KOBİ'ler için ön muhasebe programı: ekip büyür, kayıt dağılmaz

KOBİ'ler için ön muhasebe nedir, program ne işe yarar?

KOBİ'ler için ön muhasebe, birkaç kişinin birlikte çalıştığı bir işletmede fatura, stok, tahsilat ve ödeme kayıtlarını tek düzende tutmaktır. KOBİ ön muhasebe programı bu kayıtları tek yerde toplar: herkes yalnız kendi işini görür, vade ve nakit önceden izlenir, mali müşavirin aynı kayıtlardan çalışır. Defteri ve beyannameyi program değil, müşavirin hazırlar.

Sorun genelde şöyle başlar: satış temsilcisi faturasını kendi dosyasında tutar, depo sorumlusu malı ayrı bir listeden düşer, finans sorumlusu tahsilatı banka ekranından izler. Üç kişi üç ayrı yere yazınca ay sonunda stok, alacak ve kasa birbirini tutmaz. "Kim ne kadar borçlu, ayın 15'inde maaşlara para yetecek mi?" sorusunun cevabı da birkaç kişinin aklında kalır.

Temel kavramları ön muhasebe programı sayfamızda anlattık; bu rehber işletme büyüyünce değişen konulara odaklanıyor. Şirketinin muhasebe düzenini baştan kurmak istiyorsan KOBİ muhasebesi yazımıza da bak.

KOBİ nedir, kimler KOBİ sayılır?

KOBİ, küçük ve orta büyüklükteki işletme demektir: yıllık çalışan sayısı 250'den az olan, yıllık net satış hasılatı ya da mali bilançosundan herhangi biri 1 milyar TL'yi aşmayan işletmeler KOBİ sayılır. Tanım, 2023'te eski yönetmeliğin yerini alan Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletmeler Yönetmeliği'nde yer alır. Üst sınır, 07.08.2025 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan değişiklikle 500 milyon TL'den 1 milyar TL'ye çıktı. 31.10.2026 itibarıyla sınıflar şöyle:

Hangi sınıfta olduğunu nasıl anlarsın?

• Çalışan sayısı: Hizmet akdiyle çalışanların yıl içindeki prim günleri toplanır, 360'a bölünür. Toplam 4.320 prim günün varsa çalışan sayın 12 kabul edilir. Çıraklar ve stajyer öğrenciler sayılmaz.
• Tutar: Net satış hasılatı, brüt satışlardan iskonto, iade ve diğer indirimler düşülünce kalan tutardır. Mali bilanço ise belirli bir tarihteki varlıkları ve bunların kaynaklarını gösteren tablodur.
• Defter türü: Bilanço esasına göre defter tutmuyorsan, örneğin işletme defteri tutan bir şahıs işletmesiysen, yalnız çalışan sayına bakılır.
• İki yıl kuralı: Sınırı bir yıl aşmak KOBİ niteliğini kaldırmaz; bunun için son iki hesap döneminin verileri sınırı aşmalıdır. Hangi sınıfta olduğun ise son hesap döneminin verileriyle belirlenir.
• Sermaye bağı: Başka bir işletmeyle aranda %25 ile %50 arasında sermaye ilişkisi varsa onun verileri ortaklık oranında, sermaye çoğunluğu ilişkisi varsa tamamı seninkilere eklenir. Gerçek kişi işletmeleri bağımsız sayılır.

KOBİ'nin ön muhasebesi esnafınkinden nasıl ayrılır?

Temel kayıtlar aynıdır; fark, işin artık tek kişiyle yürümemesinden çıkar. Yönetmeliğe göre küçük bir dükkân da mikro işletme, yani KOBİ'dir. Burada KOBİ derken çalışanı, deposu ve vadeli satışı olan işletmeleri kastediyoruz.

İşin tek dükkân ve tek kasayla yürüyorsa esnaf muhasebe programı sayfamız sana daha yakın olur.

KOBİ için ön muhasebe programında neler olmalı?

Program tek kişinin değil, ekibin işini kısaltmalı: yetki, depo, vade, nakit ve e-belge aynı kayıttan beslenmeli. Deneme süresinde şu başlıkları kendi işinden örneklerle dene:

Seçim adımlarını sırasıyla ön muhasebe programı nasıl seçilir yazımızda anlattık.

Excel ne zaman yetmez?

Aşağıdakilerden ikisi sende de varsa Excel'in sınırına gelmişsin demektir:

• Aynı dosyayı birden çok kişi güncelliyor, hangisinin son hâl olduğu tartışılıyor.
• Sayımda stok her seferinde tutmuyor, farkın nereden geldiği bulunamıyor.
• Vadesi geçen alacakları ancak ay sonunda fark ediyorsun.
• Maaş ve çek günlerinde paranın yetip yetmeyeceğini son güne kadar bilmiyorsun.
• Müşavirine belge toplamak ekibinden günler alıyor.

İşletme büyüdükçe e-Fatura ve defter yükümlülükleri nasıl değişir?

Yükümlülükler KOBİ sınıfına göre değil; hasılatına, satış kanalına ve defter türüne göre değişir. 31.10.2026 itibarıyla 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nin güncel metni ve e-Defter tebliğine göre başlıca sınırlar şunlar:

Bir örnek: 2026 yılı brüt satış hasılatın 3.250.000,00 TL olursa 01.07.2027'den itibaren e-Fatura kullanırsın. Sektöre bağlı zorunluluklar da var; ayrıntılar e-Fatura zorunluluğu yazımızda.

Zamanı gelince Uygun Muhasebe'de e-Belge bölümündeki sihirbazla başvurursun. Başvuruyu şirketler mali mühürle, şahıs işletmeleri çoğunlukla sahibinin e-imzasıyla imzalar. e-İrsaliye için önce e-Fatura kullanıcısı olman gerekir; geçişi başlatmadan "e-İrsaliye mükellefiyim" seçeneğini işaretlersen iki başvuru birlikte istenir.

Bilanço esasına ne zaman geçersin?

Limited ve anonim şirketler ilk günden bilanço esasına göre defter tutar. Şahıs işletmesi ise iş hacmine göre geçer. 2026 için ölçü GİB'in Ticari Kazanç Rehberi'nde yazıyor: mal alıp satıyorsan yılda 2.500.000 TL alış ya da 3.500.000 TL satış, hizmet veriyorsan yılda 1.200.000 TL gayrisafi hasılat. Bu tutarları tek yılda %20'den fazla geçersen ya da iki yıl art arda aşarsan izleyen dönemin başında bilanço esasına geçersin (Vergi Usul Kanunu madde 180). Örneğin 2026'da yıllık satışın 4.300.000,00 TL olursa sınırın %20 üstü olan 4.200.000,00 TL'yi aşmış olursun.

Bu geçişte programını değiştirmen gerekmez: günlük kayıtların aynı kalır, değişen şey mali müşavirinin tuttuğu defterlerdir. Geçiş tarihini ve açılış bakiyelerini yine de müşavirinle önceden konuş.

Çalışanlar programda neyi görür, yetki nasıl verilir?

Her çalışan kendi girişiyle çalışır ve yalnız ona açtığın bölümleri görür. Uygun Muhasebe'de kullanıcı sayısı sınırsızdır: kişiyi e-postayla davet ederken rol seçersin, sonra Ayarlar > Kullanıcılar > Yetkiler'den her bölüm için "Tüm işlemler", "Sadece görür" ya da "Yetki yok" dersin. Rol yalnız başlangıç önerisidir; tablo rollerin hazır hâlini gösterir:

Finans sorumlun Kasa-Banka yetkisiyle tahsilat ve ödeme girer, banka ekstresi satırlarını kaydeder, yanlış girdiği kaydı siler; fatura kesemez ve düzenleyemez. Fatura işlerini de yapacaksa Satış ile Alış bölümlerinde yetkisini "Tüm işlemler" yaparsın. Satış temsilcisi ve depo sorumlusu başta e-Belge gönderemez: fatura ve e-İrsaliye GİB'e gitsin istiyorsan onlara e-Belge yetkisi verirsin ya da e-Belge ayarlarında otomatik gönderimi açarsın. Üretim sorumlusu ile kasa ve restoran ekranları için ayrı roller de var.

Kimin ne yaptığını iki yerden izlersin. Ayarlar > Kayıt geçmişi, bir kaydı kimin ne zaman oluşturduğunu, değiştirdiğini ya da sildiğini gösterir. "Kullanıcı bazlı satış ve tahsilat" raporu da her kullanıcının kaç fatura kestiğini ve ne kadar tahsilat aldığını gösterir. İkisini yalnız sahip ve yönetici görür.

Kayıt girmesi gerekmeyen çalışanlar için çalışan paneli var. İnsan kaynakları bölümü açıksa çalışan kendi izin, masraf ve bordrosunu görür, izin talebini buradan gönderir; işletmenin kayıtlarına giremez.

Mali müşavirle çalışma düzeni nasıl kurulur?

Düzen şöyle kurulur: müşavirin kayıtları ay sonunu beklemeden kendi panelinden görür, sen de belgeleri ay bitmeden tamamlarsın. Uygun Muhasebe'de onu Ayarlar > Mali müşavir ekranından davet edersin ya da gönderdiği bağlantı isteğini onaylarsın. Mali müşavir paneli ücretsizdir.

• Ne görür? Her şeyi görür ve Excel'e aktarır, kayıt değiştirmez. Kayıt girmesini istediğin bölüm varsa yetkisini sen açarsın.
• Ne indirir? Ayın faturaları, gider ve gelir kayıtları, e-Fatura XML'leri ve fiş fotoğrafları tek ZIP'te gelir. Genel muhasebe programına yüklenecek aktarım dosyaları da hazırdır; işletme defteri tutanlar için Defter Beyan dosyaları hazırlanır.
• Fişler ne olur? Müşavirine bıraktığın fişleri gider olarak ekleyebilir; kayıt "Müşavir ekledi" diye işaretlenir. Bu izni istersen kapatırsın.
• Belgeler nasıl gidip gelir? Müşavirin eksik belgeyi panelden ister, sen yüklersin. Müşavirin tahakkuk fişini ödenecek tutarıyla gönderince tutar panona düşer.
• Erişim kimde? Sende. Bağlantıyı istediğin an kesersin.

Takvimi de birlikte kur: aylık KDV beyannamesi dönemi izleyen ayın 28'ine, muhtasar ve prim hizmet beyannamesi aylık veriliyorsa 26'sına kadar verilir. Ayın belgelerini ilk haftada tamamlarsan müşavirine zaman kalır.

Uygun Muhasebe'de bir KOBİ'nin ayı nasıl geçer?

Herkes kendi işini aynı kayıtlara girer, ayın sonunda müşavirin hazır dosyaları alır. Ambalaj malzemesi satan 14 kişilik bir limited şirket düşün: iki depo, üç satış temsilcisi, bir Trendyol mağazası var ve e-Fatura kullanıyor. Ay şöyle geçer:

1. Ay başı: Panodaki "Günü gelenler" kartı geciken, bugün ve 7 gün içinde vadesi gelen alacak ve borçları gösterir. Tanımladığın bakım anlaşması gibi tekrarlayan faturalar ile kira gibi düzenli giderler kendiliğinden oluşur; faturalar sen seçmedikçe taslak gelir, kontrol edip onaylarsın.
2. Satış: Temsilci 48.600,00 TL'lik teklifi hazırlar, müşteri kabul edince siparişe çevirir. Müşteriye tanımlı fiyat listesi varsa ürünler o fiyatla gelir; bakiye risk limitini aşacaksa program sorar.
3. Sevkiyat: Depo sorumlusu siparişten irsaliyeyi keser, malın çıktığı depoyu seçer, stok düşer. Fatura irsaliyeden açılır, stoğu ikinci kez düşürmez; faturası kesilmemiş sevkler panoda uyarı olur.
4. Belge: Fatura alıcının vergi numarasına göre e-Fatura ya da e-Arşiv olarak hazırlanır; "GİB'e gönder" ile gider, istersen ayarlardan onaylanınca kendiliğinden gitmesini seçersin. Tedarikçinin gönderdiği e-Fatura gelen kutusuna düşer; "Alış faturası oluştur" ile taslağa çevirir, kontrol edip onaylarsın.
5. Pazaryeri: Trendyol siparişleri 15 dakikada bir gelir, faturası hazırlanır, onaylarsın. Hakediş yatınca Mutabakat ekranı ödemeyi siparişlerle eşleştirir, komisyonu gider olarak önerir.
6. Tahsilat: Vade hatırlatma açıksa müşteriye vadeden 3 gün önce, vade gününde ve 7 gün sonra e-posta gider. Kartla ödesin diye ödeme linki gönderirsin. Alınan 85.000,00 TL'lik çek portföye girer, vadesi panoda görünür.
7. Nakit: Ayın ortasında Nakit akışı raporu önümüzdeki 12 haftanın tahsilat, ödeme ve tahmini bakiyesini gösterir. Kasa Doktoru raporu 30 gün içindeki en zor günü ve aranacak müşterileri çıkarır.
8. Ödeme: Tedarikçi ödemelerini ve maaşları seçer, bankanın internet şubesine yükleyeceğin Excel dosyasını indirirsin. Para gidince ödemeleri tek seferde kaydedersin.
9. Ay sonu: Depoları sayarsın, fark sayım düzeltmesi olarak işlenir. Büyük bakiyeli carilere "Bakiye onayı iste" ile mutabakat mektubu gönderirsin. KDV raporunda hesaplanan ve indirilecek KDV hazırdır.
10. İzleyen ay: Müşavirin ayın dosyalarını indirir, defteri işler, beyannameleri verir.

Uygun Muhasebe neyi yapmaz?

Uygun Muhasebe defter tutmaz, beyanname vermez ve büyük şirket ERP'si olmayı hedeflemez; o bir ön muhasebe programıdır. Karar vermeden önce sınırlarını da gör:

• Defter ve beyanname: Yevmiye defteri, e-Defter ve bilanço hazırlamaz, beyanname vermez. Bu işler mali müşavirinde kalır.
• Resmî bordro ve SGK: Maaş, avans ve izni izler, brütten nete hesaplar; SGK bildirgeleri ve resmî bordro müşavirinde kalır.
• Yetkinin ayrıntısı: Yetki bölüm bazındadır. "Yalnız bu depoyu görsün" ya da "yalnız kendi müşterilerini görsün" diye ayıramazsın.
• Depo seçimi: Depoyu irsaliyede seçersin; irsaliyesiz kesilen faturanın stoğu varsayılan depodan düşer.
• Onay akışı: Satın alma talebi ve çok aşamalı ödeme onayı gibi iş akışları yok.
• Üretim: Reçete ve üretim fişi var; kapasite ve üretim planlaması yok.
• Stok değerleme: Kârlılık raporu ağırlıklı ortalama maliyet kullanır, ilk giren ilk çıkar yöntemi yok. Defterdeki değerlemeyi müşavirinle belirlersin.
• Birden çok şirket: Tek girişle hepsine geçersin, "Bütün işletmelerim" sayfasında yan yana görürsün; ama bu konsolide bilanço değildir ve her işletmenin aboneliği ayrıdır.
• Mal ihracatı: e-Fatura kullanıcısının gümrük beyannamesiyle yaptığı mal ihracatında gereken İhracat senaryolu e-Fatura henüz gönderilmiyor. ETGB ile mikro ihracat ve hizmet ihracatı e-Arşiv olarak gider.
• İnternet: Program bulutta çalışır; bağlantı yokken ekranlar açılmaz.

Bu başlıklardan biri senin için her gün gereken bir işse bir ERP'ye bakman daha doğru olur. Değilse deneme süresinde işletmenin bir haftasını programa gir, sonucu satış sorumlunla ve müşavirinle birlikte değerlendir.