Ücretsiz ön muhasebe programı var mı? Bedava yollar ve sınırları

Ücretsiz ön muhasebe programı var mı?

Tamamen ücretsiz ve sınırsız bir ön muhasebe programı nadirdir; Türkiye'de ücretsiz yollar GİB'in portalları, Excel şablonları ve sınırlı ücretsiz sürümlerdir. GİB portallarında e-Arşiv ve e-Fatura kesersin, Excel şablonlarında cari, kasa ve stok tutarsın, ücretsiz sürümler ise bir programın temel ekranlarını belli bir fatura, müşteri ya da kullanıcı sınırına kadar açar. Yani bedava ön muhasebe mümkündür, ama işin tamamını tek bir ücretsiz araç çözmez.

"Ücretsiz" kelimesi de her yerde aynı anlama gelmez. Hangi yolun neyi kapsadığına birlikte bakalım:

"Ücretsiz muhasebe programı" diye aradığında iki ayrı iş de birbirine karışabilir. Ön muhasebe günlük kayıtlardır: fatura, müşteri borcu, stok, kasa. Defter, beyanname ve bilanço gibi resmî işleri ise çoğu işletmede mali müşavir yürütür. Ücretsiz bir araç kullanman mali müşavire olan ihtiyacını ortadan kaldırmaz.

Devletin ücretsiz sunduğu araçlar nelerdir?

Devletin bu iş için sunduğu üç araç var: GİB e-Arşiv Portal, e-Fatura Portalı ve Defter-Beyan Sistemi. Gelir İdaresi ilk ikisini kendi belgelerinde açıkça ücretsiz diye tanımlar; Defter-Beyan'ın resmî sayfalarında da bir kullanım ücreti geçmez. Üçü de vergi tarafını çözer, ticari takibi sana bırakır.

GİB e-Arşiv Portal'ı kimler kullanabilir?

e-Arşiv Portal'ı hem e-Arşiv uygulamasına kayıtlı olmayan işletmeler hem de portal yöntemine başvuranlar kullanabilir. Gelir İdaresi'nin Mayıs 2026 tarihli başvuru kılavuzu bu yolu "ücretsiz yararlanma yöntemi" olarak tanımlar. Kayıtlı değilsen portala Dijital Vergi Dairesi (portal ekranındaki eski adıyla İnteraktif Vergi Dairesi) kullanıcı kodun ve şifrenle girer, faturayı telefonuna gelen SMS koduyla onaylarsın; e-imza ya da mali mühür gerekmez. Portal yöntemiyle e-Arşiv uygulamasına dahil olmak istersen önce e-Fatura'ya kayıtlı olman gerekir; e-SMM için bu şart yok. Başvuruyu şahıs olarak e-imza ya da mali mühürle, şirket olarak mali mühürle yaparsın.

e-Fatura Portalı'nı kimler kullanabilir?

GİB'in e-Fatura Portalı'nı, e-Fatura'ya portal yöntemiyle başvuran ve kendi entegrasyon altyapısı olmayan kullanıcılar kullanır. GİB bunu ücretsiz bir internet uygulaması olarak sunar. Faturayı ekranda yazar ya da dosya olarak yüklersin, gelen faturaları da burada görürsün. Sık fatura kestiğin kişileri adres defterine kaydedebilirsin; ama bu bir müşteri hesabı değildir, kimin ne kadar borçlu olduğunu göstermez.

Portal ücretsizdir, ama başvuruyu imzalamak için e-imza ya da mali mühür gerekir ve onların ücreti ayrıdır. GİB'in kılavuzu faturaları bilgisayarına indirmeni de önerir, çünkü saklama sorumluluğu sende kalır.

Defter-Beyan Sistemi ön muhasebenin yerine geçer mi?

Hayır, Defter-Beyan Sistemi bir ön muhasebe aracı değil, vergi kayıt sistemidir. Basit usul esnaf, işletme defteri tutanlar ve serbest meslek erbabı bu sistemi kullanmak zorundadır; bilanço esasına göre tutulan defterler sistemin dışındadır. Gelir ve gider kayıtlarını girer, defterini oluşturur, beyannameni hazırlayıp onaylarsın. Kayıtlarını mali müşavirin ya da meslek odan giriyorsa bu hizmetin bedeli ayrı bir konudur.

Stok tarafında bir Envanter Takip Listesi vardır, ama GİB'in sık sorulan sorular kılavuzuna göre bu liste elle doldurulur ve alış-satış kayıtlarıyla bağlantılı değildir. Yani satış kaydı girdiğinde stok listesi kendiliğinden düşmez.

Excel ile ücretsiz ön muhasebe nasıl yapılır?

Excel ile ön muhasebe yapmak için faturayı GİB portalından kesersin, günlük kayıtları da dört ayrı tabloda tutarsın: cari (müşteri ve tedarikçi hesapları), kasa, stok, gelir ve gider. Şablonları sıfırdan hazırlamana gerek yok; aşağıdakiler ücretsizdir, üyelik istemez, formülleri içinde hazır gelir.

1. Kim ne kadar borçlu? Cari hesap takip şablonuna her faturayı, tahsilatı ve ödemeyi bir satır olarak yaz; kalan bakiye kendiliğinden hesaplanır.
2. Kasada ne kadar para olmalı? Kasa defteri şablonunda her giriş ve çıkış bir satırdır. Akşam kasadaki parayı say, "Kalan" sütunuyla karşılaştır.
3. Rafta ne kaldı? Stok takip şablonunda ürünleri bir kez yazar, giriş ve çıkışları ayrı sayfaya girersin; mevcut stok ve kritik stok uyarısı kendiliğinden çıkar.
4. Bu ay kâr ettim mi? Gelir gider tablosu ay ay gelirini, giderini ve kârını toplar.

Veresiye defteri ve senet gibi diğer hazır dosyalar ücretsiz şablonlar sayfamızda. KDV, kâr marjı ya da maaş hesabı için de ücretsiz hesaplama araçlarımızı üye olmadan kullanabilirsin.

Şöyle düşün: 12.10.2026'da bir müşterine 8.750,50 TL'lik mal sattın, 3.000 TL'sini nakit aldın, kalanı ay sonuna kaldı. Faturayı portalda kestikten sonra aynı satışı üç tabloya daha yazarsın: cariye fatura ve tahsilat satırı (kalan 5.750,50 TL), kasaya 3.000 TL giriş, stoğa çıkış hareketi. Ayda birkaç satışta bu dert olmaz. Satış arttıkça bir satırı atlamak kolaylaşır, tablolar da birbirini tutmamaya başlar.

Sık düşülen üç hata şunlar:

• Aynı müşteriyi farklı yazmak: "Köşe Bakkal" ile "Köşe bakkal" iki ayrı hesap olur, bakiye ikiye bölünür.
• Kartla gelen parayı kasaya yazmak: O para bankadadır; akşam sayımın tutmaz.
• Tahsil etmediğin satışı gelir sanmak: Alacağı ayrı takip etmezsen kâğıt üzerinde kâr edip kasada para bulamazsın.

İki şeyi de unutma: Excel dosyası fatura yerine geçmez, yasal defter de değildir. Dosya senin bilgisayarında durduğu için yedeğini de sen almalısın.

"Ücretsiz" yazan programlarda nelere dikkat etmeli?

"Ücretsiz" yazan bir programda önce neyin ücretsiz olduğuna bak: programın tamamı mı, belli bir süre mi, yoksa belli bir sınıra kadar mı? Kaydolup kayıtlarını taşımadan önce şu yedi soruyu sor:

• Fatura ve kullanıcı sınırı var mı? Ayda kaç fatura, kaç müşteri, kaç ürün, kaç kullanıcı? Sınırı aştığında kayıt girmeye devam edebiliyor musun, yoksa program kilitleniyor mu?
• e-Kontör ücreti var mı? e-Kontör, gönderilen her e-belge için harcanan birimdir. Program ücretsiz olsa bile özel entegratör üzerinden giden e-belgelerde bu maliyet çoğunlukla ayrı çıkar.
• Verilerini dışarı alabiliyor musun? Müşteri, ürün ve fatura kayıtlarını Excel'e indirebildiğini kaydolmadan önce gör. Çıkamadığın bir program, ücretsiz olsa da seni kendine bağlar.
• Reklam gösteriliyor mu? Ücretsiz sürümün geliri nereden geliyor? Ekranda reklam çıkıyorsa kayıtlarının reklam için kullanılıp kullanılmadığını gizlilik metninde ara.
• Destek alabiliyor musun? Fatura gitmediğinde ya da ay sonunda takıldığında kime yazacaksın, ne kadar sürede cevap alacaksın?
• Deneme bitince ne oluyor? Hesabın kapanıyor mu, salt okunur mu kalıyor? Kart bilgisi verdiysen ücret kendiliğinden çekiliyor mu?
• Kayıtların güvende mi? Sunucular nerede, yedek ne sıklıkla alınıyor, bağlantı şifreli mi? Müşterilerinin bilgileri kişisel veridir ve KVKK'ya göre bu verilerde veri sorumlusu sensin. Belgeleri saklama görevi de sende kalır: Vergi Usul Kanunu 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu tacirler için 10 yıl öngörür.

Ücretsiz seçenek kimin işini görür, kim için pahalıya patlar?

Ücretsiz seçenek ayda birkaç fatura kesen, az ürün ve az veresiye takip eden işletmenin işini görür. Fatura, ürün ve çalışan sayısı arttıkça ücretsiz yolun bedelini para yerine zamanla ve hatayla ödersin.

Örnek hesap: ayda 15 fatura ile ayda 200 fatura

Diyelim ki tek bir satışı elle işlemek 6 dakikanı alıyor: portalda faturayı yazmak, müşteriye göndermek, sonra cariye, kasaya ve stoğa işlemek. Bu süre ölçüm değil, bizim varsayımımız; kendi süreni saatle ölçüp hesabı ona göre yap.

Ayda 15 faturada ücretsiz yol gerçekten ucuzdur; ayda bir buçuk saat çoğu işletme için katlanılır bir yüktür. Ayda 200 faturada ise yılda 30 iş gününü yazı işine verirsin. Üstelik iş çoğaldıkça unutulan tahsilat, yanlış bakiye, rafta olmayan ürünü satmak gibi hatalar da çoğalır. Bu saatleri kendi saatlik değerinle çarp, çıkan tutarı ücretli bir programın yıllık bedeliyle karşılaştır. Kararını bu hesap versin.

Ne zaman ücretli programa geçmeli?

Kayıtların birbirini tutmamaya başladığında ya da kayıt işi satışa ayıracağın zamanı yediğinde ücretli programa geç. Ayda birkaç fatura kesiyorsan ve tabloların tutuyorsa acele etme; ücretsiz yol işini görüyorsa para ödemen gerekmez. Şu işaretlerden ikisi üçü sende varsa zamanı gelmiş demektir:

• Kasadaki para ya da müşteri bakiyesi tablolarla tutmuyor, farkı aramak saatler alıyor.
• Kimin ne kadar borçlu olduğunu dosyaları açmadan söyleyemiyorsun, vadesi geçen alacaklar gözden kaçıyor.
• Stokta görünen ürünü satıyorsun, sonra rafta olmadığını fark ediyorsun.
• Pazaryerinde ya da kendi sitende satmaya başladın, her sipariş için elle fatura yazmak gününü alıyor.
• Aynı Excel dosyasına birkaç kişi yazıyor, kimin neyi değiştirdiği belli olmuyor.
• e-Fatura'ya geçtin, alıcıya göre iki ayrı portalda çalışıyorsun ve her faturadan önce alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığına bakıyorsun.
• Basit usuldesin ya da işletme defteri tutuyorsun, çok sayıda küçük fatura kesiyorsun: 01.01.2027'den itibaren bunların hepsi e-Arşiv olacak.
• Mali müşavirin her ay eksik belge için arıyor.

Bir ön muhasebe programı bu işleri tek kayıtta birleştirir: fatura kesilince stok düşer, müşterinin bakiyesi güncellenir, e-Fatura ya da e-Arşiv aynı ekrandan gider. Karar verdiysen ilk gördüğünü seçme; nelere bakman gerektiğini ön muhasebe programı nasıl seçilir yazımızda anlattık.

Mali müşavir için ücretsiz hesap var mı?

Uygun Muhasebe'de var: mali müşavir paneli her zaman ücretsizdir. İşletme, müşavirini Ayarlar > Mali müşavir sayfasından e-postasıyla davet eder; müşavir de kayıtları kendi panelinden görür, ay sonu dosyalarını oradan indirir.

Bu ücretsizlik müşavirin panelini kapsar, işletmenin kendi aboneliğinin yerine geçmez. Mali müşavir olarak kaydolan büronun kendi işletmesi ise e-Belge olmadan, şartlı olarak ücretsiz açılır: ilk 60 gün şartsızdır, sonrasında büroya bağlı ve en az bir dönemini ödemiş bir mükellef gerekir. Başka bir programa bakıyorsan müşavirinin erişiminin ücretli olup olmadığını sor.

Bu yazı genel bilgi içindir; vergi ve hukuk kararlarında mali müşavirine danış. Mevzuat değiştikçe yazıyı güncelliyoruz; güncelleme tarihi başlığın altında.