Stok takip programı: rafta ne kaldığını her an bil

Stok takip programı nedir, stok takibi nasıl yapılır?

Stok takibi, satmak için aldığın ya da ürettiğin malın, hammaddenin ve malzemenin her girişini ve çıkışını kaydedip rafta ne kaldığını bilmektir. Stok takip programı bu kaydı senin yerine tutar: alış faturası girince miktar artar, satış faturası kesince azalır. "Depo programı" ve "barkod programı" diye aranan araçlar da aynı işin parçalarıdır: biri malın hangi depoda durduğunu, öbürü ürünü hatasız tanımayı çözer.

Hesabın özü tek satırdır: açılış stoğu + girişler − çıkışlar = eldeki stok. Örneğin 01.09.2026'da rafta 120 paket çay var. Ay içinde 50 paket alıyorsun, 85 paket satıyorsun, 3 paket nem alıp bozuluyor. 30.09.2026 akşamı rafta 120 + 50 − 85 − 3 = 82 paket olmalı. Sayınca 79 çıkıyorsa 3 paketin nereye gittiğini aramaya başlarsın.

Stok takibi 5 adımda

1. Ürün kartlarını aç: ad, stok kodu, barkod, birim (adet, kg, metre), alış ve satış fiyatı. Raf yerini de yaz; sayımda malı ararken işine yarar.
2. Açılış sayımını yap: başladığın gün rafta ne varsa sayıp gir. Yanlış açılışla başlayan stok sonradan da tutmaz.
3. Her hareketi belgesiyle kaydet: alış faturası, satış faturası, irsaliye, iade, fire. Belgesiz giren ya da çıkan mal, sayımda fark olarak karşına çıkar.
4. Kritik seviye belirle: hangi miktarın altına inince sipariş vereceğini ürün ürün yaz.
5. Düzenli say: hızlı dönen ürünleri ayda bir, hepsini en geç yıl sonunda say; farkı ayrı bir kayıtla düzelt.

Stok, ön muhasebenin bir parçasıdır; faturadan, cariden ve kasadan ayrı tutulursa rakamlar birbirini tutmaz. Genel çerçeve için ön muhasebe nedir yazımıza göz at.

Stok maliyeti ve stok değeri nasıl hesaplanır?

Aynı ürünü farklı zamanlarda farklı fiyata alırsın. Satılan malın maliyeti de raftaki malın değeri de hangi alış fiyatını esas aldığına göre değişir. Yaygın iki yol vardır:

• Ağırlıklı ortalama maliyet: alışların toplam tutarı toplam miktara bölünür.
• İlk giren ilk çıkar: satılan mal önce en eski alışın fiyatıyla maliyetlenir.

Örnek: Eylülde 100 adet kalemi 40,00 TL'den, ekimde 50 adedini 46,00 TL'den aldın. Ortalama maliyet (4.000,00 TL + 2.300,00 TL) / 150 = 42,00 TL olur. 120 adet sattığında satılan malın maliyeti ortalamayla 5.040,00 TL; ilk giren ilk çıkar yöntemiyle 4.000,00 TL + 920,00 TL = 4.920,00 TL çıkar. Aradaki 120,00 TL doğrudan kârına yansır.

Ürün başına kâr oranını elle bulmak istersen kâr marjı hesaplama aracını kullanabilirsin.

Depo programı: birden çok depo ve transfer

Dükkânın arkasında bir depo, şehrin öbür ucunda bir şube varsa "toplam kaç tane var" sorusu yetmez; "nerede kaç tane var" diye sorman gerekir. Depo programında her depo ayrı izlenir. Mal bir depodan öbürüne transfer fişiyle geçer: çıkış deposundan düşer, giriş deposuna eklenir, toplam stok değişmez.

• Kaydı taşımayla aynı gün gir. Mal yola çıktı ama kaydı girilmediyse bir depo eksik, öbürü fazla görünür.
• Çıkış deposunda yeterli mal olmalı. Kayıtta olmayan malı transfer ediyorsan ya depoyu yanlış seçmişsindir ya da o depoya yapılan bir giriş kaydedilmemiştir.
• Yol için belgeyi unutma. Mal kendi iş yerlerin ya da şubelerin arasında taşınırken de gönderen sevk irsaliyesi düzenler (Vergi Usul Kanunu madde 230/5). Programdaki transfer fişi bir stok kaydıdır; yolda taşınması gereken belgenin yerine geçmez. Kâğıt irsaliyede neler yazılacağını sevk irsaliyesi örneğinde, elektronik irsaliyeyi e-İrsaliye programı sayfamızda bulursun.

Sayım, fire ve zayi: raf ile kayıt neden ayrışır?

Program ne kadar düzgün tutulsa da raf ile kayıt zamanla ayrışır; sayım bu farkı bulup düzeltmektir. Vergi Usul Kanunu'na göre bilanço esasına göre defter tutanlar ve işletme hesabı esasına göre defter tutup mal alıp satan ya da üreten işletmeler her hesap döneminin sonunda envanter çıkarır. Envanter çıkarmak; mevcutları saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemektir (madde 185, 186 ve 195). Yani yıl sonu sayımı yalnız düzen için değil, defterin için de gerekir. Hangi defteri tuttuğundan emin değilsen mali müşavirine sor.

Sayım nasıl yapılır?

1. Sayım gününü belirle; sayarken mal girişini ve sevkiyatı mümkünse durdur.
2. Ürün listesini raf yeriyle birlikte Excel'e al, rafa göre sırala; sayım kâğıdın bu olsun.
3. Raf raf say; tartılan malı tart, metreyle satılanı ölç.
4. Büyük çıkan farkları başka birine yeniden saydır.
5. Sayılan miktarı programa sayım tarihiyle gir. Fark "sayım düzeltmesi" olarak kaydolmalı; satış ya da alış gibi girilirse ciron ve kârın bozulur.

Fire ve zayi satış değildir

Bozulan, kırılan, tarihi geçen mal da stoktan çıkar ama satılmamıştır. Onu satış gibi düşersen ciron şişer; hiç düşmezsen stok fazla görünür. Ayrı bir zayi kaydı tut, nedenini (bozuldu, tarihi geçti, döküldü) ve alış fiyatıyla maliyetini yaz. Ay sonunda 2.450,00 TL'lik malın çöpe gittiğini görmek, siparişi küçültmen için yeterli bir sebeptir. Değeri düşen ya da imha edilen malın vergi tarafını mali müşavirine bırak.

Sık yapılan hatalar

• Gelen malın alış faturasını girmeyi unutmak: satış sürer, stok eksiye düşer.
• Aynı malı hem irsaliyeyle hem faturayla stoğa girmek: stok iki kat görünür.
• Müşteri iadesini kaydetmemek: mal rafta, kayıtta yok. Nasıl belgeleneceği iade faturası nasıl kesilir yazımızda.
• Varyantları karıştırmak: kırmızı M satılmış ama kayıtta kırmızı L düşmüş.
• Mal geri geldiği hâlde iptal edilen faturanın ürünlerini stoğa geri almamak.

Kritik stok seviyesi nasıl belirlenir?

Kritik stok, "bu miktarın altına inince sipariş ver" dediğin seviyedir. Çok düşük koyarsan mal biter ve müşteri boş rafla karşılaşır; çok yüksek koyarsan paran rafta bekler. Basit bir hesapla başla:

Kritik seviye = günlük ortalama satış × (tedarik süresi + güvenlik payı)

Örnek: Bir ürün günde ortalama 6 adet satıyor, tedarikçi siparişi 5 günde getiriyor, gecikmelere karşı 2 gün pay bırakıyorsun. Kritik seviye 6 × (5 + 2) = 42 adet olur. Stok 42'ye inince sipariş verirsen yeni mal gelene kadar rafın boşalmaz.

• Satış hızını hızlı dönen üründe son 30 günden, yavaş dönende son 90 günden hesapla.
• Mevsimlik ürünlerde seviyeyi sezon başında ve sonunda yeniden ayarla.
• Aylardır satılmayan ürünleri ayrıca izle: onlarda sorun bitmek değil, rafta para bağlamaktır.

Barkod programı ve varyantlı ürünler

"Barkod programı" diye aranan şey çoğu zaman üç işi kapsar: ürüne barkod vermek, etiket basmak ve satışta ya da sayımda barkodu okutup ürünü hatasız bulmak.

• Üreticinin barkodu varsa onu ürün kartına yaz; aynı ürüne ikinci bir barkod uydurma.
• Barkodu olmayan ürüne (kendi ürettiğin, açıktan satılan mal) mağaza içi barkod verilir. Bunun için GS1'in dolaşımı kısıtlı numaralara ayırdığı, 2 ile başlayan 13 haneli aralık kullanılır. Bu numara yalnız senin işletmende anlam taşır; başka bir mağazada aynı numara başka bir ürünü gösterebilir.
• Aynı barkod iki üründe olmamalı; okuyucu yanlış ürünü getirir, stok yanlış kalemden düşer.
• Barkod okuyucu: USB okuyucuların çoğu klavye gibi çalışır; okuttuğun kod imlecin durduğu kutuya yazılır.

Varyant: renk, beden, numara

Bir tişörtün 3 rengi ve 4 bedeni varsa 12 ayrı stok kalemin var demektir. "Tişört: 40 adet" bilgisi hangi bedenin bittiğini söylemez. Her kombinasyonun kendi stoğu ve barkodu olmalı; varyantları bir ana ürüne bağlarsan modeli tek yerden yönetir, bedenleri ayrı ayrı izlersin.

Üretimde ve e-ticarette stok

Reçeteyle üretim

Kendi ürününü üretiyorsan stok iki yönlü işler: hammadde azalır, mamul artar. Reçete, mamulün ne kadar hammadde tükettiğini yazar. Örnek: 1 kazan reçel 50 kavanoz verir; kazana 20 kg meyve, 15 kg şeker, 50 kavanoz ve 50 kapak girer. 100 kavanoz üretince stoktan 40 kg meyve, 30 kg şeker, 100 boş kavanoz ve 100 kapak düşer, 100 kavanoz reçel girer.

Vergi Usul Kanunu'na göre imal edilen malın maliyetine hammaddenin yanında işçilik ve genel imal giderlerinden düşen pay da girer (madde 275). Reçetedeki hammadde maliyeti bu hesabın başlangıcıdır; kesin maliyeti mali müşavirinle tamamla. Atölye ve imalathaneler için ayrıntılar üretim ve atölye sayfamızda.

E-ticarette stok eşitleme

Aynı ürünü dükkânda, kendi sitende ve birkaç pazaryerinde satıyorsan asıl risk, biten ürünü satmaktır: iptal ettiğin sipariş müşteriyi kaçırır. Çözüm, stoğu tek yerde tutup mağazalara oradan göndermektir. Dikkat edilecekler:

• Ürünün mağazada tanındığı kod (barkod ya da stok kodu) programdaki kartla aynı olmalı.
• Siparişi gelmiş ama faturası kesilmemiş mal, mağazaya gönderilen miktardan düşülmeli; yoksa aynı ürün iki kez satılır.
• Stoğu programdan gönderiyorsan pazaryeri panelinde miktarı elle değiştirme; bir sonraki gönderimde programdaki miktar geçerli olur.

Bağlantının nasıl kurulduğunu pazaryeri entegrasyonu sayfamızda, mağazaya özel ayrıntıları Trendyol entegrasyonu ve WooCommerce entegrasyonu sayfalarında bulursun.

Excel mi, stok takip programı mı? Seçerken kontrol listesi

Az ürünün varsa ve kayıtları tek başına tutuyorsan Excel bir süre iş görür; ücretsiz stok takip Excel şablonumuzla başlayabilirsin. Ürün sayısı arttığında, ikinci bir kişi kayıt girmeye başladığında ya da internetten satışa geçtiğinde programa geçmek zaman kazandırır.

Stok takip programı seçerken sor

• Satış faturası kesince stok düşüyor, fatura iptal edilince geri geliyor mu?
• Birden çok depo ve depolar arası transfer var mı?
• Sayım farkı satıştan ve alıştan ayrı, tarihiyle kaydediliyor mu?
• Fire ve zayi, satış sayılmadan stoktan düşülebiliyor mu?
• Kg, litre, metre gibi küsuratlı miktar girilebiliyor mu?
• Varyant, barkod ve etiket basma var mı?
• Maliyet hangi yöntemle hesaplanıyor, ürün bazında kâr görülüyor mu?
• Ürünler ve açılış stoğu Excel'den aktarılıyor, listeler Excel'e alınabiliyor mu?
• Pazaryerinde ya da kendi e-ticaret sitende satıyorsan stok oraya gidiyor mu?
• Parti (lot) ya da son kullanma tarihi izlemen gerekiyorsa program bunu yapıyor mu?
• Yanlış girilen bir hareketi silebiliyor ya da geri alabiliyor musun?

Uygun Muhasebe'de stok takibi nasıl işler?

Uygun Muhasebe'de stok; fatura, irsaliye ve cariyle aynı kayıtlardan çalışır. Yukarıdaki konuların programdaki karşılığı:

• Belge ve stok birlikte: Satış faturası onaylanınca çıkış, alış faturası onaylanınca giriş yazılır. Faturayı iptal ederken ürünlerin stoğa geri eklenip eklenmeyeceğini seçersin. Belgeden gelen hareket tek başına silinmez, belgesiyle düzelir; elle girdiğin giriş, çıkış, sayım ve zayi kaydını silebilirsin.
• Eksi stok uyarısı: Stokta görünmeyen malı faturalarsan satış durmaz; onaydan sonra hangi ürünün eksiye düştüğü yazılır.
• Tarihli sayım: 31.12.2026 sayımını 04.01.2027'de girsen bile fark 31.12.2026 akşamındaki stoğa göre hesaplanır; aradaki satışlar farka karışmaz.
• Zayi: Nedeniyle kaydedilir, ciroya ve kâra girmez; listede alış fiyatıyla toplam maliyeti görünür.
• Depolar: Faturalardan gelen hareketler varsayılan depoya yazılır. Çok satırlı transfer fişi numara alır ve yazdırılır; çıkış deposunda yeterli mal yoksa kaydedilmez.
• Maliyet: Kârlılık raporu varsayılan olarak ağırlıklı ortalama alış maliyetini kullanır; istersen satış günündeki ürün kartı alış fiyatına geçersin. Stok değeri raporu eldeki miktarı kartın alış ve satış fiyatıyla çarpıp potansiyel kârı gösterir. İlk giren ilk çıkar yöntemiyle hesap yapılmaz.
• Raporlar: "Stok kaç gün yeter?" son 30 ya da 90 günün satış hızıyla her ürünün tahmini bitiş gününü, "Hareket görmeyen ürünler" son 30, 60, 90 ya da 180 gündür satılmayan malı ve içinde yatan parayı gösterir. Kritik seviyedekiler panoda listelenir, stok listesinde ayrıca süzülür.
• Barkod: Barkodu boş ürüne "Barkod üret" ile 2 ile başlayan mağaza içi barkod verilir; kasa ayarına yazdığın terazi (tartılı ürün) önekleri atlanır. Aynı barkod ikinci bir ürüne kaydedilmez; hangi üründe olduğu gösterilir. Etiket A4 kâğıda (sayfada 24) ya da 80 veya 58 mm etiket yazıcıya basılır. Stok listesinde ürün adı, stok kodu, barkod ve raf yeriyle arama yaparsın. Kasada barkod okutarak satış ise ayrı bir ürün olan dokunmatik kasanın işidir; ayrıntılar POS çözümleri sayfamızda.
• Varyant: "Renk: Kırmızı, Mavi" ve "Beden: S, M, L" satırlarını yazınca bütün kombinasyonlar tek seferde açılır (bir seferde en fazla 200); her birinin stoğu, barkodu ve fiyatı ayrıdır.
• Üretim: Reçeteyle açtığın üretim fişi hammaddeleri stoktan düşer, mamulü hammaddelerin ortalama alış maliyetinden hesaplanan birim maliyetle stoğa sokar; yetmeyen hammadde varsa eksiye düşenleri söyler.
• Gelen e-Fatura: Tedarikçinin satırı stok koduyla, barkodla, kartına yazdığın tedarikçi koduyla ya da birebir aynı adla ürüne bağlanır; yalnız adı benzeyen ürüne kendiliğinden bağlanmaz.
• Pazaryeri ve e-ticaret sitesi: Mağaza ayarında stok gönderimini (istersen fiyatı da) açarsın; tek tuşla gider, siparişleri kendiliğinden çekilen mağazalarda günde bir kez kendiliğinden de gönderilir. İptal edilmemiş ama faturası henüz onaylanmamış son 30 günün siparişleri gönderilen miktardan düşülür. Hangi mağazanın hazır olduğunu entegrasyonlar sayfasında görürsün.