e-İrsaliye nedir?
e-İrsaliye, malı bir yerden başka bir yere gönderirken düzenlediğin sevk irsaliyesinin elektronik hâlidir. Yeni bir belge türü değildir; kâğıt sevk irsaliyesiyle aynı hukuki niteliğe sahiptir. Farkı, belgenin elektronik ortamda düzenlenip elektronik sertifikayla imzalanması, alıcı da e-İrsaliye kullanıyorsa Gelir İdaresi (GİB) sistemi üzerinden ona gitmesi ve elektronik olarak saklanmasıdır.
Vergi Usul Kanunu'nun 230. maddesine göre sevk irsaliyesi şu durumlarda düzenlenir ve araçta bulunur: malı alıcıya sen taşıyor ya da taşıtıyorsan, malı iş yerlerin ya da şubelerin arasında taşıyorsan, satılmak üzere bir komisyoncuya gönderiyorsan. Malı alıcı kendisi taşıyorsa irsaliyeyi alıcı düzenler. Nihai tüketici perakende aldığı malı kendisi götürüyorsa faturası ya da fişi yeterlidir; irsaliye aranmaz.
e-İrsaliye ilk olarak 17.12.2017'de Resmî Gazete'de yayımlanan 487 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile düzenlendi. 19.10.2019'da yayımlanan 509 Sıra No.lu Tebliğ e-belge kurallarını tek metinde topladı ve 487'yi yürürlükten kaldırdı; bugün kurallar 509'un e-İrsaliye bölümünde ve GİB'in e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu'nda yer alır. Kısa tanım için sözlükteki e-İrsaliye maddesine bakabilirsin.
Kimler e-İrsaliye'ye geçmek zorunda?
Zorunluluk iki ölçüte dayanır: ciro (brüt satış hasılatı) ve faaliyet. Kapsama giren işletme, kestiği sevk irsaliyelerini e-İrsaliye olarak düzenler; e-İrsaliye kullanan tedarikçilerinden gelen irsaliyeyi de e-İrsaliye olarak alır. 509 Sıra No.lu Tebliğ'in güncel hâline göre gruplar şunlar:
| Kim | Şart | Ne zaman başlar? |
|---|---|---|
| e-Fatura kullanıcısı olan işletmeler | 2021 ve sonraki yıllarda brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri | Sınıra ulaşılan yılı izleyen yılın 1 Temmuz'u |
| Demir-çelik (GTİP 72) ve demir ya da çelikten eşya (GTİP 73) imal, ithal veya ihraç edenler | Ciro şartı yok; ticari kazancı basit usulde belirlenenler hariç | Şartın sağlandığı ayı izleyen 4. ayın başı |
| İnşaat Demiri İzleme Sistemi'ne geçmesi zorunlu olanlar | 2024 ve sonraki yıllarda brüt satış hasılatı 1 milyon TL ve üzeri | Şartın sağlandığı ayı izleyen 4. ayın başı |
| Sebze ve meyve ticareti yapan komisyoncu ve tüccarlar (5957 sayılı Kanun, Hal Kayıt Sistemi) | Ciro şartı yok | Şartın sağlandığı ayı izleyen 4. ayın başı |
| Gübre Takip Sistemi'ne kayıtlı kullanıcılar | Ciro şartı yok | Şartın sağlandığı ayı izleyen 4. ayın başı |
| ÖTV (I) sayılı listedeki mallar (benzin, motorin, LPG gibi) için EPDK'dan lisans alanlar, bayilik lisansı dahil | Ciro şartı yok | Şartın sağlandığı ayı izleyen 4. ayın başı |
| ÖTV (III) sayılı listedeki malları (kolalı gazoz, alkollü içki, tütün mamulü gibi) imal veya ithal edenler, ana bayi ya da distribütör olarak pazarlayanlar | Ciro şartı yok | Şartın sağlandığı ayı izleyen 4. ayın başı |
| Maden Kanunu kapsamında işletme ruhsatı ya da sertifikası sahipleri ve onlarla sözleşmeyle maden üretenler | Ciro şartı yok | Şartın sağlandığı ayı izleyen 4. ayın başı |
| Şeker imal edenler (4634 sayılı Şeker Kanunu) | Ciro şartı yok | Şartın sağlandığı ayı izleyen 4. ayın başı |
| GİB'in yazılı bildirim yaptığı işletmeler | Riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük bulunanlar; faaliyet ve ciroya bakılmaz | Bildirimdeki tarih (hazırlık için en az 3 ay verilir) |
Listeye son eklenen grup, 12.11.2024'te yayımlanan 573 Sıra No.lu Tebliğ'le gelen inşaat demiri satırıdır. Bu gruplara girmeyen işletmeler için e-İrsaliye zorunlu değildir; isteyen gönüllü geçebilir. e-Fatura'nın ciro sınırları ayrıdır ve daha düşüktür; onları e-Fatura zorunluluğu yazımızda anlattık.
Geçiş süreleri: ne zaman başlarsın?
- Ciro sınırına ulaşanlar: Sınıra ulaşılan yılı izleyen yılın yedinci ayının başından, yani 1 Temmuz'dan itibaren (özel hesap dönemin varsa izleyen hesap döneminin yedinci ayından). Örnek: e-Fatura kullanıyorsun ve 2025 yılı brüt satış hasılatın 12.400.000 TL; zorunluluğun en geç 01.07.2026'da başladı. Hasılatın 2026'da ilk kez 10 milyon TL'ye ulaşırsa geçiş tarihin 01.07.2027 olur.
- Faaliyete bağlı gruplar: Şartın sağlandığı ayı izleyen dördüncü ayın başından itibaren. Örneğin Kasım 2026'da demir-çelik ithalatına başlayan bir işletme için zorunluluk 01.03.2027'de başlar.
- Yazılı bildirim alanlar: Bildirimde yazan tarihte; GİB hazırlık için en az 3 ay süre verir.
e-İrsaliye'ye geçtiğin ayın sonuna kadar sevk irsaliyesini kâğıt olarak da düzenleyebilirsin. Ama aynı sevkiyat için yalnız bir belge düzenlenir: ya e-İrsaliye ya kâğıt irsaliye. O ayın sonundan sonra kâğıt sevk irsaliyesi düzenlemek cezaya konu olur.
Zorunluluğun başladığı tarihe kadar hiçbir yöntemle başvurmadıysan GİB, senin adına GİB Portal hesabını kendiliğinden tanımlayabilir. Yine de bunu bekleme: başvurunun onaylanması ve ekibinin yeni düzene alışması zaman alır.
e-İrsaliye başvurusu nasıl yapılır?
Zorunlu olsun gönüllü olsun, e-İrsaliye'ye geçebilmek için önce e-Fatura kullanıcısı olman gerekir. e-Fatura'ya henüz geçmediysen ilk adım odur; nasıl çalıştığını e-Fatura programı sayfamızda anlattık.
GİB'in kılavuzuna göre e-İrsaliye'yi üç yöntemden biriyle kullanırsın; başvuru da yönteme göre değişir (GİB'in e-İrsaliye başvuru rehberi):
- GİB Portal yöntemi: Belgeyi Gelir İdaresi'nin internet portalında düzenleyip gönderirsin; bilgileri portala ayrıca girersin. e-Fatura'yı portaldan kullanıyorsan e-İrsaliye'yi portalın içinden açarsın; GİB'e ayrıca bildirim yapman gerekmez.
- Özel entegratör yöntemi: GİB'den e-İrsaliye izni almış bir özel entegratörle anlaşırsın; hesabını entegratör tanımlar, GİB'e ayrıca bildirim yapmazsın. Kullandığın program bir özel entegratöre bağlıysa irsaliyeyi programdan gönderirsin.
- Doğrudan entegrasyon: Kendi bilgi işlem sistemini GİB'e bağlarsın. GİB'e dilekçe ve test tanım formuyla başvurulur; testleri başarıyla tamamlayana izin verilir. Bilgi işlem altyapısı yeterli olan işletmeler içindir.
e-Fatura'da hangi yöntemi kullanıyorsan e-İrsaliye'de de onu seçebilirsin; istersen farklı bir yöntem ya da farklı bir özel entegratör de seçebilirsin. Ancak e-İrsaliye'yi aynı anda yalnız bir yöntemle kullanırsın.
Adım adım geçiş
- Zorunlu musun, ne zamandan beri? Hasılatını ve faaliyetini tablodaki gruplarla karşılaştır; emin değilsen mali müşavirine sor.
- e-Fatura kullanıcısı ol: Başvuruyu şahıs işletmesinde sahibinin e-imzası ya da mali mühür, şirkette mali mühür ile imzalarsın. Bkz. e-imza nasıl alınır.
- Yöntemini seç ve başvur: Yukarıdaki üç yoldan birini seç. Özel entegratörle çalışıyorsan anlaşmayı ve başvuruyu entegratörün ya da onunla çalışan programın ekranından yaparsın.
- Kayıtlarını hazırla: Müşterilerin vergi numaraları ve teslim adresleri, ürün adları ve birimleri, depo bilgisi, araç plakaları; şoförlerin adı, soyadı ve T.C. kimlik numarası.
- Kâğıt irsaliyelerini ayır: Kılavuza göre elindeki matbu irsaliyeleri imha etmek zorunda değilsin; arıza gibi durumlar için yeterli sayıda bulundurman gerekir. İmha etmek istersen vergi dairene başvurup tutanakla iptal ettirirsin.
- Müşterilerine ve tedarikçilerine haber ver: İrsaliyelerin artık elektronik geleceğini bildir.
e-İrsaliye ne zaman düzenlenir, alıcı nasıl yanıt verir?
- Sevkten önce: e-İrsaliye malın fiili sevkinden önce düzenlenip GİB sistemine iletilir. Özel entegratör kullanıyorsan kılavuza göre belgenin entegratöre iletilmesi sevkiyatı başlatmak için yeterlidir.
- Araçta: Sevk sırasında e-İrsaliyenin kâğıt çıktısı araçta bulunur ya da elektronik olarak gösterilir. Çıktıda ıslak imza ya da kaşe, e-İrsaliye kullanmayan alıcı kâğıt çıktı istemedikçe zorunlu değildir.
- Zorunlu bilgiler: Düzenleme tarihi ve belge numarası; gönderenin ve alıcının adı ya da unvanı, adresi, vergi dairesi ve numarası; farklıysa teslimat adresi; malın cinsi ve miktarı; fiili sevk tarihi ile saat ve dakikası. Kılavuza göre aracın plakası ile şoförün adı, soyadı ve T.C. kimlik numarası ya da taşımayı yapan kargo firmasının bilgileri de yazılır.
- Şoför ya da araç henüz belli değilse: Belgeyi taslak olarak kaydeder, eksikleri sevkiyat başlarken tamamlayıp onaylarsın. Onaylanmamış taslağın çıktısı geçerli değildir.
- Önce fatura kestiysen: e-İrsaliyeye faturanın tarihini ve numarasını da yazarsın.
Alıcının yanıtı
GİB'in e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu'na göre alıcı, fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde irsaliye yanıtıyla malın tamamını kabul edebilir ya da bir kısmını kabul edip kalanını reddedebilir. Yanıt vermek zorunlu değildir; 7 gün içinde yanıt gelmezse malın tamamı teslim alınmış ve tamamı için fatura kesilecek kabul edilir. Mal eksik teslim edildiği hâlde yanıt verilmediyse teslim edilen miktarı tutanak ya da teslim belgesiyle göstermen ve saklaman gerekir.
e-İrsaliye iptal edilemez. Alıcı ya da mal tamamen yanlışsa alıcı belgenin tamamını reddedebilir; ama bu red yalnız malın fiili sevkinden önce geçerlidir. Mal yola çıktıktan sonra geri dönüyorsa ya da başka bir alıcıya gidecekse yeni bir e-İrsaliye düzenlenir.
e-İrsaliye kullanmayan alıcıya
e-İrsaliye'ye geçtiysen alıcın e-İrsaliye kullanıcısı olmasa da sevk irsaliyesini e-İrsaliye olarak düzenlersin; alıcıya isteğine göre elektronik olarak ya da kâğıt çıktı olarak verirsin. Kâğıt çıktı isteyen alıcı onu kâğıt olarak saklar. T.C. kimlik numarasını paylaşmak istemeyen bir tüketiciye düzenlenen e-İrsaliyede kılavuza göre adı ve soyadı yazılır, numara alanına 11111111111 girilir.
Fatura ne zaman kesilir?
Fatura, malın teslim tarihinden itibaren en geç 7 gün içinde kesilir; ayrıntılar fatura nasıl kesilir yazımızda. Malı teslim anında faturayla gönderiyorsan saat ve dakikası yazılı, "İrsaliye yerine geçer" ibareli ve imzalı e-Fatura ya da e-Arşiv fatura çıktısı sevk irsaliyesinin yerine geçer; o sevkiyat için ayrıca e-İrsaliye gerekmez. Kâğıt belgede bunun karşılığı irsaliyeli faturadır.
Süresinde geçmezsen ne olur?
509 Sıra No.lu Tebliğ'e göre zorunlu olduğu hâlde e-İrsaliye'ye süresinde geçmeyenlere ve e-İrsaliye olması gereken sevk irsaliyesini kâğıt olarak düzenleyen ya da alanlara Vergi Usul Kanunu'ndaki cezalar uygulanır. Kanunun 353. maddesi sevk irsaliyesini açıkça sayar: elektronik düzenlenmesi gerekirken kâğıda kesilen irsaliye için her belge başına ayrı özel usulsüzlük cezası kesilir. Tutarlar her yıl güncellenir; güncel tutar için mali müşavirine danış.
Bazı durumlarda kâğıt irsaliye cezaya yol açmaz: GİB sistemlerinde arıza ya da bakım; ispat edilmek şartıyla senin ya da entegratörünün sistemindeki arıza ve kesinti; mali mühür ya da e-imza aracının bozulması veya çalınması gibi. Bu durumlarda da kanuni süre aşılmamalıdır. Bu yüzden elinde yeterli sayıda matbu sevk irsaliyesi bulundur; nasıl doldurulduğunu sevk irsaliyesi örneği sayfamızda görebilirsin.
Uygun Muhasebe'de e-İrsaliye
Uygun Muhasebe'de sevkiyat, stok ve fatura birbirine bağlıdır:
- Başvuru: e-Fatura geçişini Uygun Muhasebe üzerinden yaptıysan e-Belge ayarlarında "e-İrsaliye mükellefiyim" seçeneğini işaretlersin. Başvuru anlaşmalı özel entegratörde açılır; "Başvuruyu imzala" düğmesiyle imzalarsın, GİB onayı gelince e-İrsaliye açılır.
- Alıcı kontrolü: Giden irsaliyelerin hepsi e-İrsaliye serisiyle numaralanır. Gönderirken müşterinin GİB listesinde e-İrsaliye kullanıcısı olup olmadığına bakılır: kullanıcıysa belge GİB üzerinden alıcının kutusuna gider ve yanıtı irsaliyenin üzerinde görünür; değilse GİB'in e-İrsaliye sanal alıcısına gider, PDF'ini malla birlikte verirsin.
- Göndermeden önce kontrol: Araç plakası, şoförün adı ve 11 haneli T.C. kimlik numarası (yabancı şoförde pasaport numarası) ya da kargo firmasının unvanı ve vergi numarası, alıcının il, ilçe ve posta kodu eksikse belge gitmeden listelenir.
- Stok bir kez düşer: Önce irsaliye kestiysen stok irsaliyede düşer; irsaliyeden tek tıkla açtığın fatura taslağı stoğu ikinci kez düşürmez. Faturası kesilmemiş sevkiyatlar panoda uyarı olarak görünür.
- Gelen e-İrsaliye: Tedarikçinden gelen e-İrsaliye gelen kutuna düşer; kabul ya da red yanıtını verir, "İrsaliyeye aktar" ile alım irsaliyesi olarak kaydedersin.
Nasıl çalıştığını adım adım görmek için e-İrsaliye programı sayfamıza bak.
Bu yazı genel bilgi içindir; vergi ve hukuk kararlarında mali müşavirine danış. Mevzuat değiştikçe yazıyı güncelliyoruz; güncelleme tarihi başlığın altında.