Proforma fatura nedir?
Proforma fatura, satış kesinleşmeden ya da mal teslim edilmeden önce alıcıya gönderilen ön faturadır. Ne satacağını, kaç adet, hangi fiyatla, hangi ödeme ve teslim şartlarıyla satacağını gösterir. Görünüşü faturaya benzer ama vergi açısından fatura değildir.
Kısaca: proforma "faturan böyle olacak" demektir. Alıcı ödemeyi ya da satın alma onayını buna göre hazırlar, sen de mal teslim edilince ya da hizmet bitince asıl faturayı kesersin. Proforma deftere işlenmez; KDV'yi teslim ya da kesin fatura doğurur, alıcı da KDV'yi kesin faturayla indirir.
Örnek: Bir aydınlatma toptancısı, bir şantiyeye 120 LED panel satacak. Müşteri, parayı göndermeden önce şirket içinde onay alacak ve kalemleri, KDV'yi, toplamı görmek istiyor. Toptancı proforma gönderir; müşteri %30'unu peşin öder, mal teslim edilince toptancı kesin faturayı keser.
Proforma fatura, fatura yerine geçer mi?
Hayır. Fatura, Vergi Usul Kanunu'nun 229. maddesinde tanımlanır; zorunlu bilgileri 230., düzenleme süresi 231. maddededir. "Proforma fatura" ise ne Vergi Usul Kanunu'nda ne de KDV Kanunu'nda geçer; kanunun saydığı fatura yerine geçen belgeler (perakende satış fişi, gider pusulası, müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzu gibi) arasında da yoktur. Ticarette yerleşmiş bir belgedir, vergi belgesi değildir. Bunun dört sonucu var:
- Fatura yükümlülüğü sürer. Mal teslim edilince ya da hizmet yapılınca faturayı yine en geç 7 gün içinde kesersin (VUK madde 231/5). Proforma göndermiş olman bu süreyi başlatmaz, durdurmaz.
- KDV'yi teslim ya da fatura doğurur. KDV Kanunu'nun 10. maddesine göre vergi, malın teslimi ya da hizmetin yapılmasıyla doğar. Teslimden önce fatura ya da benzeri belge verirsen vergi, belgedeki tutarla sınırlı olarak o gün doğar. Proforma bu belgelerden sayılmadığı için genel kabul, KDV doğurmadığı yönündedir. Proforma gönderip peşin para aldığında KDV'nin hangi döneme gireceğini mali müşavirinle netleştir.
- Alıcı KDV indiremez. KDV Kanunu'nun 29 ve 34. maddeleri indirimi, fatura ve benzeri vesikalarda ayrıca gösterilen ve kanuni defterlere kaydedilen KDV'ye bağlar. Alıcı KDV'yi kesin faturayla indirir.
- Gelir ya da gider yazılmaz. Proformayı ön muhasebede satış olarak, alıcı da gider olarak kaydetmez. Kayıt kesin faturayla yapılır.
Vergi açısından fatura olmasa da proforma boş bir kâğıt değildir. Fiyatı ve şartları belli bir tarihe kadar geçerli diye önerdiysen bu, süreli bir öneri sayılabilir: Türk Borçlar Kanunu'nun 3. maddesine göre kabul için süre belirleyerek öneride bulunan, süre bitene kadar önerisiyle bağlıdır. Yani 05.11.2026'ya kadar geçerli dediğin fiyatı alıcı o tarihten önce kabul ederse, fiyatı sonradan değiştirmek tartışma çıkarır.
Proforma değişirse ne yapılır?
Proforma vergi belgesi olmadığı için faturadaki gibi bir iptal süreci yoktur. Fiyat, miktar ya da şart değiştiyse yeni tarihli bir proforma hazırlayıp alıcıya gönderirsin; eskisinin geçersiz olduğunu mesajında açıkça yaz. Alıcıdan son proformayı onaylayıp geri göndermesini istemek, neyin üzerinde anlaşıldığının yazılı kanıtı olur.
Proforma fatura ne zaman kullanılır?
- Peşin ya da avans ödeme istediğinde. Malı üretmeden ya da sipariş vermeden önce paranın bir kısmını almak istiyorsan, alıcı neye ödeme yaptığını görmek ister. Proforma tutarı, KDV'yi, IBAN'ı ve ödeme şartını tek sayfada gösterir. Alınan peşin para için bkz. avans.
- Hizmet işlerinde iş başlamadan önce. Web sitesi, tadilat ya da organizasyon gibi işlerde işe başlamadan bir kısım ödeme istenir. Proforma, ödenecek tutarın hangi iş kalemine karşılık geldiğini gösterir; fatura ise hizmet yapılınca kesilir.
- Alıcının iç onayı için. Şirketlerde satın alma birimi, ödemeyi onaylatmak için faturanın nasıl olacağını gösteren bir belge ister. Proforma bu boşluğu doldurur.
- İhracatta. Yurt dışındaki alıcı, ödemeyi ya da akreditifi kendi bankasında başlatmak veya kendi ülkesindeki ithalat işlemleri için proforma isteyebilir. Türkiye tarafında Merkez Bankası'nın İhracat Genelgesi, ihracat bedelinin ihracatla ilişkisini bankada gösterirken satış sözleşmesi ve kesin faturanın yanında proforma faturayı da belge olarak sayar; 180 günü aşan vadeyi gösteren belgeler arasında da proforma vardır.
Hangi bilgilerin istendiği ülkeye ve bankaya göre değişir. İhracat yapıyorsan alıcıya ve bankana önceden sor; eksik bilgili proforma alıcının bankadaki işlemini geciktirebilir.
Proforma faturada neler olur? (örnekle)
Vergi kanunlarında proforma için zorunlu bir şekil yoktur; ama alıcının işine yaraması için kesin faturada olacak her şeyi önceden göstermelidir. Aşağıda doldurulmuş bir örnek var:
| Bölüm | Örnek |
|---|---|
| Belge adı ve numarası | PROFORMA FATURA, PRF2026000000042 |
| Tarih ve geçerlilik | 22.10.2026, 05.11.2026'ya kadar geçerli |
| Satıcı | Unvan, adres, vergi dairesi ve numarası, telefon, e-posta |
| Alıcı | Unvan, adres, vergi dairesi ve numarası (şahıslarda T.C. kimlik no) |
| Kalemler | LED panel, 120 adet × 850,00 TL = 102.000,00 TL |
| İndirim | %5 fatura altı indirim: −5.100,00 TL |
| KDV | %20 KDV (96.900,00 TL üzerinden): 19.380,00 TL |
| Genel toplam | 116.280,00 TL |
| Ödeme şartı ve IBAN | %30 peşin (34.884,00 TL), kalanı teslimde; banka hesabının IBAN'ı |
| Teslim | Ödemeden sonra 10 iş günü içinde, alıcının deposuna |
| Not | "Bu belge proforma faturadır; fatura yerine geçmez." |
İndirim satırları için fatura altı indirim terimine bakabilirsin. İhracatta alıcı ya da bankası bunlara ek olarak teslim şeklini (FOB, CIF gibi), GTİP kodunu ve menşe ülkeyi isteyebilir; tutar da çoğunlukla anlaşılan dövizle yazılır. TL karşılığını görmek için döviz çeviriciyi kullanabilirsin.
Proforma ile fatura arasındaki fark
| Konu | Proforma fatura | Fatura |
|---|---|---|
| Dayanağı | Vergi kanunlarında tanımı yok; ticari uygulama | VUK madde 229-232 |
| Ne zaman | Satıştan ya da teslimden önce | Teslimden ya da hizmetten sonra en geç 7 gün içinde |
| Vergi | Vergi belgesi değil | KDV'yi gösterir; satıcı beyan eder |
| Deftere kayıt | Kaydedilmez | Satıcı da alıcı da kaydeder |
| KDV indirimi | Alıcı indiremez | Şartlar uygunsa alıcı indirir |
| Değişiklik | Yenisi hazırlanır | İptal ya da iade faturası yoluyla düzeltilir |
| Biçim | PDF ya da kâğıt | e-Fatura, e-Arşiv ya da matbaa basımı kâğıt fatura |
Kesin faturanın nasıl kesileceğini adım adım fatura nasıl kesilir yazımızda anlattık.
Proforma ile teklif formu farkı
İkisi de satıştan önce hazırlanır ve ikisi de vergi açısından fatura değildir. Fark, satışın hangi aşamasında olduğundadır:
- Teklif pazarlığın başıdır: fiyatı ve şartları önerirsin, alıcı kabul eder, reddeder ya da karşı teklif verir. Birkaç tedarikçiden teklif toplanıp karşılaştırılır.
- Proforma çoğunlukla anlaşmadan sonra gelir: kesin faturanın taslağıdır. Ödeme ya da avans istemek, alıcının iç onayını almak ya da ihracatta banka işlemlerini başlatmak için kullanılır. Bu yüzden IBAN, ödeme şartı ve teslim bilgisi daha ayrıntılıdır.
Pazarlık aşamasındaysan teklif formu örneğimizle başla; alıcı kabul edince aynı kalemlerle proformaya geç.
Proformadan kesin faturaya geçiş
- Ödemeyi ve teslimi takip et. Peşin para geldiğinde ya da mal hazır olduğunda proformayı kontrol et; geçerlilik süresi dolduysa fiyatı alıcıyla yeniden teyit et.
- Faturanın zamanını belirle. Fatura, teslimden itibaren en geç 7 gün içinde kesilir. Teslimden önce fatura kesersen KDV o tarihte doğar. Peşin ödemede faturayı ödemede mi, teslimde mi keseceğini mali müşavirinle netleştir.
- Kalemleri aynen aktar, farkları düzelt. Miktar, fiyat ya da kur değiştiyse kesin fatura gerçek rakamla kesilir; proformadaki rakam bağlayıcı değildir.
- Doğru türde kes. Sen e-Fatura kullanıcısıysan alıcı da kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura kesersin; e-Belgeye geçmemişsen kâğıt fatura.
- Avansı mahsup et. Peşin alınan tutarı faturanın tahsilatı olarak eşleştir; kalan alacak müşterinin hesabında görünsün.
Yukarıdaki örnekte müşteri 34.884,00 TL peşin öder, LED paneller 03.11.2026'da teslim edilir. Toptancı faturayı en geç 10.11.2026'da keser; fatura 116.280,00 TL'dir, peşin ödeme düşülünce müşterinin kalan borcu 81.396,00 TL olur. Fiyat bu arada değişmediyse fatura proformayla aynı kalemleri taşır.
Sık yapılan hatalar
- Proformayı fatura yerine saymak. Mal gitti, proforma da gitti diye fatura kesmemek 7 gün kuralını çiğner.
- Alıcı bilgilerini eksik almak. Unvan, adres, vergi dairesi ve numarası kesin faturada zorunludur. Bunları proforma aşamasında doğru alırsan fatura günü uğraşmazsın.
- "Proforma" ibaresini unutmak. Başlıkta ve notta açıkça yazmazsan alıcı belgeyi faturayla karıştırıp deftere işleyebilir.
- Geçerlilik süresi yazmamak. Kur ve fiyat değişirken süresiz proforma eski fiyattan satış tartışması çıkarır.
- KDV'yi belirsiz bırakmak. Fiyatların KDV hariç mi dahil mi olduğu yazılmazsa ödeme eksik gelir.
- Hatalı faturayı yeni proformayla düzeltmeye çalışmak. Kesilmiş faturadaki hata proformayla değil, iptal ya da iade faturası yoluyla düzeltilir.
Uygun Muhasebe'de proforma fatura
Uygun Muhasebe'nin Satış bölümünde proformalar tekliflerden ayrı bir listede tutulur:
- "Yeni proforma" ile sıfırdan hazırlarsın ya da kabul edilen teklifte "Proforma oluştur"a basarsın; kalemler aynen gelir, teklif yerinde kalır.
- Proformalar PRF serisinden ayrı numara alır; geçerlilik tarihi yazılır, tutar TL, USD, EUR ya da GBP olabilir.
- "Yazdır / PDF" çıktısında "Bu belge proforma faturadır; fatura yerine geçmez ve vergi doğurmaz." notu ve belgelerde göstermeyi seçtiğin banka hesaplarının IBAN'ı yer alır.
- Paylaş penceresinden bağlantıyı WhatsApp'la ya da hazır mesajlı e-postayla gönderirsin.
- Proforma deftere ve müşterinin hesabına bir şey yazmaz. Satış kesinleşince "Faturaya dönüştür" aynı kalemlerle taslak fatura açar; yanlışlıkla dönüştürdüysen fatura taslakken "Dönüştürmeyi geri al" ile geri alırsın.
Tekliften faturaya ve tahsilata geçişi fatura programı sayfamızda görebilirsin.
Bu yazı genel bilgi içindir; vergi ve hukuk kararlarında mali müşavirine danış. Mevzuat değiştikçe yazıyı güncelliyoruz; güncelleme tarihi başlığın altında.