e-Fatura programı nedir, e-Fatura kesme nasıl işler?
e-Fatura, kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahip, ama elektronik ortamda düzenlenen, iletilen ve saklanan faturadır; yeni bir belge türü değildir. e-Fatura kesme iki e-Fatura kullanıcısı arasında olur: satıcı da alıcı da Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) sistemine kayıtlı olmalıdır. Bir e-Fatura programı bu işi senin yerine yürütür: alıcının kayıtlı olup olmadığını sorgular, faturayı GİB'in istediği UBL-TR (XML) biçiminde hazırlar, özel entegratör üzerinden onaylatıp gönderir, alıcının cevabını izler ve belgeyi saklar.
Tebliğdeki istisnalar dışında, iki kayıtlı kullanıcı arasındaki faturaların tamamı e-Fatura olmak zorundadır. Alıcın kayıtlı değilse aynı satışın faturası kural olarak e-Arşiv fatura olur. Yani e-Fatura'ya geçen işletme iki belgeyi yan yana kullanır. Her e-Faturanın 16 haneli bir numarası ve ETTN denen tekil kimliği vardır.
2026'da e-Fatura'ya kimler geçmek zorunda?
Kurallar 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nde. Ciro sınırları 2022 ve sonraki hesap dönemleri için aynı; 31.12.2025 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 589 Sıra No.lu Tebliğ e-Fatura sınırlarına dokunmadı, yalnız basit usul esnafın ve işletme defteri tutanların e-Arşiv takvimini bir yıl erteledi. 2026'da geçerli tablo:
| Kim | Sınır | Ne zaman geçer? |
|---|---|---|
| Bütün mükellefler | Brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri | Sınırı aştığın yılı izleyen yılın 1 Temmuz'undan itibaren |
| Kendi sitesinde, pazaryerinde ya da başka elektronik ortamda mal veya hizmet satanlar | 500 bin TL ve üzeri | İzleyen yılın 1 Temmuz'una kadar |
| Gayrimenkul ya da motorlu taşıt inşa, imal, alım, satım, kiralama işi yapanlar ve aracıları | 500 bin TL ve üzeri | İzleyen yılın 1 Temmuz'una kadar |
| ÖTV (I) sayılı listedeki mallar için EPDK'dan lisans alanlar (bayilik dahil); ÖTV (III) sayılı listedeki malları imal, inşa ya da ithal edenler | Ciroya bakılmaz | Lisans ya da imal, ithal ayını izleyen 4. ayın başı |
| Komisyoncu ya da tüccar olarak sebze-meyve ticareti yapanlar | Ciroya bakılmaz | Yeni başlayan, işe başlama tarihinden itibaren 3 ay içinde |
| SGK ile sözleşmeli sağlık hizmeti sunucuları, medikal malzeme ve ilaç tedarikçileri | Ciroya bakılmaz | SGK'ya fatura düzenlemeye başlamadan önce |
| Belgeli konaklama tesisleri (oteller) | Ciroya bakılmaz | Yeni başlayan, faaliyet ayını izleyen 4. ayın başına kadar |
| EPDK lisanslı şarj ağı işletmecileri ve sertifika verdikleri şarj istasyonları | Ciroya bakılmaz | Yeni başlayan, faaliyete başladığı tarihte |
Örnek: 2025'te brüt satış hasılatın 3.250.000 TL olduysa 1 Temmuz 2026'dan itibaren e-Fatura kullanman gerekir. Yalnız pazaryerinde satış yapıyor ve 2026'yı 620.000 TL ile kapatıyorsan geçiş tarihin 1 Temmuz 2027 olur; satış kanallarını birlikte izlemek için pazaryeri entegrasyonu işini kolaylaştırır.
Bilmen gereken üç ayrıntı daha var:
- Gönüllü geçiş: Sınırın altındaysan da isteyerek e-Fatura'ya geçebilirsin.
- Şirkete dönüşme: e-Fatura'ya geçmiş ya da geçmek zorunda olan şahıs işletmesi sermaye şirketine dönüşürse yeni şirket de geçer; süre, ticaret siciline tescili izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçemez.
- GİB'in bildirimi: GİB, riskli gördüğü mükellefleri yazılı bildirimle ve en az 3 ay süre vererek ciroya bakmadan e-Fatura'ya geçirebilir.
Zorunluyken geçmeyen ya da e-Fatura yerine kâğıt fatura düzenleyen ve alan mükelleflere Vergi Usul Kanunu'ndaki cezalar uygulanır; yani kâğıt faturayı kabul eden alıcı da risk taşır. e-Defter gibi sonraki adımlar e-Fatura zorunluluğu yazımızda.
e-Fatura başvurusu nasıl yapılır?
Başvuru elektronik ortamda yapılır ve imzalanır; bu yüzden imza aracın başvurudan önce hazır olmalı:
- Şirketler (Ltd., A.Ş.): mali mühür. Sertifikayı GİB adına TÜBİTAK BİLGEM Kamu SM hazırlar; başvuru bilgileri mm.kamusm.gov.tr adresinde.
- Şahıs işletmeleri: işletme sahibinin nitelikli elektronik sertifikası (e-imza) ya da mali mühür. Nasıl alınacağı e-imza nasıl alınır yazımızda.
Tebliğ, e-Fatura'yı kullanmanın üç yolunu sayar:
| Yöntem | Nasıl çalışır? | Kime uygun? |
|---|---|---|
| GİB Portal | Faturayı GİB'in internet portalında elle yazarsın, gelen faturaları da portalda görürsün. Stok ve cari kayıtlarını ayrıca tutarsın. | Ayda birkaç fatura kesen, ayrı program istemeyen işletme |
| Özel entegratör | GİB'den izinli kuruluş faturanı oluşturur, mali mühürle onaylar, alıcıya ve GİB'e iletir. Çoğu e-Fatura programı bu yolla çalışır. | Faturayı stok, cari ve kasayla birlikte tutmak isteyen işletme |
| Doğrudan entegrasyon | Kendi bilgi işlem sistemini GİB'e bağlarsın; GİB'in ciro, belge sayısı, altyapı gibi şartlarını sağlaman ve entegrasyon sürecini tamamlaman gerekir. | Kendi yazılım ekibi olan büyük işletme |
- Firma bilgilerini hazırla: VKN ya da TCKN, vergi dairesi, iş adresi ve başvuruyu onaylayacak yetkilinin iletişim bilgileri.
- İmza aracını edin: mali mühür ya da e-imza; şifresi elinde olsun.
- Yöntemi seç ve formu imzala: GİB'in başvuru ekranından ya da entegratörün, programın yönlendirdiği adımlarla.
- Hesabının açılmasını bekle: Özel entegratör yönteminde entegratör bilgilerini GİB'e iletir; GİB kullanıcı hesabını tanımlayınca e-Fatura gönderip almaya başlarsın.
- Listeyi kontrol et: e-Fatura kayıtlı kullanıcı listesi ebelge.gib.gov.tr'de yayımlanır; adın oradaysa karşı taraf sana e-Fatura gönderebilir.
Ciro sınırıyla geçenler için yükümlülük 1 Temmuz'da başlar; başvuruyu ve hazırlığı o tarihten önce bitirmelisin.
Özel entegratör nedir? e-Fatura entegratörü ile program farkı
Özel entegratör, GİB'den izin almış ve başkalarının e-belgelerini oluşturan, mali mühürle onaylayan, zaman damgası kullanan, alıcıya ve GİB'e ileten kuruluştur. İzinli entegratörlerin listesi GİB e-Belge sitesinde yayımlanır; birlikte çalışacağın kuruluşun orada olduğunu kontrol et. Tebliğin entegratörlere getirdiği kurallardan seni doğrudan ilgilendirenler:
- Faturalarındaki ticari bilgiyi e-belge işi dışında kullanamaz, yazılı iznin olmadan GİB dışında üçüncü kişilerle paylaşamaz.
- Sistemin yazılım ve donanımı Türkiye sınırları içinde olmak zorundadır.
- Entegratör kullanman, belgeleri saklama ve istendiğinde gösterme sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Entegratör ya da program değiştirirken eski faturalarının XML ve PDF'lerini yanına al.
- İzni iptal edilen entegratör müşterilerini uyarmak zorundadır; sen de başka bir entegratöre, GİB Portal'a ya da kendi sistemine geçersin.
Entegratör ile program farkı: Entegratör faturayı GİB'e ve alıcıya taşır. e-Fatura programı ise faturayı yazdığın, müşteri bakiyesini, stoğu ve tahsilatı izlediğin yerdir. İkisini ayrı ayrı kullanan işletme faturayı iki kez yazar. Entegratöre bağlı bir ön muhasebe programında fatura bir kez yazılır; aynı kayıt hem GİB'e gider hem hesaplara işlenir.
Temel fatura mı, ticari fatura mı?
e-Fatura'yı keserken bir senaryo seçersin. Fark alıcının cevabındadır: ticari faturada alıcı sistem üzerinden kabul ya da red yanıtı verir, temel faturada sistem içinde böyle bir yanıt yoktur. Karşılaştırma tablosu e-Fatura nasıl kesilir yazımızda; seçim için pratik ölçüt şu:
- Ticari fatura: alıcının faturayı açıkça onaylamasını istediğin işler için uygundur; büyük tutarlı teslimler, vadeli satışlar, hakedişler gibi. Alıcı 8 gün içinde reddederse fatura sistem içinde iptal olur; itiraz etmezse Türk Ticaret Kanunu'na göre içeriği kabul etmiş sayılır.
- Temel fatura: alıcının yanıtını beklemen gerekmeyen satışlarda kullanılır. Yanlışlıkta iptal için iki tarafın da işlem yapması gerekir (aşağıda).
Örnek: 27.09.2026'da 48.000,00 TL'lik makine teslimi için ticari fatura kestin. Alıcı faturayı aldığı günden itibaren 8 gün içinde "miktar eksik" diye reddedebilir; reddederse doğru faturayı yeniden kesersin.
e-Fatura red, itiraz ve iptal: 8 gün kuralı
e-Fatura'da "sil" düğmesi yoktur. Yanlış kesilen fatura senaryosuna ve geçen süreye göre düzeltilir. Sürelerin başlangıcı faturanın alıcıya iletildiği tarihtir.
| Durum | Ne yapılır? | Kim başlatır? |
|---|---|---|
| Ticari fatura, 8 gün dolmadı | Sistem üzerinden red yanıtı gönderilir; fatura iptal olur | Alıcı |
| Temel fatura, 8 gün dolmadı | GİB'in e-Fatura İptal/İtiraz Portalı'nda iptal talebi açılır; karşı taraf aynı 8 günlük süre içinde onaylarsa fatura iptal olur | Alıcı ya da satıcı |
| Temel faturanın içeriğine itiraz | 8 gün içinde noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da güvenli e-imzalı KEP ile itiraz; ardından portaldan GİB'e bildirim | Alıcı (bildirimi iki taraf da açabilir) |
| 8 gün geçti | Sistemde red ve iptal yok. Mal geri döndüyse alıcı iade faturası keser; diğer düzeltmeleri mali müşavirinle planla | Duruma göre |
Kestiğin fatura reddedildiyse
Red yanıtındaki açıklamayı oku; fatura GİB'de iptal olmuştur. Kendi kayıtlarında da faturayı iptal et ki müşteri bakiyesi ve KDV'n şişmesin, sonra doğru bilgilerle yeni numaralı bir fatura kes.
Sana yanlış e-Fatura geldiyse
Ticari faturaysa 8 gün içinde red yanıtı ver ve nedenini yaz. Temel faturaysa satıcıyla konuş: iptal talebini biriniz açar, öbürü onaylar. Karşı taraf süre dolmadan onaylamazsa iptal gerçekleşmez. Portal için mali mühür ya da e-imza ve GİB'in imzalama aracı gerekir; ayrıntılar GİB'in iptal ve itiraz kılavuzunda.
Süre geçtiyse
Portal 8 günden sonra talep açmaya da onaylamaya da izin vermez. Malın iadesinde izlenecek yol iade faturası nasıl kesilir yazımızda. e-Arşiv faturanın iptal kuralları ayrıdır: e-Arşiv fatura iptali.
e-Fatura programı seçerken kontrol listesi
Deneme sürümünde aşağıdaki soruların cevabını kendin bul; satış sunumuna güvenme.
| Sor | Neden önemli? |
|---|---|
| Alıcının kayıtlı olup olmadığı her faturada kendiliğinden sorgulanıyor mu? | Kayıtlı alıcıya e-Arşiv kesmek hatalı belge demek. |
| e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM aynı programda mı? | Ayrı ekran, ayrı kayıt ve ayrı hata demek. |
| Hangi özel entegratörle çalışıyor, GİB listesinde mi? | Faturan izinli bir kuruluş üzerinden gitmeli. |
| Gelen faturalar programa düşüyor mu, son yanıt günü görünüyor mu? | 8 gün kaçarsa red hakkın biter. |
| Red ya da iptalden sonra cari ve stok kendiliğinden düzeliyor mu? | Elle düzeltme unutulur, bakiye tutmaz. |
| Tevkifat, istisna, iade, ihraç kayıtlı fatura tipleri var mı? | Yoksa bu faturaları başka yerde kesersin. |
| Göndermeden önce eksikleri denetliyor mu? | Gitmiş faturayı düzeltmek, gitmemişi düzeltmekten zordur. |
| e-Kontör nasıl sayılıyor: gelen belge de düşüyor mu, süresi var mı? | Paket hesabın buna göre değişir. |
| Mali müşavirin kendi girişiyle kayıtlara bakabiliyor mu? | Ay sonunda belge taşımazsın. Bkz. mali müşavirler için. |
| Ayrılırsan faturalarının XML ve PDF'lerini alabiliyor musun? | Saklama sorumluluğu sende kalır. |
e-Kontör ihtiyacını hesapla
Uygun Muhasebe'de giden her e-belge (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-Müstahsil) 1 e-kontör, gelen her e-Fatura ve e-İrsaliye de 1 e-kontör harcar; tedarikçinin sana kestiği e-Arşiv faturanın kopyası harcamaz. Ayda 70 satış faturası kesip 30 gelen e-Fatura alıyorsan ayda 100, yılda 1.200 e-kontör gerekir. Uygun Muhasebe'den yüklenen e-kontör yüklendiği günden 12 ay geçerlidir; bakiye 50'nin altına inince ve bitince bildirim gelir. Paketlerdeki hediye e-kontörü ve ek e-kontör fiyatını fiyatlar sayfasında görürsün.
Uygun Muhasebe'de e-Fatura nasıl işler?
Başvuru
e-Belge bölümündeki "e-Fatura'ya geç" sihirbazı önce firma kartına bakar: VKN ya da TCKN, vergi dairesi, adres, il ve ilçe, e-posta ya da telefon eksikse başvuru hazırlanmaz. Şirketsen mali mühür, şahıs işletmesiysen kartlı ya da USB e-imza seçilir; bu başvuruda mobil imza kabul edilmiyor. Başvuruyu imzalayıp "İmzaladım" dersin, GİB onayı gelince bildirim alırsın ve hesabın e-Fatura kullanıcısı olur. e-Belge ayarlarında e-İrsaliye, e-SMM ya da e-Müstahsil'i işaretlediysen onların başvurusu da e-Fatura başvurusuyla birlikte açılır. e-İmzan yoksa e-imza sayfamızdan sipariş edebilirsin.
Kesme ve gönderme
- Senaryo: Varsayılan ticari fatura; ayarlardan temel yaparsın, tek faturada e-Belge sekmesinden değiştirirsin. İade faturası temel senaryoyla gider.
- Fatura tipi: Satırda tevkifat varsa "Tevkifat", bütün satırlar %0 KDV'liyse "İstisna" önerilir; muafiyet sebebini listeden seçersin.
- Gönderim öncesi denetim: Alıcının VKN'si 10, TCKN'si 11 hane mi, fatura numarası GİB biçiminde mi (ör. ABC2026000000001), iade faturasında asıl faturanın numarası var mı, KDV oranı GİB'deki faaliyet kodlarında geçiyor mu? Eksik varsa fatura gitmez, neyin eksik olduğu yazılır.
- Otomatik gönderim: İstersen fatura onaylanınca GİB'e kendiliğinden gider.
- Mükerrer gönderime karşı: Entegratörden yanıt alınamazsa fatura sırada bekler; yeniden denemeden önce entegratöre sorulur, ulaşmışsa ikinci kez gönderilmez.
- Red gelirse: Bildirim alırsın, red açıklaması faturada görünür. Faturayı iptal edersin, müşterinin hesabına ters kayıt kendiliğinden atılır, doğrusunu kesersin.
- "Geri al / Sil" penceresi: Faturayı silmenin, taslağa döndürmenin ve iptal etmenin hangisinin olduğunu tek yerde gösterir; olmuyorsa nedenini ve o faturanın durumuna göre yasal düzeltme yolunu yazar.
Gelen faturalar
Geçişin tamamlanınca gelen kutun okunur. Ticari faturada "Kabul et" ya da "Reddet" dersin; red için açıklama yazman gerekir, tedarikçiye iletilir. Yanıt süresinin son günü ekranda yazar, süre dolarsa fatura kabul sayılır. Kabul ettiğin faturadan açılan alış faturası taslağında satırlar stok kodu, barkod ya da birebir aynı ürün adıyla ürünlerine eşleşir; istersen stoğa girer. Malı tedarikçiye geri gönderiyorsan "Alış iade faturası oluştur" taslağı açar. Aktarım yanlışsa geri alıp yeniden yaparsın.
e-Fatura'da sık yapılan hatalar
- Alıcıyı sorgulamadan e-Arşiv kesmek: Alıcı kayıtlı kullanıcıysa fatura e-Fatura olmalı.
- 8 günü beklemek: Red de portal iptali de süreye bağlı; "sonra bakarım" denen fatura kesinleşir.
- Aynı satışı ikinci kez faturalamak: Yanlış faturayı önce red, iptal ya da iadeyle kapat, sonra yenisini kes; yoksa satış ve KDV iki kez görünür.
- Temel faturaya e-postayla itiraz etmek: Geçerli yollar noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da KEP; ardından GİB'e bildirim gerekir.
- Gerekçesiz red: Nedeni yazılmayan red yanıtında tedarikçi neyi düzelteceğini bilmez, yeni fatura yine yanlış gelir.
- Ciroyu yıl sonunda kontrol etmemek: 3 milyon TL ya da internet satışında 500 bin TL sınırını aştığını temmuzda fark etmek geç kalmaktır.
- e-İmza ve mali mühür süresini unutmak: Sertifikanın süresi dolunca başvuru ya da iptal portalı gibi imza gerektiren işlemleri yapamazsın.
Kuralların resmî metni: 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nin güncel hali. Kendi durumun için mali müşavirine danış.