idefix ile Uygun Muhasebe arasında neler eşitlenir?
idefix mağazanı satıcı panelindeki API bilgileriyle bir kez bağlarsın. Kaydettiğin anda son 14 günün sevkiyatları gelir; sonrakiler 15 dakikada bir kendiliğinden alınır. Tablo, hangi bilginin bugün gerçekten aktığını gösterir.
| Bilgi | Var mı? | Ayrıntı |
|---|---|---|
| Sevkiyatlar ve durumları | Evet | Yeni, kargoya hazır, hazırlanıyor, faturalandı, kargoda, teslim edildi, teslim edilemedi, iptal, tedarik edilemedi ve bölündü durumları siparişin yanında görünür. |
| Fatura taslağı ve müşteri kartı | Evet | Her yeni sevkiyata taslak açılır (mağaza ayarından kapatabilirsin); alıcı cari olarak eklenir. |
| Faturanın idefix'e bildirilmesi | Evet | Siparişleri kendiliğinden çekme açıkken onaylanan faturanın bağlantısı sevkiyata işlenir. |
| İptal, tedarik edilemedi, bölünen sevkiyat | Evet | Onaylanmamış taslak silinir; onaylı faturada uyarı çıkar. |
| İade talepleri | Kısmen | Onaylanmış, yani parası müşteriye dönmüş iadeler idefix'in iade servisinden okunur ve siparişe işlenir; talebi idefix panelinde yönetirsin. |
| Stok miktarı | Evet | Barkodla; mağaza ayarında açarsan. |
| Satış fiyatı | Evet | KDV dahil gider; tavsiye edilen (üstü çizili) fiyat alanına 0 yazılır. |
| Yeni ürün açma | Evet | Ürün yayınla ekranından, varyantlarıyla. |
| Açılmış ürünün başlık, açıklama ve görsel güncellemesi | Hayır | idefix'in API'si açılmış üründe yalnız stok ve fiyat güncellemesine izin veriyor. |
| Kargo bilgisi | Kısmen | Kargo firması, takip numarası ve takip adresi idefix'ten gelir; idefix'e kargo kodu gönderilmez. |
| Sevkiyat durumunu idefix'te değiştirme | Hayır | "Hazırlanıyor" gibi durumları idefix'e sen bildirirsin. |
| Müşteri soruları | Hayır | idefix'te yanıtlarsın. |
| Hakediş ve komisyon mutabakatı | Hayır | idefix'in ödemesini tahsilat, komisyon kesintisini gider olarak kendin kaydedersin. |
idefix'te sipariş değil, sevkiyat gelir
idefix'te bir siparişin altında sevkiyatlar bulunur; satıcı kendi sevkiyatlarını çeker. Uygun Muhasebe her sevkiyatı ayrı kayıt olarak tutar. Listede idefix'in sipariş numarası yazar, fatura sevkiyat başına açılır.
idefix'in sevkiyat listesinde her ürün satırı 1 adettir, ayrı bir adet alanı yoktur. Uygun Muhasebe aynı barkodlu ve aynı fiyatlı satırları toplayıp faturaya adetli tek satır yazar. Örnek: sevkiyatta 149,90 TL'lik seramik kupa için üç satır var; taslak faturada kupa 3 adet, toplam 449,70 TL olarak yer alır. Aynı ürün farklı indirimli fiyatla geldiyse ayrı satır kalır. idefix bir satırı iptal ya da tedarik edilemedi durumunda gösterirse o satır faturaya alınmaz.
idefix'in belgesine göre bir sevkiyat bölündüğünde aynı sipariş numarasında yeni sevkiyat açılır, eskisinin durumu "bölündü" olur. Uygun Muhasebe bölünen sevkiyatı faturalamaz; yeni sevkiyatların her birinin faturası ayrı açılır. Tedarik edilemedi olarak işaretlenen sevkiyat da iptal sayılır.
Yine idefix'in belgesine göre sevkiyat "hazırlanıyor" durumuna geçtikten sonra artık iptal edilemez. Bu durumu idefix'e sen bildirirsin; Uygun Muhasebe durumu yalnız okur.
idefix siparişine e-Arşiv mi, e-Fatura mı?
idefix, sevkiyatta alıcının bireysel mi kurumsal mı olduğunu bildirir. Kurumsal alıcının unvanı, vergi numarası ve vergi dairesi fatura adresinden gelir. Bireysel alıcıda ad soyad ve varsa T.C. kimlik numarası alınır; ikisinin farkı için VKN ve TCKN terimine bak. e-Belge bölümü açıksa faturanın türü alıcıya göre seçilir:
- Sen e-Fatura kullanıcısıysan Uygun Muhasebe alıcının vergi numarasını sorgular; alıcı e-Fatura sisteminde kayıtlıysa fatura e-Fatura olur.
- Alıcı e-Fatura sisteminde kayıtlı değilse (bireysel alıcı, e-Fatura kullanmayan firma) ya da sen e-Fatura kullanıcısı değilsen e-Arşiv fatura kesilir.
e-Arşiv faturaya internet satışı bilgileri siparişten yazılır: satışın yapıldığı adres olarak www.idefix.com, ödeme şekli olarak ödeme aracısı, aracı olarak idefix, ödeme tarihi, kargo firması ve gönderim tarihi. Ayrıntılar e-Arşiv fatura programı sayfasında; e-Belge'ye geçmek zorunda olup olmadığını e-Fatura zorunluluğu yazısında ve mali müşavirinle kontrol et.
İndirimli tutar ve uyarılar
Fatura, satırın indirimli tutarıyla açılır. idefix'in belgesine göre bireysel siparişte platform indirimi ve kupon alanları 0 döner. Kurumsal siparişte idefix'in karşıladığı bir indirim gelirse taslak "idefix siparişte 10,00 TL indirim yapmış; fatura tutarını kontrol et" gibi bir uyarıyla bekler ve toplu onaya girmez. Bu indirimin faturaya nasıl yansıyacağını mali müşavirinle netleştir.
Fatura idefix'e nasıl ulaşır?
idefix'in geliştirici belgesine göre fatura sevkiyata üç yolla eklenebilir: fatura bağlantısı servisi, satıcı panelinde Siparişlerim altındaki fatura yükleme ve sevkiyatta yazan maskeli e-posta adresine PDF ya da bağlantı göndermek (idefix sık sorulan sorular).
Uygun Muhasebe ilk yolu kullanır. Siparişleri kendiliğinden çekme açıkken onayladığın faturanın bağlantısı, 15 dakikada bir çalışan görevle sevkiyat numarasıyla idefix'e işlenir; elle yükleme yapmazsın. e-Belge bölümü açıksa önce faturanın GİB'e gitmesi beklenir ve idefix'e resmî belgenin bağlantısı gider. Sipariş tarihi son 30 gün içinde olan sevkiyatlar bildirilir; daha eskisinin faturasını panelden yüklersin.
Yanlış kestiğin faturayı iptal edip siparişten yenisini açarsan yeni faturanın bağlantısı da gönderilir. idefix'teki siparişte yeni faturanın göründüğünü bir kez kontrol et; görünmüyorsa panelden yükle.
Stok ve fiyat gönderirken dikkat et
idefix ürünü barkodla tanır. Ürün kartındaki barkod idefix'tekiyle aynıysa ürün kendiliğinden eşleşir; tutmayan barkodlar Ürün eşleştirme listesine düşer. Eşleşmeyen satır faturada stoktan düşmez, bu yüzden ilk bağlantıda listeyi bir kez temizle.
- Stok: giden miktar, depodaki stoktan faturası henüz onaylanmamış siparişler düşülerek hesaplanır. Rafta 10 kupa varken başka mağazadan gelen 3 adetlik sipariş onay bekliyorsa idefix'e 7 gider. Stok takibi kapalı ürünün stoğu gönderilmez. Uygun Muhasebe'de hiç stok kaydı yokken stok gönderimi açılmaz; önce açılış stoğunu girersin, yoksa idefix'teki bütün ürünler 0'a inerdi.
- Fiyat: ürün kartındaki satış fiyatına KDV eklenir. KDV hariç 250,00 TL olan %20 KDV'li ürün idefix'e 300,00 TL olarak gider; başka oranlar için KDV hesaplama aracına bakabilirsin. Tavsiye edilen (üstü çizili) fiyat alanına 0 yazılır; idefix'in belgesinde bu "gönderilmiyor" demektir.
- Ne zaman: Stok ve fiyat güncelleme ekranındaki "Şimdi gönder" ile, ayrıca siparişleri kendiliğinden çekilen mağazada her gün. idefix bir istekte en çok 200 ürün aldığı için uzun liste 200'lük parçalarla gider; idefix'in istek numaraları ekranda yazar.
idefix panelinde fiyatı elle değiştiriyorsan fiyat gönderimini kapalı tut; açık kalırsa sonraki gönderimde ürün kartındaki fiyat idefix'tekinin üstüne yazılır. Stoğun tek kaynağı ürün kartı olduğundan rafa giren malı Uygun Muhasebe'de işlemeyi unutma; depo ve sayım için stok takip programı sayfasına bak.
idefix'te yeni ürün açmak
Ürün yayınla ekranında Uygun Muhasebe'deki ürün kartını varyantlarıyla idefix'te yeni ürün olarak açarsın. Kategoriyi idefix'in kategori ağacında arayıp seçer, zorunlu özellikleri ve markayı idefix'in listelerinden doldurursun. Kargoya verme süresi gün olarak sorulur. idefix barkod başına en çok 8 görsel alır; bir seferde en çok 200 varyant gönderilir.
Gönderdikten sonra her varyantın sonucunu aynı ekranda izlersin:
- Pazaryeri işliyor, Onay bekliyor: idefix isteği işliyor ya da ürünü inceliyor.
- Yayında: ürün satışa hazır ya da katalogdaki bir ürünle eşleşti.
- Eşleşme onayın bekleniyor: ürün idefix kataloğunda zaten var; idefix panelinde onaylayıp satışa açarsın.
- Reddedildi: neden Türkçe yazar, ör. "Kategorinin zorunlu bir özelliği eksik." ya da "Marka idefix'te yok."
Seçtiğin kategori ve özellikler Uygun Muhasebe'deki kategoriye göre saklanır; aynı kategorideki sonraki ürün dolu gelir.
Kargo, iptal ve iade
idefix sevkiyatta kargo firmasını, takip numarasını ve takip adresini verir. Kargo takibi bölümü açıksa Uygun Muhasebe gönderiyi oraya ekler; durum (kargoda, teslim edildi, teslim edilemedi) idefix'ten gelir. Sipariş listesinden termal ya da A4 kargo etiketi yazdırabilirsin: idefix sevkiyatta gönderi kodu verdiyse barkod olarak o, yoksa takip numarası basılır. Bu etiketi Uygun Muhasebe hazırlar, idefix'ten ayrıca etiket alınmaz.
Faturası onaylanmamış sevkiyat iptal edilirse taslak kendiliğinden silinir. Faturası onaylıysa sipariş listesinde "İptal edildi · faturayı iptal et" uyarısı çıkar. Bu uyarıyı görünce önce idefix'te sevkiyatın iptal mi iade mi olduğuna bak: mal müşteriye ulaşıp geri geldiyse fatura iptal edilmez, iade kaydı açılır.
Fatura onaylanmadan önce sevkiyatın satırları değişirse taslak kalan satırlarla yeniden açılır; onaylandıktan sonra değişirse siparişte uyarı çıkar. idefix iade taleplerini ayrı bir iade servisinden verir; Uygun Muhasebe bu servisten onaylanmış, yani parası müşteriye dönmüş iadeleri son 45 günden okur ve siparişe işler. Sevkiyatın tamamı iade edildiyse sipariş "İade edildi" olur ve onaylı faturada iade kaydını açman istenir; bir kısmıysa sevkiyat kalan satırlarla devam eder. Talebi onaylamak ya da reddetmek idefix panelinde yapılır. İade kaydını faturadaki "Müşteri iade etti" ile açarsın, ürün stoğa geri girer. Vatandaş iadesinde hangi belgeyi düzenleyeceğin iade faturası nasıl kesilir yazısında.
idefix'i diğer mağazalarınla birlikte yönetmek için pazaryeri entegrasyonu sayfasına, pazaryeri faturasının elle nasıl kesildiğini görmek için Trendyol siparişine fatura kesme yazısına bak. Birden çok kanalda satıyorsan e-ticaret satıcıları için ön muhasebe sayfası da işine yarar.
idefix bağlantısı adım adım
- 1
idefix'te API oluştur
idefix Satıcı Paneli'nde Hesap Bilgilerim > Entegrasyon Bilgileri sayfasını aç ve Yeni API Oluştur'a bas. API Key ve API Secret Key kayıtlı e-posta adresine gelir.
- 2
Satıcı ID'ni kopyala
Satıcı ID de aynı Entegrasyon Bilgileri sayfasında yazar. Satıcı ID, API Key ve API Secret Key'i yanına al.
- 3
Uygun Muhasebe'de mağaza bağla
Pazaryeri > Mağazalar'da Mağaza bağla'ya bas, pazaryeri olarak idefix'i seç. Satıcı ID, API Key ve API Secret Key alanlarını doldurup kaydet.
- 4
İlk sevkiyatları kontrol et
Kaydettiğinde bağlantı denenir ve son 14 günün sevkiyatları gelir; sonrakiler 15 dakikada bir kendiliğinden alınır. Bağlantı kurulamazsa nedeni ekranda yazar.
- 5
Barkodları eşleştir
Barkodu ürün kartınla tutmayan ürünleri Pazaryeri > Ürün eşleştirme'den bir kez eşleştir. Eşleşmeyen satır faturada stoktan düşmez.
- 6
Stok ve fiyat gönderimini aç
İstersen mağaza ayarlarında stok ve fiyat gönderimini aç; stok gönderimi için önce ürünlerin açılış stoğunu girmiş olmalısın. İlk gönderimi Stok ve fiyat güncelleme ekranındaki Şimdi gönder ile yaparsın.
Pazaryeri ve platform adları ile logoları sahiplerinin markasıdır. Pazaryerinin kuralları değişebilir; güncel koşullar için satıcı panelindeki duyurulara bak.