Alacak takibi nasıl yapılır, vadesi geçen alacak nasıl tahsil edilir?

Alacak takibi nasıl yapılır?

Alacak takibi, müşterilerinin sana olan borcunu vadesine göre listeleyip vadesi gelenleri hatırlatmak, vadesi geçenleri de ödeyene kadar peşinden gitmektir. Her satışa açık bir vade yazarsın, alacaklarını yaşına göre ayırırsın, vadeden önce hatırlatırsın, geciken müşteriyi hemen ararsın; çözülmezse yazılı bildirime ve avukata geçersin.

Bankaların kredi ya da kart borcu için yaptığı takip ayrı bir konudur; bu yazı işletmenin müşterilerinden olan alacağı içindir. Düzen altı adımdan oluşur:

1. Her satışa vade yaz. "Ay sonu" demek yerine 16.11.2026 gibi bir tarih yaz ve bunu sipariş, teklif ya da sözleşmede iki tarafın kabul ettiği biçimde göster. Vade belli değilse müşterinin ne zaman ödemesi gerektiği tartışma konusu olur.
2. Alacakları cari kartta tut. Her müşterinin bakiyesini ve ekstresini görebilmelisin; borç ve alacak sütunlarının nasıl okunduğunu cari hesap nedir yazımızda anlattık.
3. Haftada bir yaşlandırma tablosuna bak. Hangi alacağın kaç gündür beklediğini bir bakışta görürsün (örneği aşağıda).
4. Vadeden önce hatırlat, vade geçince ara. Mesajı sakin tut ve her seferinde ödeme tarihi iste.
5. Her görüşmeyi yaz. Kimi, ne zaman aradın, ne söz verildi? Bu kayıt aynı konuşmayı tekrarlamanı önler, ileride de delil olur.
6. Çözülmezse yazılı bildirim ve avukat. Yasal yolun adımlarını aşağıda özetledik; hangisine ne zaman geçileceğine avukatla birlikte karar ver.

Vadesi geçen alacak listesi ve yaşlandırma tablosu nasıl hazırlanır?

Yaşlandırma, alacakları vadesinden kaç gün geçtiğine göre gruplara ayırmaktır. Tabloya bakınca hangi müşteriyi bugün aramanın, hangisini birkaç gün beklemenin yeterli olduğunu görürsün. Aşağıdaki örnek 31.10.2026 tarihli bir alacak listesini gösteriyor; tutarlar KDV dahildir.

Toplam 165.050,00 TL alacağın 105.050,00 TL'si, yani yaklaşık yüzde 64'ü vadesini geçmiş. Tabloyu her ay aynı günde çıkarırsan gidişi de izlersin: 60 günden eski sütunu büyüyorsa sorun tek bir müşteride değil, takip düzenindedir. Tabloyu şöyle kullan:

• 1-30 gün: Telefonla ya da mesajla hatırlat. Gecikme unutulmaktan da kaynaklanıyor olabilir.
• 31-60 gün: Yetkili kişiyle konuş, ödeme tarihini ve tutarını yazılı al. Bu müşteriye açık hesapla yeni satış yapmadan önce düşün.
• 60 günden eski: Yazılı bildirim (e-posta ya da noter ihtarnamesi) ve avukat görüşmesi zamanı geldi. Bu müşteriye açık hesapla satışı durdur.

Vadesi geçen alacak için hatırlatma mesajı nasıl yazılır?

İyi bir hatırlatma mesajı kısa, net ve kibardır: kim olduğunu, hangi faturadan söz ettiğini, tutarı, vadeyi ve senden ne beklediğini tek bakışta söyler. Aşağıdaki üç örneği gecikmenin süresine göre kullanabilirsin; köşeli parantezleri kendi bilgilerinle doldur. Örnekte fatura 17.10.2026 tarihli, vadesi 16.11.2026.

Üç ilke işini kolaylaştırır:

• Suçlama yok, bilgi var. "Ödemediniz" yerine "göremedik" de; karşındaki kişi savunmaya geçmez.
• Tek bir istek. Her mesajın sonunda bir tarih iste: "Hangi tarihte ödeyebilirsiniz?"
• Yazılı kalsın. Telefonda konuştuysan konuşmanın özetini mesajla gönder. Verilen söz yazılı olursa unutulmaz, kayıt altında kalır.

Geciken alacağa faiz ya da vade farkı işletilebilir mi?

Evet, işletilebilir; ama bir dayanağın olması gerekir. Sözleşmede ya da sipariş koşullarında "vadeden sonra yıllık %X" yazıyorsa o oran geçerlidir. Yazmıyorsa 3095 sayılı Kanun uyarınca temerrüt faizi istenebilir: parasını zamanında ödemeyen borçlu, sözleşmede aksi yazmıyorsa geçmiş günler için kanundaki oranla faiz öder. Ticari işlerde Merkez Bankası'nın kısa vadeli avans faizi bu orandan yüksekse, sözleşme olmasa bile avans faizi istenebilir (md. 1 ve 2). Her iki oran da Merkez Bankası'nın ilan ettiği oranlara bağlıdır ve değişir.

Faizin başlaması için borçlunun temerrüde düşmesi gerekir. Vade iki tarafça belirlenmişse bu günün geçmesiyle, belirlenmemişse alacaklının ihtarıyla temerrüt başlar (Türk Borçlar Kanunu md. 117). Bu yüzden vadeyi iki tarafın kabul ettiği yazılı bir belgede göstermek işini kolaylaştırır.

Vade farkı ile gecikme faizi aynı şey değildir: vade farkı, vadeli satışta baştan kararlaştırılan ve fiyatın parçası olan bedeldir; gecikme faizi ise ödemenin vadesinde yapılmamasından doğar.

Bir örnek: sözleşmede yıllık %36 gecikme faizi yazdığını varsayalım (oran örnektir, gerçek bir oran değildir). 50.000,00 TL'lik alacak 45 gün gecikmişse faiz 50.000,00 × 0,36 × 45 ÷ 365 = 2.219,18 TL eder. Kendi rakamlarınla denemek için faiz hesaplama aracını kullanabilirsin.

3095 sayılı Kanun'un faiz oranını belirleyen 1. maddesi 16.07.2026 tarihli 7589 sayılı Kanunla değişti; bu yüzden eski yazılarda gördüğün oranlar güncel olmayabilir. Güncel oranı avukatına ya da mali müşavirine sor, faizi nasıl belgeleyeceğini (fatura mı, başka bir belge mi) de ona danış.

Müşteri ödemezse ne yapılır, yasal yol nasıl işler?

Müşteri hatırlatmalara rağmen ödemezse yasal yol kabaca şu sırayla ilerler: yazılı ihtar, icra takibi, itiraz edilirse dava. Hangi adıma ne zaman geçileceğini, masrafını ve süresini bir avukat belirler; sen avukata gitmeden önce belgelerini hazırla. 31.10.2026 itibarıyla adımların özeti:

Zamanaşımına da dikkat et. Türk Borçlar Kanunu'na göre kanunda aksine hüküm yoksa her alacak on yıllık zamanaşımına tabidir (md. 146). Kira bedeli, konaklama ve yeme içme bedeli, küçük çapta perakende satış ve eser sözleşmesinden doğan alacak gibi bazıları için süre beş yıldır (md. 147). Borçlunun borcu ikrar etmesi, örneğin kısmen ödemesi ya da senin icra takibi veya dava başlatman zamanaşımını keser (md. 154). Alacağının hangi gruba girdiğini avukat söyler; süre dolduktan sonra borçlu zamanaşımı itirazında bulunursa alacağını tahsil etmen büyük ölçüde zorlaşır.

Borçlunun bakiyeyi yazılı olarak onaylaması (mutabakat) hem ispatı kolaylaştırır hem de borcun ikrarı sayılabileceği için zamanaşımını kesebilir; bunu değerlendirmek avukatın işidir. Fatura içeriğine alıcı, faturayı aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde itiraz etmezse içeriği kabul etmiş sayılır (Türk Ticaret Kanunu md. 21/2). Bu yüzden faturanın karşıya ulaştığını gösteren kaydı (e-posta, e-Fatura teslim kaydı) sakla.

Avukata giderken yanında şunlar olsun:

• Fatura ve imzalı irsaliye ya da teslim tutanağı
• Sipariş, teklif ya da sözleşme; vadenin yazılı olduğu belge
• Cari ekstre ve varsa mutabakat yazısı
• Hatırlatma mesajları ve verilen ödeme sözlerinin kaydı
• Müşterinin unvanı, vergi numarası ve güncel adresi
• Kısmi ödemelerin dekontları

Alacak takibi nakit akışını nasıl etkiler?

Alacak takibi nakit akışını doğrudan etkiler, çünkü alacak kasaya girmemiş paradır; kira, maaş ve vergi ise onu beklemeden gelir. Nakit sıkışıklığının sebebi çoğu zaman satış azlığı değil, tahsilat gecikmesidir.

Yukarıdaki yaşlandırma tablosunu hazırlayan işletmenin 31.10.2026'da kasa ve bankasında 150.000,00 TL olduğunu düşün. Kasım'da ödemesi gerekenler: tedarikçiye 140.000,00 TL, kira ve maaş için 85.000,00 TL, vergi ve SGK için 30.000,00 TL; toplam 255.000,00 TL. Açık 105.000,00 TL ediyor. Vadesi geçen alacak ise 105.050,00 TL: açığı kapatacak para zaten alacak listesinde bekliyor. Yarısı bile tahsil edilirse açığın yarısı kapanır; kalanı için kredi ya da tedarikçiden ek vade gerekir. Giriş ve çıkışları haftalık tek tabloda birleştirmek için nakit akışı yönetimi yazımıza bak.

Borç takibi nasıl yapılır?

Borç takibi, alacak takibinin aynadaki yüzüdür: kime, ne kadar ve ne zaman ödeyeceğini tek listede tutmaktır. Tedarikçi borçları, vergi ve SGK, kredi taksitleri, kira, çek ve senet vadeleri aynı tabloda, vade sırasıyla durmalıdır.

Haftada bir, önümüzdeki 30 günün ödemelerini alacaklarının yanına koy. Giriş ve çıkışı aynı yerde görürsen hangi hafta açık vereceğini önceden bilirsin; tedarikçiden vade istemek ya da alacağı öne çekmek için zamanın olur.

Veresiye nedir, nasıl yazılır ve hangi hesapta izlenir?

Veresiye, malı ya da hizmeti şimdi alıp parasını daha sonra ödemektir; muhasebede buna açık hesap satış denir. Veresiye yazarken her satıra tarihi, müşterinin adını, ne aldığını, tutarı ve söz verilen ödeme gününü eklersin; müşterinin kalan borcu bu satırlardan çıkar. Fiş ya da defter örneği için tarih, müşteri adı, ürün, tutar, vade ve müşterinin imzası yeterlidir.

Muhasebe kaydında veresiye satış, müşterinin cari hesabında (Tek Düzen Hesap Planı'nda 120 Alıcılar) izlenir. Senet ya da çek alırsan alacak onların hesabına geçer; bu kaydı mali müşavirin yapar. Veresiyede iki sık hata var. Birincisi, "para gelince keserim" diye faturayı ertelemek; oysa fatura süresi ödemeden değil, teslimden başlar (fatura kesme süresi). İkincisi, gecikme koşulunu hiç konuşmamak; vadeyi ve gecikirse ne olacağını müşteriyle baştan netleştir. Defter için veresiye defteri şablonuyla başlayabilirsin.

Alacak takibini bir program nasıl kolaylaştırır?

Alacak takibi düzenli yapıldıkça tahsilat hızlanır; düzeni tutturan şey de alışkanlıktır. Defterde ya da Excel'de takip edebilirsin, ama vadesi gelen alacağı sana gösteren ve müşteriye hatırlatma gönderen bir düzen istiyorsan program işi kolaylaştırır. Uygun Muhasebe gibi bir ön muhasebe programı kullanırsan her müşterinin kartında bakiye ve ekstre durur; alacaklar vadesine göre ayrılır, kimin ne kadar geciktiği tek ekranda görünür. Vade hatırlatma bölümü, e-postası kayıtlı müşteriye vadesi gelen ya da geçen alacak için hatırlatma gönderir; SMS'i istersen açarsın. Kartla ödemek isteyen müşteriye ödeme linkini ayrıca gönderirsin. Ayrıntı için cari hesap takip programı sayfasına bak.

Bu yazı genel bilgi içindir; vergi ve hukuk kararlarında mali müşavirine danış. Mevzuat değiştikçe yazıyı güncelliyoruz; güncelleme tarihi başlığın altında.