Online muhasebe programı nedir?
Online muhasebe programı, bilgisayarına kurmadan internet tarayıcısından açtığın ve kayıtların sağlayıcının sunucusunda durduğu muhasebe yazılımıdır; bulut muhasebe programı ya da bulut tabanlı muhasebe sistemi de denir. Giriş yaptığın her cihazda aynı kayıtları görürsün, güncellemeyi ve yedeği sağlayıcı yapar. Karşılığında aylık ya da yıllık abonelik ödersin ve program internet olmadan açılmaz.
Bir günü düşün: Sabah dükkândaki bilgisayardan 25.000,50 TL'lik bir fatura kesiyorsun, öğleden sonra telefonundan tahsilatı giriyorsun, akşam mali müşavirin aynı kaydı kendi ekranında görüyor. Dosya taşımıyorsun, kimse "son hali hangisi?" diye sormuyor. Online programın asıl kazancı bu: herkes aynı kayda bakıyor.
Bu yazı yazılımı anlatıyor. "Online muhasebe" bazen mali müşavirin belgeleri internetten alıp defteri uzaktan tutması anlamına da gelir; farkını aşağıda ayırdık.
Online muhasebe programı ile kurulumlu program arasındaki fark nedir?
Fark, kayıtların nerede durduğundadır: online programda sağlayıcının sunucusunda, kurulumlu (masaüstü) programda senin bilgisayarında ya da sunucunda. Gerisi bundan türer:
| Konu | Online (Bulut) | Kurulumlu (Masaüstü) |
|---|---|---|
| Kurulum | Yok; tarayıcıdan girersin | Bilgisayara ya da sunucuya kurulur; bayi ya da bilgi işlem desteği gerekebilir |
| Güncelleme | Sağlayıcı yapar, sen bir şey yapmazsın | Çoğunlukla sen ya da bayi yaparsın; mevzuat değişince yeni sürümü kurman gerekebilir |
| Yedek | Sağlayıcı alır; kendi kopyanı da indirebilmelisin | Çoğunlukla senin sorumluluğunda |
| Nerede açılır? | İnternet olan her cihazda; çalışan ve mali müşavir ayrı girişle aynı anda | Kurulu bilgisayarda ya da iş yeri ağında; uzaktan erişim için ek kurulum gerekir |
| İnternet yokken | Ekranlar açılmaz; kayıtlar sunucuda durur | Kayıt girmeye devam edersin; e-belge göndermek yine internet ister |
| Maliyet | Aylık ya da yıllık abonelik | Çoğunlukla lisans ve kurulum bedeli; yıllık güncelleme ve destek ayrı olabilir; bilgisayar ya da sunucu masrafı da var |
| Veri kimde? | Sağlayıcının sunucusunda | Kendi bilgisayarında ya da sunucunda |
| Güvenlik sorumluluğu | Paylaşımlı: sunucuyu sağlayıcı, şifre ve yetkileri sen korursun | Çoğunlukla tamamen sende: disk arızası, virüs, çalınan bilgisayar |
İkisi de doğru seçim olabilir; hangisinin sana uyduğunu aşağıda anlattık. Ön muhasebe tarafında aynı karşılaştırmayı ön muhasebe programı sayfamızda da bulursun.
Online muhasebe programı güvenli mi, kayıtlar nerede durur?
Güvenlik, programın bulutta ya da bilgisayarda olmasından çok kimin neyi nasıl yaptığına bağlıdır: sunucu nerede, yedek ne sıklıkta, bağlantı şifreli mi, kim neyi görebiliyor. Satın almadan önce şu altı soruyu sor ve cevabı yazılı iste:
| Soru | Neden Önemli? | Uygun Muhasebe'de |
|---|---|---|
| Sunucular nerede? | Kişisel verinin yurt dışına aktarımı ayrı kurallara bağlıdır (KVKK md. 9) | Türkiye'deki sunucularda |
| Yedek ne sıklıkta alınıyor? | Arıza ya da yanlış silme sonrası geri dönebilmek için | Her gün |
| Bağlantı şifreli mi? | Ortak Wi-Fi'da kayıtlarını başkası okuyamasın | Şifreli bağlantı; banka, pazaryeri, SMS ve ödeme bağlantılarının şifreleri veritabanında da şifreli tutulur |
| Kim neyi görüyor, kim ne yaptı? | Çalışan hatasını ya da kötüye kullanımı yakalamak için | Her çalışan kendi girişiyle çalışır; bölüm bazında Tüm işlemler, Sadece görür ya da Yetki yok seçilir; kayıt geçmişi kimin neyi ne zaman değiştirdiğini gösterir |
| Verini dışarı alabiliyor musun? | Programdan çıkarken kayıtların sende kalsın | Her liste Excel'e iner; bütün veri tek dosyada indirilir |
| Abonelik bitince ne olur? | Yasal saklama süresi boyunca kayıtlara ulaşmak için | Kayıtlar silinmez; hesap salt okunur kalır, dönem arşivini indirmeye devam edersin |
Müşterilerinin adı, telefonu, adresi kişisel veridir. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 12. maddesine göre güvenlik tedbirlerini almakla yükümlü olan veri sorumlusu sensin; verileri senin adına bir yazılım şirketi işlese de bu tedbirlerde onunla birlikte sorumlu olursun. Yani bulut programı seçmek sorumluluğu devretmez, paylaştırır. Programların yapay zekâ özelliklerinde ne gönderildiğine de bak: bizde fiş okuma açıkken fişin fotoğrafı okunmak üzere bir yapay zekâ hizmetine gönderilir ve formun üstünde bu yazar.
Belge saklama süresi bulutta da değişmez. Vergi Usul Kanunu defter ve belgeleri ilgili oldukları yılı izleyen yıldan başlayarak 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu tacirler için 10 yıl saklatır. Sağlayıcının yedeği kendi kopyanın yerine geçmez; faturalarını ve kayıtlarını ara ara kendin de indir.
İnternet kesilince online muhasebe programına ne olur?
İnternet kesilince online program açılmaz, ama kayıtlar sağlayıcının sunucusunda durduğu için kaybolmaz; bağlantı gelince kaldığın yerden devam edersin. Bizde bağlantı yokken ekranlar açılmaz ve "İnternet bağlantısı yok" sayfası çıkar; kayıtlar güvenlik için telefonda ya da bilgisayarda saklanmaz. Bağlantı yokken girdiğin bir şey programa kaydolmaz.
Kesinti sırasında şöyle ilerle:
- Başka bir bağlantı dene: Telefonunun mobil verisini paylaş ya da programı telefonunun tarayıcısından aç.
- Kâğıda not al: Müşteriyi, tutarı ve fiş ya da fatura numarasını yaz.
- Bağlantı gelince gir: Notları kaydet, listeden aynı kaydın iki kez girilmediğini kontrol et.
- Süreyi hesapla: Fatura, malın tesliminden sonra en geç 7 gün içinde düzenlenir (Vergi Usul Kanunu md. 231). Birkaç saatlik bir kesinti bu süreyi etkilemez.
e-Fatura ve e-Arşiv göndermek her programda internet ister; kurulumlu program bu konuda bir şey değiştirmez.
Online muhasebe programı kimler için uygun, kimler için değil?
Online program, kendi sunucusu ve bilgi işlem desteği olmayan çoğu küçük ve orta işletmeye uyar. Şu durumlarda daha rahat çalışırsın:
- Kayıtlara dükkândan, depodan, evden ve telefondan bakman gerekiyor.
- Mali müşavirinin ay sonunu beklemeden kayıtlara bakmasını istiyorsun.
- Çalışanlarına yalnız işleri kadar yetki vermek istiyorsun.
- Pazaryerinde ya da kendi sitende satıyorsun; siparişler zaten internetten geliyor.
Kurulumlu program şu durumlarda düşünülebilir:
- İnternet bağlantısı sık ve uzun süre kesilen bir yerde çalışıyorsun.
- Şirket politikan ya da bir sözleşme, verilerin kendi sunucunda durmasını şart koşuyor.
- Bilgi işlem ekibin sunucuyu ve yedeği yönetiyor.
İkisini birlikte kullanmak da mümkün: ön muhasebeyi online programda tutarsın, mali müşavirin defteri kendi kurulumlu genel muhasebe programında tutar. Hangi programın hangi işi yaptığını muhasebe programı sayfamızda türlerine göre ayırdık.
Online programım mali müşavirimin kurulumlu programıyla nasıl çalışır?
İki program birbiriyle doğrudan konuşmak zorunda değil; araya bir aktarım dosyası girer. Sen kayıtları online programa girersin, mali müşavirin ayın kayıtlarını dosya olarak indirip kendi genel muhasebe programına yükler. Bizde ayın faturaları ve hesap kodlu mahsup fişleri Luca'ya yüklenecek dosya olarak, faturalar, gider ve gelir kayıtları Zirve'nin Excel aktarımına uygun hesap kodlu dosya olarak, işletme defteri ve serbest meslek belgeleri de Defter Beyan'ın toplu yükleme dosyası olarak hazır durur; müşavirin kendi panelinden indirir. Seçmeden önce müşavirinin hangi programı kullandığını sor: online programın ona dosya verip vermediği, fiyattan önce bakılacak şeydir.
Kurulumlu programdan online programa geçmek zor mu?
Zor değil, ama düzenli yapılmalı. Eski programdan müşteri, tedarikçi ve ürün listesini Excel olarak al, yenisine yükle. Bizde cari bakiyeleri açılış bakiyesi olarak gelir ve kaydetmeden önce önizlemede kontrol edersin; geçmiş satış ve alış faturalarını da kendi Excel ya da CSV dosyanla alırsın. Geçişten önce eski programın yedeğini al ve birkaç ay saklamaya devam et. Yasal saklama süreni de unutma: eski kayıtlara o süre boyunca ulaşabilmen gerekir.
Online muhasebe ile online muhasebe programı aynı şey mi?
Hayır: online muhasebe programı bir yazılımdır, online muhasebe ise çoğu zaman bir mali müşavirin ya da muhasebe bürosunun belgeleri internetten alıp defteri uzaktan tutması demektir. Yazılımı sen kullanırsın, hizmeti müşavir verir. Biz yazılım sunuyoruz, muhasebe hizmeti vermiyoruz; ama bizde mali müşavirin kayıtları ücretsiz panelinden görür. "Online muhasebe kursu" ya da "online muhasebe eğitimi" arıyorsan o da başka bir iştir: bunlar muhasebeyi öğreten eğitimlerdir, biz eğitim satmıyoruz. Nereden başlayacağını ön muhasebe nasıl öğrenilir yazımızda anlattık.
Ücretsiz online muhasebe programı var mı?
Ücretsiz çıkış yollarının başında GİB'in e-Arşiv Portal'ı ve Excel şablonları gelir; ikisi de ücretsizdir ama portal stok ve müşteri bakiyesi tutmaz, Excel de yasal defterin yerine geçmez. "Ücretsiz" yazan bir online programda önce neyin ücretsiz olduğuna bak: fatura ya da kullanıcı sınırı, e-kontör bedeli, reklam ve verini dışarı alabilmen. Kontrol listesini ücretsiz ön muhasebe programı yazımızda bulursun. Bizim sürekli ücretsiz paketimiz yok: 14 gün ücretsiz denersin, kart gerekmez.
Bizim program online mı çalışır?
Uygun Muhasebe online çalışır. Bir ön muhasebe programı olarak kurulum istemez, tarayıcıdan ve telefondan açılır, kullanıcı sayısı sınırsızdır. Defter tutmaz, beyanname vermez; bu işler mali müşavirinde kalır. Bağlantı yokken ekranlar açılmaz, bunu yukarıda açıkça yazdık. Fiyatını muhasebe programı fiyatları yazımızda hesapladık; seçerken hangi sorulara bakacağını ön muhasebe programı nasıl seçilir yazımızda bulursun.
Bu yazı genel bilgi içindir; vergi ve hukuk kararlarında mali müşavirine danış. Mevzuat değiştikçe yazıyı güncelliyoruz; güncelleme tarihi başlığın altında.