e-Arşiv fatura sorgulama: fatura gerçek mi, nasıl anlarsın?

e-Arşiv fatura nedir, neden sorgulanır?

e-Arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan bir alıcıya kesilen elektronik faturadır. Alıcı bir vatandaş da olabilir, e-Fatura'ya geçmemiş bir işletme de. Satıcı faturayı elektronik ortamda oluşturur, bilgisini Gelir İdaresi'ne (GİB) bildirir ve sana e-postayla, bağlantıyla ya da kâğıda basarak verir. Kısa tanımı e-Arşiv fatura sözlük sayfamızda, kesme adımları e-Arşiv fatura nasıl kesilir yazımızda.

e-Fatura, GİB üzerinden alıcının e-Fatura kutusuna gider. e-Arşiv fatura ise sana doğrudan satıcıdan gelir. Bu yüzden elindeki PDF'in gerçekten GİB'e bildirilmiş bir fatura olup olmadığını ayrıca kontrol etmek isteyebilirsin. Özellikle şu durumlarda sorgula:

• Faturayı işletmenin gideri olarak yazacak ve KDV'sini indireceksen.
• Yüksek tutarlı bir alışverişi tanımadığın bir satıcıdan yaptıysan.
• Satıcı "faturayı iptal ettim" ya da "yeniden kestim" dediyse.

GİB'in e-Arşiv fatura sorgulama ekranı

Alıcı olarak ilk bakacağın yer, Gelir İdaresi'nin e-Belge sitesindeki e-Arşiv Fatura Sorgulama sayfasıdır. Kayıt ya da şifre gerekmez; faturanın üstündeki üç bilgi yeter.

1. Satıcı VKN/TCKN: Faturayı kesenin vergi kimlik numarasını, şahıs işletmesiyse T.C. kimlik numarasını yaz. İkisinin farkı VKN / TCKN sayfamızda.
2. Fatura No: Faturadaki 16 karakterlik numarayı boşluk bırakmadan yaz, örneğin ABC2026000000123.
3. Ödenecek Tutar: Faturadaki ödenecek tutarı kuruşuyla birlikte gir. 25.000,50 TL'lik bir faturada 50 kuruşu atlarsan bilgiler eşleşmez.
4. Güvenlik kodunu yazıp gönder.

Faturada birden fazla toplam bulunur: mal hizmet toplamı, vergiler dahil toplam ve ödenecek tutar. Sorgu ekranı ödenecek tutarı ister; GİB'in sayfasındaki uyarı da bu alanın ve kuruş hanelerinin doğru girilmesini hatırlatır. Örneğin tevkifatlı bir faturada ödenecek tutar, alıcının tevkif ettiği KDV kadar vergiler dahil toplamdan düşüktür.

Bu ekran yalnız e-Arşiv sistemine kayıtlı faturaları sorgular. Elindeki belge e-Fatura ise burada çıkmaz; e-Fatura kendi e-Fatura kutuna ya da kullandığın programa gelir. Kâğıt matbu fatura da bu ekranda aranmaz.

Vergi mükellefiysen: "Adıma Düzenlenen Belgeler"

İşletmen varsa ve faturada senin vergi ya da T.C. kimlik numaran yazıyorsa, sana kesilen e-Arşiv faturaları tek tek değil, liste olarak görebilirsin. Bunun yeri GİB'in e-Arşiv Portal'ıdır.

1. Portala gir. e-Arşiv'i GİB'in portalından kullanıyorsan mali mühür ya da e-imzanla girersin. e-Arşiv'i bir entegratör ya da programla kullanıyorsan veya e-Arşiv kullanıcısı değilsen şifreli giriş ekranını seç; Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodun ve şifrenle gir (giriş sayfasında eski adıyla "İnteraktif Vergi Dairesi" yazar). Kullanıcı kodun ya da şifren yoksa vergi dairene sor.
2. "Adıma Düzenlenen Belgeler" sekmesini aç.
3. Faturanın tarihini içine alan bir tarih aralığı seçip sorgula.
4. Listede faturayı bul; satıcıyı, tarihi ve tutarı elindeki belgeyle karşılaştır.

Hatalı kesilmiş bir fatura için bu listede faturayı seçip "İptal Talebi Oluştur" diyebilirsin. Talep satıcının sistemine gider; satıcı kabul ya da red eder, ama yanıt vermek zorunda değildir. Talebinin sonucunu aynı listedeki "İptal/İtiraz Durumu" sütunundan izlersin.

Alışverişi bireysel olarak yaptıysan ve işletmen yoksa, yukarıdaki herkese açık sorgu ekranı işini görür.

Karekod ve ETTN ile hızlı kontrol

509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ne göre e-Arşiv faturada, GİB sistemlerinden sorgulanmasını ve doğrulanmasını sağlayan bir karekod (ya da barkod) bulunur. GİB'in karekod kılavuzuna göre karekod faturanın sağ üst köşesindedir ve içinde şunlar yazar:

• satıcının ve alıcının VKN ya da TCKN'si,
• fatura numarası, tarihi, senaryosu (e-Arşiv faturada "EARSIVFATURA") ve tipi (satış, iade gibi),
• ETTN,
• para birimi, mal hizmet toplamı, KDV matrahı ve tutarı, vergiler dahil toplam ve ödenecek tutar.

Karekodu telefonundaki bir karekod okuyucuyla okuttuğunda bu bilgiler metin olarak görünür. Faturanın üstünde yazanlarla aynı olmalı. Tutar ya da numara farklıysa belge sonradan değiştirilmiş olabilir. Tek istisna el terminaliyle verilen kâğıt çıktılardır: EPDK lisansıyla elektrik ve doğal gaz dağıtımı ya da satışı yapanlar, M1 veya M2 yetki belgeli kargo ve lojistik işletmeleri ve GİB'den izin alanlar bu çıktılara karekod basmak zorunda değildir.

ETTN, her e-belgenin tek ve değişmez kimlik numarasıdır: harf ve rakamlardan oluşan, tirelerle beş parçaya bölünmüş 36 karakter. GİB'in herkese açık sorgu ekranı ETTN istemez. Yine de karekoddaki ETTN ile faturada yazan ETTN'nin aynı olduğuna bakabilirsin. Satıcıyla yazışırken faturayı ETTN ile tarif etmek karışıklığı önler; aynı numaralı iki belge olmaz.

Hangi yolu ne zaman kullanırsın?

Sahte ya da hatalı faturanın işaretleri

• GİB sorgusunda çıkmıyor: Raporlama süresi geçtiği hâlde fatura bulunamıyorsa satıcıdan açıklama iste.
• Numara düzene uymuyor: e-Arşiv fatura numarası 16 karakterdir: 3 karakterlik birim kodu (seri), faturanın yılını gösteren 4 hane ve 9 haneli sıra numarası. 2026'da kesilmiş bir faturanın numarasında 2026 yazmalı. "GIB" ile başlayan numaralar GİB'in portalından kesilen faturalara aittir; entegratör kullananlar bu kodu kullanamaz.
• Saat yok: e-Arşiv faturada düzenleme tarihinin yanında saat ve dakikanın da yazması zorunludur.
• Karekod yok ya da tutmuyor: El terminali istisnası dışında karekod faturada bulunmalı ve içindeki bilgiler faturayla aynı olmalı.
• Satıcı bilgisi eksik: Satıcının adı ya da unvanı, iş adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası e-Arşiv faturada bulunması zorunlu bilgilerdir.
• Satıcı e-Arşiv kullanıcısı görünmüyor: Satıcının numarasını e-Arşiv uygulamasına kayıtlı mükellefler listesinde arayabilirsin. e-Arşiv'e kayıtlı olmayan mükellefler de belli tutarı aşan faturalarını GİB'in portalından e-Arşiv olarak kesmek zorunda olduğu için bu sonucu tek başına değil, fatura sorgusuyla birlikte değerlendir.
• Ödeme isteği tuhaf: Faturayla gelen e-postada, satıcının bildiğin hesabından farklı bir IBAN'a ya da bir bağlantıya ödeme isteniyorsa, satıcıyı bildiğin telefondan arayıp teyit et.

Bunlardan biri tek başına sahtecilik kanıtı değildir; ama faturayı gider yazmadan ve KDV'sini indirmeden önce durumu netleştir. Şüphe sürüyorsa mali müşavirine danış.

İptal edilen faturanın durumu

Satıcı hatalı kestiği e-Arşiv faturayı iptal edebilir. GİB'in portalını kullanan satıcı bunu portaldan yapar; entegratör ya da program kullanan satıcının iptali GİB'e iptal raporuyla bildirilir. İptalin süresi ve adımları e-Arşiv fatura iptali yazımızda.

Alıcı olarak bilmen gerekenler:

• Vergi mükellefiysen satıcının başlattığı iptal talebi e-Arşiv Portal'daki "Gelen İptal/İtiraz Talepleri" ekranına düşer; orada kabul ya da red edersin. Kendi açtığın iptal ya da itiraz talebinin sonucunu "Adıma Düzenlenen Belgeler" ekranındaki "İptal/İtiraz Durumu" sütunundan izlersin.
• İptal edilen faturayı gider olarak yazma. Satış gerçekleştiyse satıcıdan doğru bilgilerle yeni fatura iste.
• Faturanın içeriğine itirazın varsa bekleme. Türk Ticaret Kanunu'na göre faturayı alan kişi, aldığı tarihten itibaren 8 gün içinde itiraz etmezse içeriği kabul etmiş sayılır. İtiraz noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da KEP ile yapılır ve GİB sistemi üzerinden de bildirilmelidir. Vergi mükellefiysen bunu e-Arşiv Portal'da faturayı seçip "İtiraz Talebi Oluştur" diyerek, itiraz belgesinin numarasını, tarihini ve yöntemini yazarak yaparsın.
• İptal süresi geçtiyse fatura iptal edilmez; düzeltme iade belgesiyle yapılır. Kimin ne düzenleyeceği iade faturası nasıl kesilir yazımızda.

Satıcıysan kestiğin e-Arşiv faturaları nerede görürsün?

Bu, e-Arşiv'i hangi yolla kullandığına bağlıdır:

• GİB e-Arşiv Portal: "Düzenlenen Belgeler" ekranında tarih aralığı seçip sorgularsın; iptal ve itiraz durumunu da buradan izlersin. Henüz imzalamadığın faturalar taslaklarda bekler. Taslak imzalanmadan fatura olarak oluşmaz; müşteriye gönderme.
• Özel entegratör ya da ön muhasebe programı: Faturalar programın listesinde durur, GİB'e raporlamayı entegratör yapar. Bu yolu kullanırken de GİB'in e-Arşiv Portal'ına Dijital Vergi Dairesi şifrenle girip "Gelen İptal/İtiraz Talepleri" ekranında müşterilerinden gelen talepleri görebilirsin.

Kestiğin bir faturanın GİB'e ulaştığından emin olmak istersen, raporlama süresi dolduktan sonra müşterinin yapacağı sorguyu kendin yap: kendi VKN'n ya da TCKN'n, fatura numarası ve ödenecek tutar. Müşteriye kâğıt çıktı veriyorsan çıktıda faturanın elektronik olarak nereden indirilebileceği ve hangi tarihten itibaren GİB'de sorgulanabileceği yazmalı. e-Postayla gönderiyorsan mesajda faturanın nasıl görüntüleneceği ve imzasının nasıl doğrulanacağı anlatılmalı.

Unutma: müşteriye verilen fatura belgenin aslıdır, sende kalan elektronik hâli ikinci nüshadır. e-Arşiv faturaları elektronik ortamda saklamak ve istendiğinde göstermek zorundasın.

Uygun Muhasebe'de e-Arşiv faturalarını izlemek

Uygun Muhasebe'de satış faturasını onayladığında alıcıya bakılır: e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv olarak hazırlanır. Faturanın sayfasındaki "İmzala ve gönder" düğmesiyle GİB'e gönderirsin; ayarlardan otomatik gönderimi açarsan fatura onayla birlikte kendiliğinden gider. Kestiğin bütün e-belgeler e-Belge bölümündeki Giden kutusunda durur.

• Yalnız e-Arşiv faturaları süzersin; "Gönderilecek", "GİB'de işleniyor", "Tamamlandı" ve "İptal" sekmeleriyle durumlarını ayırırsın.
• Belge numarası, müşteri adı ya da VKN ile ararsın; listeyi Excel'e alıp mali müşavirinle paylaşırsın.
• Faturanın sayfasında ETTN, gönderim zamanı ve durum yazar. "GİB'de işleniyor" görünen belgelerin sonucu kendiliğinden sorulur; "Durumu sorgula" düğmesiyle istediğin an yeniden sorarsın.
• GİB'e henüz gitmemiş belge varsa Giden kutusu seni uyarır.
• Hatalı kestiğin e-Arşiv faturayı süresi içindeyse faturanın sayfasından iptal edersin; satış faturası da iptal edilir, müşterinin bakiyesi düzelir.
• Müşterinin e-postası kayıtlıysa faturanın görüntüleme bağlantısı ETTN'siyle birlikte e-postasına gider; aynı bağlantıyı WhatsApp'tan da gönderebilirsin. Müşteri giriş yapmadan faturayı açar, yazdırıp PDF alabilir.

e-Arşiv fatura programını incele

Bu yazı genel bilgi içindir; vergi ve hukuk kararlarında mali müşavirine danış. Mevzuat değiştikçe yazıyı güncelliyoruz; güncelleme tarihi başlığın altında.