Başvurudan önce neler hazır olmalı?
e-Fatura başvurusu baştan sona elektronik ortamda yapılır; başvuru formunu kendi elektronik imza aracınla imzalarsın. Gelir İdaresi, imza aracının başvurudan önce elinde olmasını ister. Hangisinin gerektiği işletmenin türüne göre değişir:
| İşletme türü | Başvuruyu ne ile imzalar? | Nereden alınır? |
|---|---|---|
| Şahıs işletmesi (gerçek kişi) | Kendi adına e-imza (nitelikli elektronik sertifika) ya da mali mühür | e-İmza, BTK'nın yetkilendirdiği sertifika sağlayıcılarından; mali mühür Kamu SM'den |
| Limited ve anonim şirket (tüzel kişi) | Şirket adına mali mühür | Kamu SM (TÜBİTAK BİLGEM) |
Şirket ortağının ya da müdürünün kişisel e-imzası, şirketin mali mührünün yerine geçmez. e-İmzanın nasıl sipariş edilip etkinleştirildiğini e-imza nasıl alınır yazımızda adım adım anlattık; iki aracın farkı için sözlükteki mali mühür maddesine bakabilirsin. Mali mühür başvurusunun ayrıntıları Kamu SM'nin mali mühür sayfasında yer alır.
İmza aracının yanında şu bilgileri de hazır tut:
- Kimlik numarası: Şirketsen vergi kimlik numarası (VKN), şahıs işletmesiysen T.C. kimlik numaran (TCKN).
- İşletme bilgileri: Vergi levhandaki gibi unvan, vergi dairesi ve ilçe, il dahil açık iş adresi.
- Sorumlu kişi: Formda şirket sorumlusu olarak yazılacak kişinin adı, iş telefonu ve e-posta adresi. GİB imzalanan başvuru formunu bu adrese gönderir; kullandığın bir adres yaz.
- Yöntem kararı: e-Fatura'yı GİB portalından mı, özel entegratör üzerinden mi, yoksa kendi sisteminle mi kullanacağın. GİB'in başvuru formunda yararlanma yöntemini ve uygulamaya başlama zamanını seçersin.
e-Fatura'ya üç yoldan geçilir: GİB portalı, özel entegratör, doğrudan entegrasyon
509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ne göre e-Fatura'dan üç yöntemle yararlanılır. Seçtiğin yöntem, faturayı hangi ekranda keseceğini, faturaları kimin ileteceğini ve saklama işini nasıl yürüteceğini belirler.
| GİB portalı | Özel entegratör | Doğrudan entegrasyon | |
|---|---|---|---|
| Ne demek? | Gelir İdaresi'nin internet portalında fatura kesersin | GİB'den izin almış bir şirketin sistemi faturalarını gönderir ve alır | Kendi bilgi işlem sistemini GİB'in sistemine bağlarsın |
| Kimin için? | Entegrasyon altyapısı olmayan işletmeler | Çok fatura kesenler, faturayı programından kesmek isteyenler | GİB'in belirlediği şartları (ciro, belge sayısı, bilgi işlem altyapısı gibi) sağlayanlar; GİB'in başvuru ekranına göre yalnız tüzel kişiler |
| Ücret | GİB ücretsiz sunar | Entegratörle ya da onunla çalışan programla yaptığın anlaşmaya göre | Yazılım, sunucu ve test işi sana ait |
| Fatura nasıl kesilir? | Portal ekranında elle yazılır ya da GİB formatında hazırlanan dosya yüklenir | Entegratörün ekranından ya da ona bağlı ön muhasebe programından | Kendi yazılımından |
| Başvuru | GİB'in e-Belge başvuru ekranından; hesabını GİB tanımlar | Entegratörle anlaşıp başvuruyu imzalarsın; entegratör bilgilerini GİB'e iletir | Başvuru ve entegrasyon testleri; çalışmalar başvurudan itibaren en geç 1 yılda bitmeli |
| Saklama | Faturaları indirip kendin saklarsın | GİB'den saklama izni almış kuruluştan hizmet alınabilir; sorumluluk yine sende | Kendi sisteminde saklarsın |
Saklama konusu sık karıştırılır. Tebliğe göre e-Faturayı hangi yolla kesersen kes, faturayı üzerindeki mali mühür ya da e-imzayla birlikte elektronik ortamda saklamak ve istendiğinde göstermek senin görevindir. Başkasından saklama hizmeti almak bu sorumluluğu kaldırmaz ve belgeler Türkiye'de saklanmalıdır. Vergi Usul Kanunu'na göre belgeler, ait oldukları yılı izleyen yıldan başlayarak 5 yıl saklanır (madde 253); Türk Ticaret Kanunu tacirler için 10 yıl öngörür (madde 82). Hangi sürenin sana uyduğunu mali müşavirinle netleştir.
Özel entegratör nedir, ne iş yapar?
Özel entegratör, Gelir İdaresi'nden özel entegrasyon izni almış ve başka işletmelerin e-belgelerini onlar adına oluşturup gönderen, gelen belgeleri alan şirkettir. Tebliğe göre entegratör; e-belgeyi oluşturma, mali mühürle onaylama, zaman damgası kullanma ve belgeyi alıcıya ve GİB'e iletme hizmeti verebilir. İzinli şirketler GİB'in özel entegratörler listesinde yayımlanır; anlaşmadan önce çalışacağın şirketin bu listede olduğunu kontrol et.
Uygulamada iki seçenek görürsün: bir entegratörün kendi ekranını kullanmak ya da bir entegratörle çalışan ön muhasebe programı kullanmak. İkincisinde faturayı programında kestiğinde entegratör üzerinden gider; müşteri bakiyesi, stok ve tahsilat aynı kayıttan güncellenir, faturayı iki ayrı yere yazmazsın. Bilmen gereken birkaç kural:
- Faturayı kim onaylar? Tebliğe göre entegratör kullananların faturaları kendi mali mühürleri ya da e-imzalarıyla, istenirse entegratörün mali mührüyle onaylanır. İkinci durumda her faturada USB takmazsın.
- Gizlilik: Entegratör, faturalardaki ticari bilgileri yalnız e-belge işleri için kullanabilir; taraflardan yazılı izin almadan GİB dışında üçüncü kişilerle paylaşamaz.
- Her belge türünün ayrı listesi var: GİB; e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM ve e-Müstahsil için ayrı entegratör listeleri yayımlar. Bu belgeleri de kullanacaksan entegratörün ilgili listelerde de yer aldığına bak.
- Değiştirebilirsin: GİB'in başvuru rehberine göre yöntemini, yeni yöntemin koşullarını sağlayarak değiştirebilirsin; başka bir özel entegratörle anlaşıp entegratörünü de değiştirebilirsin. Değiştirirken eski faturalarının kopyasını al; saklama sorumluluğu sende kalır.
e-Fatura başvurusu nasıl yapılır? Adım adım
Özel entegratör ya da program üzerinden
- İmza aracını hazırla: e-İmzan ya da mali mührün elinde, şifresi sende ve bilgisayarında çalışır olsun. Sürücüsü ve imza programı kurulu değilse başvuruyu imzalayamazsın.
- Entegratörünü ya da programını seç: GİB listesindeki bir entegratörle ya da onunla çalışan bir programla anlaş.
- Firma bilgilerini gir: VKN ya da TCKN, unvan, vergi dairesi, adres ve sorumlu kişi bilgileri. Hepsini vergi levhandaki gibi yaz.
- Başvuruyu imzala: Entegratörün ya da programın hazırladığı başvuruyu e-imzan ya da mali mührünle imzalarsın. Yararlanma yöntemin özel entegrasyon olur.
- GİB'in hesabını tanımlamasını bekle: Entegratör bilgilerini GİB'e iletir; hesabın tanımlanınca GİB'in e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde görünürsün ve e-Fatura gönderip almaya başlarsın.
- Çevreni bilgilendir: Müşterilerine ve tedarikçilerine faturaların artık elektronik geleceğini söyle; kâğıt fatura bekleyen kalmasın.
GİB portalı üzerinden
- Gelir İdaresi'nin e-Fatura başvuru sayfasındaki bağlantıdan e-Belge başvuru ekranına geç.
- Formu doldur; yararlanma yöntemi olarak portalı seç ve uygulamaya başlama zamanını belirle.
- Formu e-imzan ya da mali mührünle imzala. İmzalı form, sorumlu kişi olarak yazdığın e-posta adresine gelir.
- GİB kullanıcı hesabını tanımladıktan sonra e-Fatura portalına gir; faturanı portal ekranında yaz ya da GİB formatında hazırladığın dosyayı yükle.
- e-Arşiv için ayrıca başvur; bir sonraki bölümde anlattık.
Doğrudan entegrasyon ise kendi yazılım ekibi ve kesintisiz çalışan sunucuları olan şirketler içindir. GİB'e sistemini anlatan belgelerle başvurulur, verilen test kullanıcısıyla entegrasyon testleri geçilir; onaydan sonra faturalar kendi yazılımından gider.
Başvurudan sonra e-Arşiv'e de geçersin
e-Fatura yalnız e-Fatura kullanıcıları arasında gider. Sisteme kayıtlı olmayan firmalara ve vatandaşa kestiğin faturalar e-Arşiv fatura olur. Tebliğe göre e-Fatura'ya zorunlu ya da isteğe bağlı geçen işletme e-Arşiv'e de geçmek zorundadır; e-Arşiv başvurusunu ve hazırlığını da e-Fatura geçiş süresi içinde tamamlaması gerekir.
- Özel entegratörle çalışıyorsan: e-Arşiv başvurusu entegratör üzerinden yapılır; GİB'e ayrıca başvurman gerekmez.
- GİB portalını seçtiysen: GİB'in e-Belge başvuru ekranındaki e-Arşiv başvurusunu ayrıca yaparsın; başvurun tamamlanınca e-Arşiv portalına girersin.
Faturayı keserken alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını nasıl anlayacağını e-Fatura nasıl kesilir yazımızda, e-Arşiv tarafını e-Arşiv fatura nasıl kesilir yazımızda anlattık. GİB'in başvuru ekranı da hatırlatır: e-Defter zorunluluğun varsa e-Defter başvurusunu ayrıca yaparsın; bunu genellikle mali müşavirin yürütür.
Başvuru ne kadar sürer, ne zaman başlamalısın?
Başvurunun kaç günde sonuçlanacağı tebliğde yazmaz. Süreyi iki iş belirler: imza aracının eline geçmesi (sipariş, kimlik doğrulama, teslimat) ve başvurunun GİB'de işlenip hesabının tanımlanması. Tebliğ, GİB'in başvuruları sıraya koyabileceğini ve yanıtı bir süre erteleyebileceğini de söyler. Bu yüzden son haftaya bırakma.
Zorunluluk kapsamına girdiysen geçiş tarihinde e-Fatura kesiyor olman gerekir. Örneğin 2026 cirosu sınırı aşan bir işletme 01.07.2027'den itibaren e-Fatura kullanmak zorundaysa, e-imzayı ya da mali mührü mayısta istemek ve başvuruyu haziran başında imzalamak rahat bir plandır. Kimlerin hangi ciroda ve hangi tarihte geçtiğini e-Fatura zorunluluğu yazımızda bulabilirsin. Tebliğe göre zorunluluk tarihine kadar bir yöntem seçip uygulamaya dahil olmayanların hesabını GİB, portal yöntemiyle kendiliğinden tanımlayabilir; yöntemi zamanında kendin seç.
Kayıtlı kullanıcı olduktan sonra kısa bir geçiş payı vardır: Tebliğe göre e-Fatura ve e-Arşiv'e dahil olduğun tarihten itibaren 7. günün sonuna kadar faturayı kâğıt olarak da düzenleyebilirsin; ancak aynı satış için yalnız birini düzenlersin. Bu süreden sonra kâğıt fatura düzenlemenin cezası vardır.
Sık yapılan hatalar
- Şirket için kişisel e-imzayla başvurmaya çalışmak: Limited ve anonim şirketin başvurusu mali mühürle imzalanır.
- Vergi levhasıyla tutmayan bilgiler: Unvanı, VKN ya da TCKN'yi, vergi dairesini ve adresi vergi levhandaki gibi yaz. GİB'in başvuru formu kimlik numarasını denetler; geçersiz numarayla başvuru ilerlemez.
- Yanlış yöntemi seçmek: Programdan fatura kesmek isterken formda portalı seçmek. GİB'in başvuru rehberine göre yanlış seçilen yöntem düzeltilebilir ama bunun için GİB'e dilekçe vermen gerekebilir.
- e-Arşiv'i unutmak: Yalnız e-Fatura başvurusu yapıp vatandaşa ve kayıtsız firmalara kesilecek faturalar için hazırlık yapmamak.
- Unvan değişince mali mührü yenilememek: Tebliğe göre unvanı değişen şirketin eski unvanlı sertifikası geçerliliğini kaybeder; değişikliği izleyen 15 gün içinde yeni sertifika başvurusu yapılmalıdır.
- Saklamayı başkasına bırakıp unutmak: Entegratör ya da saklama kuruluşu kullansan da belgelerin saklanmasından sen sorumlusun.
- e-İmzanın süresini takip etmemek: Süresi dolan e-imza ya da mali mühürle başvuru imzalanmaz; bitiş tarihini önceden kontrol et.
Uygun Muhasebe ile e-Fatura başvurusu
Uygun Muhasebe, GİB'in özel entegratörler listesindeki bir entegratörle çalışır. Başvurunu programdaki "e-Fatura'ya geç" ekranından dört adımda yaparsın: firma bilgileri, imza aracı, başvuruyu imzalama ve GİB onayı.
- Eksikleri ekran söyler: VKN ya da TCKN, vergi dairesi ya da adres (ilçe ve il dahil) eksikse veya e-posta ile telefonun ikisi de boşsa başvuru başlamaz; neyin eksik olduğu yazılır.
- İmza aracı işletme türüne göre gelir: Şahıs işletmesi USB e-imzayla, şirket mali mühürle imzalar. Mobil imza bu başvuruda kullanılamıyor.
- e-İmzan yoksa aynı ekrandan sipariş edersin: USB e-imza kargoyla gelir, kendi kimliğinle e-Devlet'ten etkinleştirirsin. Şirketler için ekranda Kamu SM'den mali mühür alma adımları yer alır. Paketler e-imza sipariş sayfamızda.
- Bir kez imzalarsın: Başvuruyu imzaladıktan sonra her fatura için yeniden imza gerekmez. Entegratör hesabı ve e-kontör Uygun Muhasebe'den gelir; ayrıca entegratör hesabı açmazsın.
- e-Arşiv birlikte açılır: e-Fatura başvurusuyla e-Arşiv başvurusu da yapılır. e-Belge ayarlarında işaretlediysen e-İrsaliye, e-SMM ve e-Müstahsil başvuruları da aynı anda istenir.
- Onayı kovalaman gerekmez: Başvurunun durumu düzenli olarak kendiliğinden sorgulanır; GİB onayı gelince bildirim alırsın.
- Başka entegratördeysen: Vergi numaran zaten e-Fatura kullanıcısıysa ekran bunu gösterir ve başvuruyla entegratörün taşınır. Eski faturalarının kopyasını eski entegratöründen almayı unutma.
Onay geldikten sonra faturayı kesip "GİB'e gönder"e basarsın; alıcı e-Fatura kullanıyorsa e-Fatura, kullanmıyorsa e-Arşiv olarak gider. e-Fatura programını incele.
Bu yazı genel bilgi içindir; vergi ve hukuk kararlarında mali müşavirine danış. Mevzuat değiştikçe yazıyı güncelliyoruz; güncelleme tarihi başlığın altında.