Excel ile ön muhasebe yapılır mı, nerede yeter?
Excel ile ön muhasebe yapılır; kayıt sayısı azsa, tabloyu tek kişi tutuyorsa ve faturayı başka yerde kesiyorsan Excel muhasebe programı yerine iş görür. Ama Excel yasal defter yerine geçmez, e-Fatura da kesmez; işler büyüdükçe aynı bilgiyi birkaç sayfaya yazmak hata üretir. Bu yazıda önce hangi sayfaları kuracağını, sonra Excel'in nerede tıkandığını ve programa ne zaman geçeceğini anlatıyoruz.
Tabloyu sıfırdan kurmak istemezsen aşağıda her sayfa için ücretsiz şablonlarımızı bulursun. Ön muhasebenin ne olduğunu ön muhasebe nedir yazımızda anlattık.
Excel'de ön muhasebe için hangi sayfalar gerekir?
Çoğu küçük işletme için beş sayfa yeter: kasa, cari hesap, stok, gelir-gider ve veresiyeyle çalışıyorsan veresiye. Her birinin ham kayıtları bir sayfada, toplamları öbür sayfada durur; formüller toplamı senin yerine hesaplar.
| Sayfa | Ne Tutar? | Ücretsiz Şablon |
|---|---|---|
| Kasa | Nakit giriş, çıkış ve kasada olması gereken para; aylık özet | Kasa defteri Excel şablonu |
| Cari hesap | Müşteri ve tedarikçi borç-alacağı; satır satır kalan bakiye ve cari bazında toplam | Cari hesap takip Excel şablonu |
| Stok | Ürün listesi ile giriş-çıkış hareketleri; mevcut stok ve kritik stok uyarısı | Stok takip Excel şablonu |
| Gelir-gider | Ay ay gelir, gider ve sonuç; gider kategorileri | Gelir gider tablosu Excel şablonu |
| Veresiye | Müşteri müşteri borç, ödeme ve kalan borç | Veresiye defteri |
Müşteri ya da sipariş takibi gibi ayrı bir ihtiyacın varsa aynı mantıkla yeni sayfa eklersin; sütunlar için bir sonraki bölüme bak.
Excel'de ön muhasebe tablosu nasıl kurulur?
Excel'de ön muhasebe tablosu, kayıtları bir sayfaya, toplamları başka bir sayfaya yazarak kurulur; kayıt ekledikçe toplamlar formülle güncellenir. Altı adımda ilerle:
- Ham kayıt ve özet sayfasını ayır: Her konu için bir kayıt sayfası aç, her hareketi bir satıra yaz. Toplamları ve raporları ayrı bir özet sayfasında topla.
- Tablo olarak biçimlendir: İlk satıra başlıkları yaz, aralara boş satır ve birleştirilmiş hücre koyma. Veriyi seçip Ctrl+T ile tabloya çevirirsen filtre ve sıralama kolaylaşır, altına yazdığın yeni satır da tabloya dahil olur.
- Açılır liste kullan: Tür, kategori ve cari adı sütunlarına Veri Doğrulama ile liste koy. Aynı müşteriyi iki farklı yazmak bakiyeyi ikiye böler.
- Toplamı elle yazma: ETOPLA ve ÇOKETOPLA gibi formüllerle özet sayfasına çek.
- Formülleri koru: Başlık ve formül hücrelerini Sayfayı Koru ile kilitle; yanlışlıkla silinmesin.
- Yedekle: Dosyayı haftada bir başka bir yere kopyala, dosya adına tarihi ekle.
Aşağıdaki tabloda dört sayfa için örnek formül var. Sütun harfleri örnek yerleşime göre yazıldı; kendi tablonun harflerine uyarla.
| Sayfa | Sütunlar | Formül | Ne Yapar? |
|---|---|---|---|
| Kasa | A tarih, B açıklama, C giriş, D çıkış, E kalan | E3: =E2+C3-D3 | Kalanı önceki satırdan hesaplar. İlk satıra devir bakiyesini yaz. |
| Cari hesap | Hareketler: B cari adı, D borç, E alacak. Cariler: A cari adı | Cariler B2: =ETOPLA(Hareketler!B:B;A2;Hareketler!D:D)-ETOPLA(Hareketler!B:B;A2;Hareketler!E:E) | A2'deki carinin borç eksi alacak bakiyesini verir. |
| Stok | Hareketler: B ürün kodu, D giren, E çıkan. Ürünler: A kod, C açılış, D mevcut | Ürünler D2: =C2+ETOPLA(Hareketler!B:B;A2;Hareketler!D:D)-ETOPLA(Hareketler!B:B;A2;Hareketler!E:E) | Açılış stoğuna girenleri ekler, çıkanları düşer. |
| Stok uyarısı | Ürünler: D mevcut, E kritik, F durum | F2: =EĞER(D2<=E2;"Sipariş ver";"") | Kritik seviyeye inen ürünü işaretler. |
| Gelir-gider | Kayıtlar: B tür, C kategori, D tutar. Özet: A kategori | Özet B2: =ÇOKETOPLA(Kayıtlar!D:D;Kayıtlar!B:B;"Gider";Kayıtlar!C:C;A2) | A2'deki kategorinin gider toplamını verir. |
Türkçe Excel'de formül ayracı noktalı virgüldür. İngilizce Excel'de ETOPLA yerine SUMIF, ÇOKETOPLA yerine SUMIFS yazılır ve virgül kullanılır. Makroyla stok düşüren dosyalar da görürsün; kodu sen yazmadıysan ve anlamıyorsan kayıtlarını başkasının koduna emanet etme.
Stok tablosu örnek olarak nasıl görünür?
Hareketler sayfasına U001 için 25 adet giriş ve 31 adet çıkış, U002 için 95 adet çıkış, U003 için 12 adet giriş ve 6 adet çıkış yazdığını düşün. Ürünler sayfası şöyle görünür:
| Kod | Ürün | Açılış | Mevcut | Kritik | Durum |
|---|---|---|---|---|---|
| U001 | Bakır boru 15 mm (adet) | 40 | 34 | 30 | |
| U002 | Dirsek 15 mm (adet) | 120 | 25 | 30 | Sipariş ver |
| U003 | Küresel vana (adet) | 18 | 24 | 10 |
U002'de mevcut stok kritik seviyenin altına indiği için uyarı çıkar. Bir satışı Hareketler sayfasına yazmayı unutursan mevcut sütunu gerçek stoktan yüksek kalır; Excel'in zayıf noktası tam burasıdır.
Excel'de müşteri takip ve sipariş takip tablosu nasıl yapılır?
İki ayrı sayfa açarsın: Müşteriler sayfası kişiyi, Siparişler sayfası işi tutar. Siparişlerde müşteri adını elle yazmak yerine Müşteriler sayfasındaki listeden seçtir; durum sütununa da "hazırlanıyor", "kargoda", "teslim edildi" gibi üç dört seçenekli bir liste koy.
| Sayfa | Sütunlar |
|---|---|
| Müşteriler | Müşteri kodu, unvan, vergi kimlik numarası, telefon, e-posta, adres, ödeme vadesi (gün), not |
| Siparişler | Sipariş no, tarih, müşteri, ürün, adet, tutar, durum, fatura no, kargo takip no |
Gider kategorileri için örnek bir liste
Kategori sayısını on civarında tut: kira; elektrik, su, doğalgaz ve iletişim; personel (maaş, SGK); malzeme; kargo ve nakliye; reklam; araç ve yakıt; bakım onarım; banka ve POS masrafı; muhasebe, vergi ve diğer. Çok kategori tabloyu okunmaz yapar, az kategori de giderin nereye gittiğini göstermez.
Excel ile ön muhasebe nerede tıkanır?
Excel; e-Fatura kesmede, stoğu satışla birlikte düşürmede, birden çok kişiyle çalışmada ve yedeklemede tıkanır, çünkü bunlar tablo değil program işidir. Örneğin 14.400,00 TL'lik bir satışı Excel'de dört yere yazarsın: faturaya, stok hareketlerine, cari borca ve gelir kaydına. Dördünde de aynı rakamı tutturmak zorundasın; biri farklı çıkarsa bakiye tutmaz.
| Konu | Excel'de | Programda |
|---|---|---|
| e-Fatura ve e-Arşiv | Excel fatura gönderemez. Faturayı GİB'in e-Arşiv Portal'ında ya da özel entegratörde kesip bilgileri Excel'e yeniden yazarsın. Portal ücretsizdir ama stok ve müşteri bakiyesi tutmaz. | Fatura aynı ekranda kesilir, tek tuşla GİB'e gönderilir (Ön Muhasebe + e-Fatura paketinde). |
| Stok | Satış stoğu düşürmez; her satışı Hareketler sayfasına ayrıca yazarsın. | Satış faturası stoktan düşer, alış faturası stoğu artırır. |
| Aynı bilgi | Bir satış, birkaç sayfaya ayrı ayrı yazılır. | Fatura stoğu ve müşteri bakiyesini günceller; tahsilat kasayı ya da bankayı artırıp müşteri bakiyesini düşürür. Her kaydı bir kez girersin. |
| Birden çok kişi | Aynı dosyada aynı anda çalışmak çakışma ve sürüm karışıklığı doğurur; e-postayla dolaşan kopyalarda hangisinin güncel olduğu belirsizleşir. Sayfa şifresi, satır ya da rol bazlı yetkinin yerini tutmaz. | Her çalışan kendi girişiyle çalışır; her bölüm için "Tüm işlemler", "Sadece görür" ya da "Yetki yok" seçersin. |
| Pazaryeri | Siparişleri panelden indirip Excel'e eklersin; stok ve fatura eşleştirmesi elle yapılır. | Pazaryeri siparişleri aynı listeye gelir, faturası hazırlanır. |
| Yedek | Yedek senin sorumluluğunda; bilgisayar bozulur ya da dosya silinirse kayıtlar gider. | Kayıtlar sunucuda tutulur ve her gün yedeklenir. |
Satır sınırı sorun değil: Bir Excel sayfası 1.048.576 satıra kadar kayıt tutar (Microsoft belirtimi). Asıl sorun, kayıt arttıkça hatayı fark etmenin zorlaşmasıdır. Yanlışlıkla ezilen bir formül ya da farklı yazılmış bir cari adı bakiyeyi sessizce bozar.
Excel'de ön muhasebe tutarken en sık hangi hatalar yapılır?
En sık yapılan hatalar müşteri adını farklı yazmak, formülün üstüne elle sayı girmek ve yedek almamaktır.
- Müşteri adını farklı yazmak: "Güneş Hırdavat" ile "Gunes Hirdavat" iki ayrı cari sayılır, bakiye bölünür. Açılır liste kullan.
- Hesaplanan hücreye elle sayı yazmak: Formül silinir, toplam sessizce yanlış kalır.
- KDV'li ve KDV'siz tutarı karıştırmak: Tabloda hep aynı biçimi kullan.
- Satışı yazıp tahsilatı yazmamak: Kasa ve alacak aynı anda şaşar.
- Kişisel harcamayı işletme giderine yazmak: Kâr olduğundan düşük görünür.
- Müşteri bilgisini korumasız bırakmak: Ad ve telefon kişisel veridir; dosyayı şifreli ve yedekli tut, gereksiz bilgiyi sil.
Excel'den ön muhasebe programına ne zaman geçmelisin?
Şu işaretlerden ikisi ya da fazlası sendeyse programa geçme zamanı gelmiştir:
- Faturayı bir yerde kesip ayrıca Excel'e yazıyorsun.
- Dosyayı birden fazla kişi kullanıyor ya da kullanması gerekiyor.
- Satıştan sonra stoğu elle düşmek aksıyor, elinde olmayan ürünü sattığın oluyor.
- Vadesi geçen alacakları listelemek saatini alıyor.
- Pazaryerinde ya da kendi sitende satış yapıyorsun.
- Mali müşavirin rakamların tutmadığını söylüyor.
- Dosya yavaşladı, hangi formülün neyi hesapladığını artık bilmiyorsun.
Geçişte Excel yine işine yarar: Müşteri, ürün ve bakiyeleri Excel dosyasıyla programa yükleyebilirsin. İlk ay eski ve yeni kaydı yan yana tut, ay sonunda bakiyeleri karşılaştır. Karar vermeden önce para ödemeden neler yapabileceğini ücretsiz ön muhasebe programı yazımızda, kayıt düzeninin nasıl kurulacağını ön muhasebe nasıl yapılır yazımızda bulabilirsin.
Bakabileceğin seçeneklerden biri Uygun Muhasebe: bulut tabanlı bir ön muhasebe programı. Geçiş şöyle işler: Hesabını açıp işine yarayan bölümleri seçersin; müşteri, ürün ve bakiyeleri Excel dosyanla yükleyip ekranda düzeltip onaylarsın. 14 gün ücretsiz denersin, kart gerekmez. Yasal defter ve beyanname Uygun Muhasebe'nin kapsamında değildir; onları mali müşavirin yürütür.
Bu yazı genel bilgi içindir; vergi ve hukuk kararlarında mali müşavirine danış. Mevzuat değiştikçe yazıyı güncelliyoruz; güncelleme tarihi başlığın altında.