Ön muhasebe nasıl yapılır?
Ön muhasebe; kasa, banka, müşteri, tedarikçi ve stok hesaplarını başlangıç rakamlarıyla açıp sonra her satışı, alışı, tahsilatı ve ödemeyi belgesiyle kaydederek yapılır. Düzeni oturtmanın yolu, işi günlük, haftalık ve aylık üç ritme bölmektir. Aşağıda ilk günden ay sonuna kadar, Excel'de de programda da işleyen bir yöntemi anlatıyoruz.
Ön muhasebenin ne olduğunu ve hangi belgelerin kullanıldığını ön muhasebe nedir yazımızda bulursun. Bu yazı işin uygulama tarafını anlatıyor: neyi ne zaman açacağını, belgenin nereden nereye gideceğini ve ay sonunda neye bakacağını.
Ön muhasebeye başlarken ilk gün neler açılır?
İlk gün işletme bilgilerini, kasa ve banka hesaplarını, müşteri ve tedarikçi kartlarını, ürün listesini ve gider kategorilerini açar, hepsine başlangıç bakiyesini yazarsın. Başlangıç tarihi olarak ayın 1'i gibi temiz bir gün seç (örneğin 01.11.2026): O günden önceki her şey açılış bakiyesi olur, sonrası kayıt.
- İşletme bilgileri: Unvan, vergi dairesi, vergi numarası ve adres. Faturalar bu bilgilerle düzenlenir.
- Kasa ve banka hesapları: Her kasayı ve her banka hesabını ayrı aç, açılış bakiyesini yaz.
- Müşteri ve tedarikçi kartları: Ad ya da unvan, vergi kimlik numarası, telefon ve ödeme vadesi. Her kartın açılış bakiyesi ayrıca yazılır.
- Ürün ve hizmet kartları: Ad, birim, alış ve satış fiyatı, KDV oranı ve açılış stoğu.
- Gider kategorileri: Kira, elektrik-su, personel, kargo gibi sekiz on başlık yeter; çok kategori tabloyu okunmaz yapar.
- Fatura yolu: Kâğıt fatura mı, GİB'in e-Arşiv Portal'ı mı, özel entegratör ya da program mı? Yolu şimdiden belirle.
- Belge teslim düzeni: Mali müşavirinle belgeleri ayın hangi günü, hangi yolla ileteceğini kararlaştır.
Açılış rakamlarını nereden bulacağını şu tablo gösteriyor (rakamlar örnektir):
| Hesap | Rakamı Nereden Bulursun? | Örnek (01.11.2026) |
|---|---|---|
| Kasa | Çekmecedeki parayı say | 4.800,00 TL |
| Banka | Ekstredeki son bakiyeye bak | 62.300,50 TL |
| Müşteri alacakları | Açık faturaları ve veresiye kayıtlarını müşteri müşteri topla | 38.400,00 TL (3 müşteri) |
| Tedarikçi borçları | Ödenmemiş alış faturalarını tedarikçi tedarikçi topla | 51.750,00 TL (2 tedarikçi) |
| Stok | Her ürünü say, adedini ve alış fiyatını yaz | Ürün ürün adet ve fiyat |
Açılışta en sık yapılan hata, müşteri alacaklarını tek bir toplam olarak yazmaktır. Her müşteriyi kendi kartında aç; yoksa vadesi geçen alacağı sonradan bulamazsın.
Ön muhasebede belge ve kayıt nasıl akar?
Her olayın bir belgesi vardır, her belgenin kaydı da belli yerlere düşer. Bunu bir kez oturtunca hangi hareketi nereye yazacağını düşünmezsin. Tablo en sık sekiz olayı gösteriyor.
| Olay | Belge | Kayıt Nereye Düşer? |
|---|---|---|
| Peşin satış | Fatura ya da yazarkasa fişi | Satış kaydı, stok düşer; para aynı anda alındığı için tahsilat da girilir ve kasa ya da banka artar |
| Vadeli (veresiye) satış | Fatura | Satış kaydı, müşterinin bakiyesi artar, stok düşer; kasaya para girmez |
| Tahsilat | Tahsilat makbuzu, dekont | Kasa ya da banka artar, müşterinin bakiyesi azalır |
| Mal alışı | Tedarikçinin faturası, irsaliye | Stok artar, tedarikçiye borcun artar; faturadaki KDV indirilecek KDV olarak izlenir |
| Gider | Fatura ya da fiş | Gider kategorisi; ödendiyse kasa ya da banka, ödenmediyse tedarikçi bakiyesi |
| Ödeme | Dekont, makbuz | Kasa ya da banka azalır, tedarikçiye borcun düşer |
| Çek ya da senet | Çek, senet | Vadesi takvime yazılır; tahsil edilince banka ya da kasa artar, müşterinin bakiyesi azalır |
| Maaş ve avans | Bordro, avans makbuzu | Personel gideri; kasa ya da banka azalır, verilen avans çalışanın bakiyesinde izlenir |
Kural şu: Fatura kasayı değiştirmez, para kasaya ya da bankaya ancak tahsilatla girer. Satışı yazıp tahsilatı yazmazsan alacağın olduğundan büyük görünür; tahsilatı yazıp satışı yazmazsan gelirin eksik kalır. Fatura kesme adımlarını fatura nasıl kesilir, süresini fatura kesme süresi yazımızda anlattık. Çek ve senetle çalışıyorsan vadeleri bir takvime ya da çek senet takip programına yaz.
Gider belgesi alırken nelere bakmalısın?
- Belgede işletmenin unvanı ve vergi numarası yazsın; işletme adına olmayan belgeyle gideri kaydetmek sorun çıkarır.
- Tarih, tutar ve KDV açıkça görünsün.
- Termal kâğıda basılan fişlerin yazısı zamanla solar; aynı gün fotoğrafını çek ya da kaydet.
- Belge düzenleme zorunluluğu olmayan birinden mal ya da hizmet alıyorsan gider pusulası düzenle.
Günlük, haftalık ve aylık ön muhasebe düzeni nasıl kurulur?
Günlük kayıt, haftalık kontrol ve aylık paketten oluşan bir düzen kurarsan ay sonunda iş yığılmaz. Tablo hangi işin hangi sıklıkta yapılacağını gösteriyor.
| Ne Zaman? | Ne Yaparsın? |
|---|---|
| Her gün | Kestiğin faturaları, tahsilatları ve giderleri kaydet; aldığın fişi aynı gün işle; akşam kasayı say ve kayıtla karşılaştır. |
| Haftada bir | Banka hareketlerini kayıtla eşleştir; vadesi gelen ve geçen alacakları listele, geciken müşteriyi ara; gelen faturaların hepsi kayıtlı mı diye bak. |
| Ayda bir | Çok satan ürünlerde stok sayımı yap; müşteri ve tedarikçi bakiyelerine bak; KDV'yi hesapla; belgeleri mali müşavire gönder. |
| Her ayın belli günlerinde | KDV beyannamesi ertesi ayın 28'ine kadar verilir; çalışanın ya da stopajlı ödemen varsa muhtasar ve prim hizmet beyannamesi 26'sına kadar verilir. Hazırlığı mali müşavir yapar; belgeleri vaktinde vermek sende. |
| Üç ayda bir | Gerçek usulde vergilenen şahıs işletmeleri ve şirketler için geçici vergi beyannamesi Şubat, Mayıs, Ağustos ve Kasım aylarının 17'sine kadar verilir. |
Bir ayın ön muhasebesi sayılarla nasıl görünür?
Bir ayın sonunda iki rakama bakarsın: ne kadar KDV çıktığına, alacağın ve borcun ne kadar değiştiğine. Tesisat malzemesi satan küçük bir dükkânın Ekim 2026 ayını düşün. Rakamlar örnektir ve hepsinde %20 KDV varsayıldı; gerçek işte mal ve hizmetin KDV oranı farklı olabilir, hesaplamak için KDV hesaplama aracını kullanabilirsin.
| Kalem | Tutar |
|---|---|
| Satışlar (KDV hariç) | 240.000,00 TL |
| Hesaplanan KDV (%20) | 48.000,00 TL |
| Mal alışları (KDV hariç) | 150.000,00 TL |
| Gider faturaları: elektrik, internet, kargo (KDV hariç) | 20.000,00 TL |
| İndirilecek KDV (30.000,00 + 4.000,00) | 34.000,00 TL |
| Ödenecek KDV (48.000,00 − 34.000,00) | 14.000,00 TL |
| Bakiye | Ay Başı | Ay İçinde | Ay Sonu |
|---|---|---|---|
| Müşteri alacakları | 38.400,00 TL | + 288.000,00 TL satış, − 250.000,00 TL tahsilat | 76.400,00 TL |
| Tedarikçi borçları | 51.750,00 TL | + 180.000,00 TL alış, − 160.000,00 TL ödeme | 71.750,00 TL |
- KDV, satıştaki KDV ile alıştaki KDV'nin farkıdır: 48.000,00 TL topladın, 34.000,00 TL ödedin; aradaki 14.000,00 TL'yi devlete ödersin. İndirilecek KDV hesaplanandan büyük çıkarsa fark ödenmez, sonraki aya devreder.
- Satış parayla aynı şey değildir: Ay içinde 288.000,00 TL satıp 250.000,00 TL tahsil ettin; alacağın 38.000,00 TL arttı.
- Borç da aynı şekilde oynar: 180.000,00 TL alıp 160.000,00 TL ödedin; tedarikçilere borcun 20.000,00 TL arttı.
Bu rakamların hiçbiri kâr değildir: kârı bulmak için satılan malın maliyetini ve giderleri ayrıca düşersin. Ekim ayının KDV beyannamesi Kasım ayının 28'ine kadar verilir; son gün tatile denk gelirse ilk iş gününe kayar.
Ay sonunda mali müşavire hangi belgeler gönderilir?
Mali müşavire her ay o ayın bütün satış ve alış belgelerini, giderlerini ve banka hareketlerini eksiksiz göndermen gerekir; eksik belge, kaydın eksik girilmesi ya da gecikmesi demektir. Kontrol listesi:
- Kestiğin bütün faturaların listesi (e-Fatura ve e-Arşiv için ayın listesi, kâğıt faturalar için kopyaları)
- Gelen faturalar ve gider fişleri; hepsinin işletme adına düzenlendiğini kontrol et
- Yazarkasa kullanıyorsan Z raporları
- Banka ekstreleri ve kartlı satışlar için POS ya da ödeme kuruluşu raporları
- Alınan, verilen ve tahsil edilen çek ve senetlerin listesi
- Çalışanın varsa puantaj, avans ve izin bilgisi
- Kasa sayımı ya da kasa defterin
- Müşavirin açıklama istediği işlemler, örneğin işletmeden şahsi para çekimi
Para hareketlerinde bir sınıra daha dikkat et: 31.10.2026 itibarıyla 30.000 TL'yi aşan tahsilat ve ödemeler banka gibi aracı finansal kurumlar üzerinden yapılmalı (Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği Sıra No: 575). Ayın nakit işlemlerine bakıp bu sınırı aşan var mı diye kontrol et.
Ön muhasebeyi Excel'de mi programda mı tutmalısın?
İşlem sayısı az ve tek kişi çalışıyorsa Excel'le başlayabilirsin; sayfaların nasıl kurulacağını ve nerede tıkanacağını Excel ile ön muhasebe yazımızda anlattık. Bir ön muhasebe programı ise aynı bilgiyi bir kez girmeni sağlar: Satış faturası stoğu ve müşteri bakiyesini aynı anda günceller.
Uygun Muhasebe bulut tabanlı bir ön muhasebe programıdır. Hesabını açıp işine yarayan bölümleri seçersin; müşteri, ürün ve bakiyelerini Excel dosyanla yükleyip ekranda düzeltip onaylarsın. Mali müşavirin ücretsiz panelinden aynı kayıtları görür. Yasal defter ve beyanname bunun dışındadır; onları müşavirin yürütür (ön muhasebe ve genel muhasebe farkı). 14 gün ücretsiz denersin, kart gerekmez.
Bu yazı genel bilgi içindir; vergi ve hukuk kararlarında mali müşavirine danış. Mevzuat değiştikçe yazıyı güncelliyoruz; güncelleme tarihi başlığın altında.