayıtları kendisi tutar; resmî kayıtları mali müşavirin işler, basit usulde bu işi meslek odan da yapabilir. Ön muhasebe ile resmî muhasebenin farkını ön muhasebe nedir yazımızda anlattık.
Gelir İdaresi'nin rehberine göre ticari kazanç iki yoldan bulunur: basit usul ve gerçek usul. Gerçek usuldekiler de ikiye ayrılır: işletme hesabı esasına göre defter tutan ikinci sınıf tacirler ve bilanço esasına göre defter tutan birinci sınıf tacirler.
| Konu | Basit usul | İşletme defteri (ikinci sınıf) | Bilanço (birinci sınıf) |
|---|---|---|---|
| Kimler | Kanundaki genel ve özel şartları taşıyan küçük esnaf | Birinci sınıfın sınırlarını aşmayan şahıs işletmeleri | Sınırı aşan şahıs işletmeleri, her çeşit ticaret şirketi ve kendi isteğiyle geçenler |
| Defter | Defter tutulmaz; kayıtlar Defter-Beyan Sistemi'ne işlenir | İşletme defteri, Defter-Beyan Sistemi'nde | Bilanço esasına göre defterler |
| Kazanç | Ticari kazanç gelir vergisinden istisna | Yıl içindeki hasılat ile giderler arasındaki fark | Dönem sonu ile dönem başındaki öz sermaye farkı |
| e-Arşiv fatura | 31.12.2026'ya kadar vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturalar; 1 Ocak 2027'den itibaren bütün faturalar | 31.12.2026'ya kadar vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturalar; 1 Ocak 2027'den itibaren bütün faturalar | 1 Ocak 2026'dan beri bütün faturalar e-Arşiv ya da e-Fatura |
Basit usuldeysen defter tutmazsın, ama kayıt tutarsın. GİB'in basit usul rehberine göre fatura ve perakende satış belgesi düzenlersin; aldığın mal ve hizmet için fatura, gider pusulası ya da müstahsil makbuzu alırsın ve giderlerini belgelendirirsin. Alış, gider, satış ve hasılat kayıtların üçer aylık dönemler hâlinde, izleyen ayın sonuna kadar meslek odası ya da mali müşavir aracılığıyla Defter-Beyan Sistemi'ne işlenir. Ticari kazancın gelir vergisinden, satışların KDV'den istisnadır; bu kazanç için yıllık gelir vergisi beyannamesi vermezsin, KDV beyannamesi de vermezsin.
İşletme defteri tutuyorsan kazancın, yıl içindeki hasılatınla giderlerin arasındaki farktır; her gider belgesi doğrudan kârını ve vergini etkiler. Kayıtların Defter-Beyan Sistemi'nde, kendin ya da mali müşavirin aracılığıyla tutulur.
Veresiye defterinden cari hesaba geçiş
Veresiye defteri işini görür, ama üç zayıf yanı var: her ödemede toplamı elle yeniden hesaplarsın, kimin ne zamandan beri ödemediği görünmez, defter kaybolursa alacak da onunla gider. Cari hesapta her müşterinin bir kartı olur; satış borç, ödeme alacak olarak yazılır, bakiye kendiliğinden çıkar.
Örnek: Ahmet Usta 03.10.2026'da 1.250,00 TL'lik malzeme aldı, 15.10.2026'da 500,00 TL ödedi. Defterde iki satırı alt alta çıkarırsın; cari hesapta kartın üstünde kalan 750,00 TL borç yazar, hareketler tarihleriyle altında durur.
Defterden programa dört adım
- Kalan borçları çıkar: Her kişinin bugünkü kalan borcu yeter; kapanmış eski satırları aktarmana gerek yok.
- Sayfayı aktar: Uygun Muhasebe'de müşteri aktarımında defter sayfasının fotoğrafını yüklersin. Yapay zekâ adları, telefonları ve kalan borçları okur; okuduğu her hücre mor görünür. Defterle karşılaştırır, düzeltir, tedarikçileri ayırır ve onaylarsın. Fotoğraf saklanmaz, borçlar açılış bakiyesi olarak yazılır. Listen Excel'deyse dosyayı olduğu gibi yüklersin.
- Sınır koy: Müşteri kartındaki risk limitine "açık hesaba en çok bu kadar sat" tutarını yazarsın; yeni fatura ya da sipariş bakiyeyi bunun üstüne çıkaracaksa program sorar.
- Vade yaz, hatırlat: Müşteri kartına kaç gün vade verdiğini yazarsın; faturada son ödeme günü buna göre gelir. Borcu olan müşterinin satırındaki "WhatsApp'la hatırlat" düğmesi, cep telefonu kayıtlıysa hazır mesajı hesap dökümü bağlantısıyla açar. Vade hatırlatma bölümünü açarsan e-postası kayıtlı müşteriye vadeden 3 gün önce, vade günü ve 7 gün sonra kendiliğinden e-posta gider. SMS için SMS bölümünü açıp kendi İleti Merkezi hesabını bağlarsın, sonra vade hatırlatma sayfasında SMS kurallarını açarsın.
Programa geçmeye hazır değilsen ücretsiz veresiye defteri şablonuyla başlayabilirsin. Borç takibinin ayrıntıları cari hesap takip programı sayfamızda.
Kasa, gün sonu ve dükkândan çektiğin para
Esnafın en sık karıştırdığı iki şey var: kasadaki para ile kazanç, dükkânın parası ile cebindeki para. Kasayı her akşam saymak bu karışıklığın önünü keser.
Örnek: Sabah kasada 1.500,00 TL bozuk para var. Gün içinde 8.240,50 TL nakit satış yaptın, tedarikçiye 2.000,00 TL ödedin, akşam ev için 1.000,00 TL aldın. Kasada 6.740,50 TL olmalı. Saydığında 6.700,50 TL çıkıyorsa 40,00 TL'lik farkı aynı akşam ara; ertesi gün hatırlamak zorlaşır.
Eve götürdüğün para gider değildir
GİB'in Ticari Kazanç Rehberi'ne göre işletme sahibinin, eşinin ve çocuklarının işletmeden çektiği paralar ve sahibin kendine ödediği aylık, ticari kazancın hesabında gider olarak düşülemez. Bu parayı gider yazarsan kârın olduğundan düşük görünür. Uygun Muhasebe'de kasa ve banka bölümünde bir kez "Sahip hesabı (özel hesap)" açarsın; eve götürdüğün parayı kasadan bu hesaba aktarırsın: kasa düşer, kâr değişmez. Dükkâna cebinden para koyduğunda da aynı hesabı kullanırsın.
Kartla satışta komisyon ve valör
Kartla satışta banka komisyonunu keser, kalanı anlaşmana göre aynı gün, ertesi gün ya da bloke süresi bitince hesabına geçirir. Komisyon %2,5 olsun: 4.000,00 TL'lik kart satışından bankana 3.900,00 TL geçer. Uygun Muhasebe'de POS hesabı açıp komisyon oranını ve paranın kaç gün sonra geçtiğini yazarsın; her kart tahsilatında komisyon kendiliğinden gider olarak düşer, net tutar valör günü seçtiğin banka hesabına aktarılır.
Gün sonunu sabah telefonda görmek istersen firma ayarlarında "Her sabah önceki günün özetini e-postayla gönder" kutusunu işaretle: satış, tahsilat, ödeme ve kasa durumu e-postana gelir, hareket olmayan günler gelmez. Excel'le başlamak istersen kasa defteri Excel şablonumuz ücretsiz.
Basit usul esnaf ve e-Arşiv: 1 Ocak 2027
31.12.2025 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği, basit usuldeki esnaf ile işletme hesabı esasına göre defter tutanların e-Arşiv takvimini bir yıl erteledi. Bu gruptaysan ve e-Arşiv'e henüz geçmediysen 31.12.2026'ya kadar vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturalarını, 1 Ocak 2027'den itibaren ise tutarına bakmadan bütün faturalarını e-Arşiv olarak düzenlersin. Bilanço esasına göre defter tutanlar için aynı kural 1 Ocak 2026'da başladı. Ayrıntılar basit usul esnafa e-Arşiv yazımızda.
Şimdiden hazırlık
- Koçanı hesapla: Yeni kâğıt fatura koçanı bastırmadan önce 2027'yi düşün; elindeki koçanı ne yapacağını mali müşavirine sor.
- Müşteri bilgilerini topla: Sık fatura kestiğin müşterilerin unvanını, adresini, vergi ya da T.C. kimlik numarasını şimdiden kaydet.
- Yolunu seç: GİB'in e-Arşiv portalı ücretsizdir ve ayda birkaç fatura için yetebilir. Her gün fatura kesiyorsan, stok ve veresiye de tutuyorsan bir program işini kısaltır.
- e-İmzanı düşün: Portaldan e-Arşiv için e-imza şart değildir; e-Fatura'ya geçecek şahıs işletmesinin ise e-imzası gerekir. Nasıl alındığı e-imza nasıl alınır yazımızda.
Uygun Muhasebe'de e-Arşiv, e-Fatura ile birlikte açılır. e-Belge bölümündeki geçiş sihirbazında başvuruyu e-imzanla bir kez imzalarsın; e-imzan yoksa programın içinden sipariş edebilirsin. Geçiş tamamlanınca faturayı kesip GİB'e gönderirsin: alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv olarak gider. Müşterinin e-postası kayıtlıysa e-Arşiv faturanın bağlantısı ona kendiliğinden e-postayla ulaşır; bunu e-Belge ayarlarından kapatabilirsin. Ayrıntılar e-Arşiv fatura programı sayfamızda.
Yazarkasa, POS ve kartla tahsilat: bugün ne hazır?
Programa geçen esnafın ilk sorularından biri budur. Kısa ve dürüst cevabı:
| İhtiyaç | Uygun Muhasebe'de bugün |
|---|---|
| Kart satışının komisyonunu ve bankaya geçişini izlemek | Hazır: POS hesabı, komisyon oranı ve valör günüyle. |
| Uzaktaki müşteriden kartla tahsilat | Hazır: ödeme linki; kendi iyzico ya da PayTR hesabınla ya da bankanın sanal POS'uyla. Para gelince tahsilat kendiliğinden kaydolur. |
| Dokunmatik market ya da restoran kasası | Ayrı ürün: Uygun Muhasebe Market ve Uygun Muhasebe Restoran (POS çözümleri). Ön muhasebeyle birlikte kullanırsan kasada yazılan veresiye, günü kapattığında müşterinin cari hesabına geçer. |
| Yazarkasaya (ÖKC) bulut bağlantısı | Henüz yok: bir kısmı yazarkasa firmasının onayını bekliyor, bir kısmı planlı; bugün hiçbiri kullanılamaz. Güncel durumu ve sanal POS'u hazır bankaları entegrasyonlar sayfasında görürsün. |
Esnaf ve şahıs şirketi için muhasebe programı seçerken kontrol listesi
Tanıtım ekranları birbirine benzer. Karar vermeden önce şu soruları kendi işine göre sor:
| Soru | Neden önemli? | Uygun Muhasebe'de |
|---|---|---|
| Veresiye defterim nasıl aktarılır? | Eski alacaklar girmezse ilk aylar iki yerde kayıt tutarsın. | Defter fotoğrafından ya da Excel'den; okunan her satırı sen onaylarsın. |
| Telefondan kullanılır mı? | Dükkânda bilgisayar başında oturmazsın. | Tarayıcıda çalışır; ana ekrana eklenince uygulama gibi açılır. |
| 2027'de e-Arşiv kesebilir mi? | Basit usulde ve işletme defterinde 1 Ocak 2027'den itibaren bütün faturalar e-Arşiv. | e-Arşiv, e-Fatura başvurusuyla birlikte açılır; ikisi aynı ekrandan kesilir, tür alıcıya göre seçilir. |
| Mali müşavirim kayıtları görür mü? | Ay sonu evrak taşımak zaman alır, eksik belge hata doğurur. | Müşavirine ücretsiz hesap; işletme defteri tutanlarda müşavirin, ayın belgelerini Defter Beyan'a toplu yükleme dosyası olarak indirir. Ayrıntılar mali müşavirler sayfasında. |
| Çalışanım neyi görür? | Tezgâhtaki çalışanın kâr raporunu görmesi gerekmez. | Her kullanıcıya yalnız gereken bölümleri açarsın; kullanıcı sayısı sınırsız. |
| Kullanmadığım ekranlar kalabalık eder mi? | Sade ekran hatayı azaltır. | Bölümleri sen seçersin; kapalı olan menüde görünmez. |
| İnternetten de satıyor musun? | Siparişi elle girmek zaman alır, stok şaşar. | Pazaryeri ve site siparişleri gelir, faturası hazırlanır: pazaryeri entegrasyonu. |
| Yanlış kaydı geri alabilir miyim? | Hata olur; önemli olan izini kaybetmeden düzeltmek. | Yanlış aktarım tek tıkla geri alınır; iptal edilen faturada stok ve bakiye geri döner. |
Uygun Muhasebe'de esnaf muhasebesi: dükkânda bir gün
Bir hırdavatçının günü üzerinden anlatalım. Bunların hepsi telefondan da yapılır.
- Sabah: Ayarlardan açtıysan önceki günün satış, tahsilat ve kasa özeti e-postanda. Panodaki "Günü gelenler" kartında vadesi geçen, bugün ve 7 gün içinde vadesi gelen alacak ve borçların durur.
- Öğle: Aldığın yakıtın fişini telefonla çekersin; yapay zekâ satıcıyı, tarihi, tutarı ve KDV'yi okur, sen kontrol edip kaydedersin.
- Öğleden sonra: Ahmet Usta 3.450,00 TL'lik malzeme alıp "ay sonunda öderim" der. Satış faturasını onun adına kesersin; ürünler stoktan düşer, tutar borcuna eklenir. 30.10.2026'da ödediğinde tahsilatı girersin, bakiye kapanır.
- Akşam: Kasayı sayarsın, ev için aldığın parayı sahip hesabına aktarırsın. Kartlı satışların komisyonu düşülmüş hâliyle POS hesabında, bankaya geçeceği günü bekler.
- Ay sonu: Kira ve internet gibi düzenli giderleri bir kez tanımladıysan kendiliğinden eklenir. Mali müşavirin kayıtları kendi panelinden alır; getirdiğin fişleri gider olarak o da ekleyebilir, eklediği kayıt "müşavir ekledi" diye işaretlenir. Bu izni firma ayarlarından kapatabilirsin.
Stok sayımı, irsaliye ya da personel takibine ihtiyacın olursa ilgili bölümü sonradan açarsın; o güne kadar menünde görünmez.
Esnafın ön muhasebede sık yaptığı hatalar
- Eve götürülen parayı gider yazmak: Kâr olduğundan düşük görünür; vergi hesabında da gider sayılmaz.
- Kasayı haftada bir saymak: Küçük farklar birikir, hangisinin nereden geldiği bulunamaz.
- Veresiyeyi vadesiz yazmak: "Sonra öder" diye yazılan borcun ne zaman geciktiği hiç belli olmaz.
- Fişleri aylarca biriktirmek: Basit usulde kayıtlar üç ayda bir işlense de kaybolan fişin gideri belgelenemez; işletme defterinde belgesiz gider kârdan düşülmez. Fişi aldığın gün kaydet.
- Kart satışını bankada brüt tutarla aramak: Bankaya komisyonu düşülmüş tutar gelir; POS hesabı tutmazsan aradaki fark açıklanamaz.
- 2027'yi son haftaya bırakmak: Programla e-Arşiv'e geçeceksen e-imza siparişi, başvuru ve GİB onayı zaman alır; Aralık'ın son günlerine kalma.