KOBİ muhasebesi nedir, ön muhasebe ile mali müşavirin işi nerede ayrılır?
KOBİ muhasebesi, küçük ve orta büyüklükteki bir işletmenin para, mal ve vergi işlerinin kaydıdır; iki parçadan oluşur. Ön muhasebe günlük kayıtlardır: faturayı, tahsilatı, ödemeyi, stoğu ve kasayı işletmede sen ya da çalışanın tutarsınız. Mali müşavirin işi ise bu kayıtlardan yasal defterleri ve beyannameleri hazırlamaktır.
Ayrım yeri aslında basit: belge sende doğar, beyanname müşavirde biter. Faturayı kesmek, fişi almak, müşterinin borcunu takip etmek senin işin. Bunları deftere işlemek, KDV'yi ve muhtasarı hesaplayıp beyan etmek müşavirin işi. Ona eksik belge giderse beyanname de eksik çıkar; vergi dairesinin karşısında mükellef olarak yine sen durursun. Küçük işletme muhasebesi dendiğinde de aynı düzen kastedilir. Konuya yeni giriyorsan ön muhasebe nedir yazımızla başlayabilirsin.
KOBİ, yönetmelikle tanımlı bir kavramdır: Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletmeler Yönetmeliği'ne göre 31.10.2026 itibarıyla 250'den az kişinin çalıştığı ve yıllık net satış hasılatı ya da mali bilançosundan biri 1 milyar TL'yi aşmayan işletmeler KOBİ sayılır; ölçütlerin ayrıntısını KOBİ ön muhasebe programı sayfamızda bulursun.
Bir KOBİ'nin günlük, haftalık ve aylık muhasebe işleri nelerdir?
KOBİ'ler için ön muhasebe her gün dönen bir düzendir: günlük işler belge ve kasa, haftalık işler alacak ve nakit, aylık işler beyanname ve sayımdır. Aşağıdaki tablo mal satan bir işletmenin olağan düzenini gösterir; hizmet işindeysen stok sayımını atla.
| İş | Sıklık | Kim Yapar? |
|---|---|---|
| Satış faturası ya da fişi düzenlemek | Her satışta (fatura, teslimden sonra en geç 7 gün içinde) | Sen ya da satış çalışanın |
| Gelen fatura ve gider fişlerini kaydetmek | Her gün | Ön muhasebeye bakan kişi |
| Tahsilat ve ödemeleri işlemek | Her gün | Ön muhasebeye bakan kişi |
| Kasayı saymak | Her akşam | Kasadan sorumlu kişi |
| Banka hareketlerini kayıtlarla karşılaştırmak | Haftada bir | Ön muhasebeye bakan kişi |
| Vadesi gelen alacakları aramak | Haftada bir | Sen |
| Önümüzdeki haftaların nakit planına bakmak | Haftada bir | Sen |
| Ayın belgelerini mali müşavire ulaştırmak | Ay bitince, ilk günlerde | Ön muhasebeye bakan kişi |
| Büyük müşteri ve tedarikçilerle bakiye karşılaştırmak (mutabakat) | Ayda bir | Ön muhasebeye bakan kişi |
| Çok satan ürünleri saymak | Ayda bir | Depo ya da mağaza sorumlusu |
| Bordro, muhtasar ve prim hizmet beyannamesi | Ayda bir | Mali müşavir |
| KDV beyannamesi ve yasal defter kayıtları | Ayda bir | Mali müşavir |
| Geçici vergi beyannamesi | Üç ayda bir | Mali müşavir |
| Yıl sonu sayımı ve yıllık beyanname | Yılda bir | Sen ve mali müşavir |
Küçük bir işletmede "ön muhasebeye bakan kişi" çoğu zaman sensin, bunda bir sakınca yok. Çalışanın varsa bir noktaya dikkat et: parayı alan kişi ile kaydı kontrol eden kişi mümkünse aynı olmasın. Bu, çalışana güvenmemek değildir; hatayı erken yakalamanın yoludur.
Şahıs şirketi ile limited şirketin muhasebesi arasındaki fark nedir?
Temel fark defter ve vergi türündedir: şahıs şirketi iş hacmine göre işletme defteri ya da bilanço esasına göre defter tutar ve gelir vergisi öder; limited şirket iş hacmi ne olursa olsun bilanço esasına göre defter tutar ve kurumlar vergisi öder. Günlük ön muhasebe ikisinde de aynıdır; değişen, mali müşavirin bu kayıtlardan çıkardığı defter ve beyannamelerdir. 31.10.2026 itibarıyla karşılaştırma şöyle:
| Konu | Şahıs Şirketi | Limited Şirket |
|---|---|---|
| Defter türü | Sınırların altındaysa işletme defteri, üstündeyse bilanço esası | Her zaman bilanço esası (Vergi Usul Kanunu md. 177) |
| Defter nerede tutulur? | İşletme defteri Defter-Beyan Sistemi'nde, bilanço esası e-Defter olarak | e-Defter olarak |
| Kazanç nasıl bulunur? | İşletme defterinde yıl içindeki hasılat ile gider farkı | Dönem sonu ile dönem başındaki öz sermaye farkı |
| Yıllık vergi | Gelir vergisi, %15'ten %40'a artan oranla | Kurumlar vergisi, genel oran %25 |
| Yıllık beyanname | Mart ayında; ödeme Mart ve Temmuz sonunda iki taksit | Nisan ayında; ödeme de aynı süre içinde |
| Geçici vergi | Üç ayda bir, %15 | Üç ayda bir, %25 |
| KDV ve muhtasar | Gerçek usulde aylık KDV; çalışan varsa muhtasar | Aylık KDV; çalışan varsa muhtasar |
| Fatura | İşletme defterinde 31.12.2026'ya kadar vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturalar, 01.01.2027'den itibaren hepsi e-Arşiv ya da e-Fatura; bilanço esasında limited gibi | 01.01.2026'dan beri bütün faturalar e-Arşiv ya da e-Fatura |
| Kâr sana nasıl geçer? | Kazanç doğrudan senin gelirin sayılır | Kâr ortağa dağıtılırken ayrıca vergi kesintisi yapılır |
Hangi yapının sana daha az vergi ödeteceğini tek orana bakarak söyleyemezsin; beklediğin kârla mali müşavirine hesap yaptır. Kuruluş tarafındaki farkları şahıs şirketi nasıl kurulur yazımızda karşılaştırdık.
Şahıs şirketi ne zaman bilanço esasına geçer?
Şahıs şirketi, iş hacmi Vergi Usul Kanunu'ndaki sınırları belli ölçüde aşınca bilanço esasına geçer. 2026 için sınırlar, alım-satımda yıllık alış 2.500.000 TL ya da satış 3.500.000 TL, hizmet işinde yıllık hasılat 1.200.000 TL'dir; ikisini birlikte yapıyorsan hesap farklıdır. Sınırı geçtiğin an geçiş olmaz: bir yılda %20'den fazla ya da üst üste iki yıl %20'ye kadar aşarsan izleyen yılın başından itibaren bilanço esasına geçersin (md. 180). Örneğin mal satıyorsan ve 2026 satışın 4.200.000 TL'yi geçerse 01.01.2027'de bilanço esasındasın. Bu hesabı yıl bitmeden mali müşavirinle yap, çünkü bu geçiş seni e-Defter'e de taşır.
Bir KOBİ hangi vergi tarihlerini bilmeli?
Bir KOBİ'nin ezberlemesi gereken günler ayın 25'i, 26'sı, 28'i ve son günüdür; bunlara yılda dört kez gelen 17'si ile Mart ve Nisan eklenir. Hepsi sana uymayabilir, listeyi mali müşavirinle birlikte işaretle. 31.10.2026 itibarıyla tekrar eden süreler şöyle:
| Ne? | Kimin İçin? | Son Gün |
|---|---|---|
| 2 No.lu KDV | O ay tevkifatlı alış yapan alıcılar | İzleyen ayın 25'i |
| Muhtasar ve prim hizmet beyannamesi | Çalışanı olan ya da kira gibi ödemelerde vergi kesenler | İzleyen ayın 26'sı; üç aylık muhtasarda 26 Ocak, Nisan, Temmuz ve Ekim |
| KDV beyannamesi | Gerçek usuldeki KDV mükellefleri | İzleyen ayın 28'i |
| SGK primi | Çalışanı olan işverenler | İzleyen ayın son günü |
| Bağ-Kur primi | İşletme sahipleri ve Bağ-Kur'lu şirket ortakları | İzleyen ayın son günü |
| Geçici vergi | Basit usul dışındaki işletmeler ve şirketler | 17 Mayıs, 17 Ağustos, 17 Kasım, 17 Şubat |
| Yıllık gelir vergisi | Şahıs şirketleri | Beyanname Mart sonu; ödeme Mart ve Temmuz sonu |
| Yıllık kurumlar vergisi | Hesap dönemi takvim yılı olan limited ve anonim şirketler | Beyanname ve ödeme Nisan sonu |
Bu süreleri Gelir İdaresi'nin beyanname verme ve ödeme süreleri tablosundan ve SGK'nın prim ödeme açıklamalarından aldık. Yıllık gelir vergisi dışındaki beyannamelerde vergiyi de aynı süre içinde ödersin. Son gün resmî tatile rastlarsa süre izleyen ilk iş gününe uzar (Vergi Usul Kanunu md. 18). SGK ve Bağ-Kur priminin son günü hafta sonuna ya da resmî tatile denk gelirse süre izleyen ilk iş gününe kayar; yine de ödemeyi son güne bırakma.
Tablo kâğıtta sakin görünür, ama günler üst üste biner. Kasım 2026'ya bak: 17.11.2026'da Temmuz-Eylül geçici vergisi, 25.11.2026'da Ekim'in 2 No.lu KDV'si, 26.11.2026'da muhtasar var. Ekim KDV'sinin son günü olan 28.11.2026 Cumartesi'ye denk geldiği için süre 30.11.2026 Pazartesi'ye uzuyor; SGK ve Bağ-Kur primi de aynı gün bitiyor. Yani tek günde üç ödeme çıkıyor. Bu yüzden takvime son günü değil, birkaç gün öncesini yaz ve tutarları nakit planına koy.
Nakit akışı ve alacak takibi KOBİ'de neden kârdan önemlidir?
Nakit akışı KOBİ'de kârdan önemlidir, çünkü maaşı, kirayı ve vergiyi kârla değil, kasadaki parayla ödersin. Kâr, satışı yaptığın gün kayıtlarda görünür; para ise müşteri ödediğinde gelir. Aradaki süreyi senin kasan taşır.
Bir örnekle bakalım (rakamlar örnektir, giderlerin KDV'sini hesaba katmadık). Ofis malzemesi satan bir toptancı, 16.11.2026'da büyük bir müşterisine 250.000,00 TL + %20 KDV, yani 300.000,00 TL'lik mal satıyor; vade 60 gün. Malı aynı ay 180.000,00 TL + 36.000,00 TL KDV'ye almıştı. O ayın kira ve maaş gibi giderleri de 40.000,00 TL tutuyor. Kayıtlara göre Kasım kârı 250.000,00 − 180.000,00 − 40.000,00 = 30.000,00 TL. Kasada ise şunlar oluyor:
| Tarih | Olay | Kasadan Çıkan | Kasaya Giren |
|---|---|---|---|
| 30.11.2026 | Kira, maaş ve diğer giderler | 40.000,00 TL | 0,00 TL |
| 15.12.2026 | Tedarikçiye ödeme (180.000,00 + 36.000,00) | 216.000,00 TL | 0,00 TL |
| 28.12.2026 | Kasım KDV'si (50.000,00 − 36.000,00) | 14.000,00 TL | 0,00 TL |
| 15.01.2027 | Müşterinin ödemesi | 0,00 TL | 300.000,00 TL |
Yani 30.000,00 TL kâr için 15.01.2027'ye kadar kasadan 270.000,00 TL çıkıyor, bu satıştan içeri tek kuruş girmiyor. KDV'yi bile müşteri ödemeden yatırıyorsun, çünkü vergi malın teslim edildiği ayın beyannamesine girer (KDV Kanunu md. 10). Müşteri ödeyince 300.000,00 TL gelir, çıkışlar düşülünce elinde tam 30.000,00 TL kalır: kâr gerçektir, ama ona ulaşmak için iki ay boyunca 270.000,00 TL bulman gerekir.
Müşteri bir ay geciktirirse bu para bir ay daha dışarıda kalır. Hiç ödemezse kayıp kabaca 270.000,00 TL olur ve bunu kapatmak için aynı büyüklükte 9 satış daha yapman gerekir. Alacak takibini kâr hesabının önüne koymamızın sebebi budur.
Düzeni kurmak zor değil. Her satışa "ay sonu" değil, 15.01.2027 gibi açık bir vade yaz. Alacaklarını vadesi gelmemiş, 1-30 gün, 31-60 gün ve daha eski diye ayır; vadesi geçeni aynı hafta ara. Önümüzdeki 8-12 haftanın giriş ve çıkışlarını tek tabloda gör. Tabloyu nasıl kuracağını nakit akışı yönetimi yazımızda adım adım anlattık.
KOBİ muhasebesinde en sık yapılan hatalar nelerdir?
En sık yapılan hatalar kişisel harcamayı gider yazmak, belgesiz gider kaydetmek, stok saymamak ve faturayı geç kesmektir. Her birini küçük bir örnekle görelim:
- Kişisel harcamayı gider yazmak. Evin 3.250,00 TL'lik market alışverişini işletme kartıyla ödeyip gider girdin. Gelir İdaresi'nin 2026 Ticari Kazanç Rehberi'ne göre işletme sahibinin, eşinin ve çocuklarının işletmeden çektiği paralar ve sahibin kendine ödediği aylık gider olarak düşülemez. Bu kayıt kârını olduğundan düşük gösterir. İş için ayrı banka hesabı kullan, eve giden parayı ayrı izle. Limited şirkette de kasa ortağın değil, şirketindir; ortağın çektiği paranın nasıl izleneceğini mali müşavirine sor.
- Belgesiz gider yazmak. Ustaya yaptırdığın KDV dahil 2.400,00 TL'lik tamirin faturasını almadın. Belge yoksa 2.000,00 TL'yi gider yazamaz, içindeki 400,00 TL KDV'yi de indiremezsin. Küçük tutarda bile belge iste; belge düzenlemek zorunda olmayan birine, örneğin vergiden muaf esnafa iş yaptırdıysan gider pusulası düzenle.
- Stoğu saymamak. Kayıtta 120 koli, rafta 104 koli var. Koli maliyeti 450,00 TL ise aradaki 16 koli 7.200,00 TL eder; sayım yapılmazsa kârın bu kadar fazla görünür. Farkı kendin kapatma, nedenini ara: yanlış kayıt mı, fire mi, faturasız çıkan mal mı? Düzeltme kaydını mali müşavirine sor. Bilanço esasında yıl sonu envanteri zaten zorunludur.
- Faturayı geç kesmek. Malı 12.11.2026'da teslim ettiysen faturanın son günü 19.11.2026'dır. "Parası gelince keserim" demek bu yüzden riskli: süre ödemeden değil, teslimden başlar. Süresinde kesilmeyen fatura kanunen hiç düzenlenmemiş sayılır ve 2026'da belge başına en az 17.000 TL özel usulsüzlük cezasına yol açabilir. Ayrıntısı fatura kesme süresi yazımızda.
- Büyük ödemeyi elden yapmak. Tedarikçiye 45.000,00 TL'yi nakit verdin. 30.000 TL'yi aşan tahsilat ve ödemeleri banka, ödeme kuruluşu ya da PTT üzerinden yapman gerekir; iş yeri kirasında tutar sınırı da yoktur. Uymazsan her işlem için özel usulsüzlük cezası kesilir.
- Belgeyi erken atmak. Vergi Usul Kanunu defter ve belgeleri ilgili yılı izleyen yıldan başlayarak 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu'nun 82. maddesi ise tacirin defterlerini ve dayanak belgelerini 10 yıl saklamasını ister. Tacirsen 10 yılı esas al: 2026'da aldığın bir faturayı 31.12.2036'ya kadar sakla.
Excel'den programa ne zaman geçmeli?
Excel'den programa geçmenin kesin bir fatura sayısı yok; zamanını Excel'e harcadığın emek ve yaptığın hatalar söyler. Şu işaretlerden ikisi üçü sende varsa dosyalar sana dar gelmeye başlamıştır:
- Aynı bilgiyi birkaç yere yazıyorsun: faturayı kesiyor, stok dosyasından düşüyor, müşteri dosyasına ayrıca işliyorsun.
- Müşteri "borcum ne kadar?" dediğinde cevap için dosya açıp toplaman gerekiyor.
- Dosyayı birkaç kişi kullanıyor, "son hali yeni 2" diye kopyalar oluştu, hangisinin doğru olduğunu bilmiyorsun.
- Stok dosyası rafla tutmuyor, kasa farkının nereden çıktığını bulamıyorsun.
- Mali müşavirin her ay eksik belge için seni arıyor.
- e-Arşiv ya da e-Fatura kesmen gerekiyor: işletme defteri tutuyorsan 01.01.2027'den itibaren bütün faturaların elektronik olacak. Excel bunları kesemez, yasal defterin yerine de geçmez.
Açık konuşalım: tek başına çalışıyorsan, ayda birkaç fatura kesiyorsan, vadeli satmıyor ve stok tutmuyorsan Excel yeterlidir. e-Arşiv faturanı da Gelir İdaresi'nin ücretsiz portalından kesebilirsin. Program düzensizliği tek başına çözmez: fişi kaydetme alışkanlığın yoksa kayıt programda da eksik kalır.
Geçmeye karar verdiysen bir ön muhasebe programı aynı bilgiyi tek yere yazdırır: faturayı kestiğinde stok ve müşteri borcu, parasını aldığında kasa kendiliğinden güncellenir. Neye bakman gerektiğini ön muhasebe programı nasıl seçilir yazımızda, büyüyen işletmelerin ihtiyaçlarını KOBİ'ler için ön muhasebe sayfamızda anlattık.
KOBİ muhasebesi nasıl yapılır, düzeni kurmaya nereden başlamalısın?
KOBİ muhasebesini her işlemi belgeye bağlayıp aynı gün kaydederek ve ay bitince belgeleri mali müşavirine eksiksiz ulaştırarak yaparsın. Defteri ve Excel'i yeni bırakıyorsan şu beş adımla başla:
- Parayı ayır: İş için ayrı bir banka hesabı kullan, kendine düzenli bir ödeme yap.
- Bugünkü durumu çıkar: Kasadaki ve bankadaki parayı, müşteri alacaklarını, tedarikçi borçlarını ve stoğu tek listeye yaz.
- Belgeye tek yer aç: Gelen her fatura ve fiş aynı yere gitsin, aynı gün kaydedilsin.
- Takvimi kur: Yukarıdaki günlerden sana uyanları işaretle, birkaç gün öncesine hatırlatıcı koy.
- Mali müşavirinle otur: Hangi belgeyi, ayın hangi gününe kadar ve nasıl göndereceğini netleştirin.
Bu düzeni kâğıtta, Excel'de ya da bir programda kurabilirsin; önemli olan her gün sürdürmektir. Programla yürütmek istersen Uygun Muhasebe de seçeneklerden biridir: fatura, müşteri hesabı, stok ve kasa aynı yerde durur, mali müşavirin kayıtları ücretsiz müşavir panelinden görür.
Bu yazı genel bilgi içindir; vergi ve hukuk kararlarında mali müşavirine danış. Mevzuat değiştikçe yazıyı güncelliyoruz; güncelleme tarihi başlığın altında.