Gelir gider takibi nasıl yapılır?
Gelir gider takibi, işletmeye giren ve çıkan parayı her gün tarihi, tutarı, kategorisi ve belgesiyle bir yere yazmak, ay sonunda da gelirlerin toplamından giderlerin toplamını çıkarmaktır. Geriye kalan fark o ayın kazancıdır. Kural üç cümlede toplanır: her kayıt bir belgeye dayansın, aynı gün yazılsın ve her ay aynı kategorilerle toplansın.
Kurmak için beş adım yeter:
- Hesaplarını belirle. Kasa, banka hesapları, POS ve kredi kartı: paranın girip çıktığı her yer ayrı bir hesap olsun.
- 10-12 kategori seç. Kira, personel, malzeme, faturalar, reklam gibi. Çok ince bölersen kayıt yorucu olur.
- Her işlemi aynı gün yaz. Bir hafta biriken fiş, unutulan gider demektir.
- Belgeyi sakla. Fiş, fatura ya da makbuz kaydın yanında dursun.
- Ay sonunda topla. Gelir − gider = kâr. Kategorilere de bak: para nereye gidiyor?
Gelir ve gider nasıl yazılır, bir satırda neler olmalı?
Bir gelir ya da gider satırında yedi bilgi bulunur: tarih, açıklama, kategori, tutar, ödeme şekli (nakit, banka, kart), belge türü ile numarası ve ödenip ödenmediği (vadeliyse son ödeme günü). Gelir işletmeye giren, gider işletmeden çıkan paradır; yani zıt anlamlıdırlar. Gelir faturası kestiğin satış faturasıdır, gider faturası aldığın alış faturasıdır.
Tutarı KDV dahil mi, KDV hariç mi yazmalısın?
KDV beyannamesi veriyorsan tutarı KDV hariç yaz ve KDV'yi ayrı sütunda göster; çünkü indirebileceğin KDV senin giderin değildir, beyannamede mahsup edilir. KDV beyannamesi vermiyorsan fatura ya da fişteki toplam tutarı yaz. Hangisinin sana uyduğunu mali müşavirine sor ve hep aynı biçimi kullan: KDV'li ve KDV'siz tutarları aynı sütunda karıştırmak toplamları bozar.
Gelir gider tablosu nasıl hazırlanır, örnek tablo nasıl görünür?
Gelir gider tablosu, kayıtların ay ay toplandığı özet tablodur. Aşağıda bir kuaför salonunun Ekim 2026 kayıtları var. Salon KDV beyannamesi veriyor, bu yüzden tutarlar KDV hariç yazıldı.
| Tarih | Açıklama | Kategori | Gelir | Gider |
|---|---|---|---|---|
| 01.10.2026 | Ekim kirası | Kira | – | 28.000,00 TL |
| 07.10.2026 | 1-7 Ekim hizmet geliri (nakit ve POS) | Hizmet geliri | 24.600,00 TL | – |
| 09.10.2026 | Boya ve şampuan alımı | Malzeme | – | 14.350,00 TL |
| 14.10.2026 | 8-14 Ekim hizmet geliri | Hizmet geliri | 28.150,00 TL | – |
| 15.10.2026 | Elektrik, su ve internet | Faturalar | – | 4.120,50 TL |
| 21.10.2026 | 15-21 Ekim hizmet geliri | Hizmet geliri | 26.900,00 TL | – |
| 22.10.2026 | Bakım ürünü satışı | Ürün satışı | 6.200,00 TL | – |
| 26.10.2026 | Çalışan maaşları ve SGK primi | Personel | – | 52.000,00 TL |
| 28.10.2026 | Sosyal medya reklamı | Reklam | – | 3.000,00 TL |
| 29.10.2026 | POS komisyonu (Ekim) | Banka ve komisyon | – | 1.842,00 TL |
| 30.10.2026 | Mali müşavir ücreti | Danışmanlık | – | 3.500,00 TL |
| 31.10.2026 | 22-31 Ekim hizmet geliri | Hizmet geliri | 35.350,00 TL | – |
| Toplam | 121.200,00 TL | 106.812,50 TL | ||
Ay sonu özeti şöyle: toplam gelir 121.200,00 TL, toplam gider 106.812,50 TL, aradaki fark yani kâr 14.387,50 TL. Giderlere bakınca personel (52.000,00 TL) ile kira (28.000,00 TL) toplam giderin yaklaşık yüzde 75'ini oluşturuyor. Kârı artırmak istersen sabit olan bu iki kalemin yanında malzeme (14.350,00 TL) gibi değişken kalemlere bak.
Aynı düzeni Excel'de kurmak istersen gelir gider tablosu Excel şablonumuzda kayıtlar ve özet ayrı sayfada durur; "Özet" sayfası ay ay gelir, gider ve kârı, gider kategorilerini de yıl boyunca toplar.
Gelir ve gider kategorileri nasıl ayrılır?
Kategori sayısını az tut; 10 ile 12 başlık çoğu küçük işletmeye yeter. Çok ince bölersen kayıt yorucu olur, hiç bölmezsen hangi kalemin büyüdüğünü göremezsin. Başlangıç için şu liste işini görür:
| Kategori | Neler Girer? | Tür |
|---|---|---|
| Mal ve hizmet satışı | Fatura, fiş ve POS satışları | Gelir |
| Diğer gelirler | Kira, faiz, hurda satışı | Gelir |
| Mal ve malzeme | Satmak için alınan mal, boya, ambalaj | Gider |
| Kira | Dükkân, depo, ofis kirası | Gider |
| Personel | Maaş, SGK primi, yemek | Gider |
| Faturalar | Elektrik, su, doğalgaz, internet, telefon | Gider |
| Nakliye ve kargo | Kargo, taşıma, yakıt | Gider |
| Reklam | Sosyal medya, tabela, broşür | Gider |
| Banka ve komisyon | POS komisyonu, havale masrafı, kredi faizi | Gider |
| Danışmanlık | Mali müşavir, avukat | Gider |
| Bakım ve onarım | Tamir, servis, yedek parça | Gider |
Gider fişleri ve faturalar nasıl, ne kadar süre saklanır?
Defter tutmak zorunda olanlar defter ve belgelerini, ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklar (Vergi Usul Kanunu md. 253). Tacirler için Türk Ticaret Kanunu md. 82 bu süreyi on yıl olarak öngörür. Örneğin 27.09.2026 tarihli bir fiş, beş yıllık kurala göre 31.12.2031'e kadar saklanır; tacirsen on yılı esas alıp 31.12.2036'ya kadar sakla. Hangisinin sana uyduğundan emin değilsen mali müşavirine sor.
Termal kâğıda basılan fişlerin yazısı zamanla solar. Fişi aldığın gün fotoğrafını çekip yedek olarak sakla. Tacirler belgelerini belli şartlarla görüntü ya da veri taşıyıcılarında saklayabilir (Türk Ticaret Kanunu md. 82/3), ama fotoğrafın bu şartları karşılayıp karşılamadığını mali müşavirine sor; o netleşene kadar asıl belgeyi atma. Her belge gider yazdırmaz; hangi belgenin ne işe yaradığını tabloda topladık:
| Belge | Ne Zaman Alırsın? | Not |
|---|---|---|
| Fatura (e-Fatura ve e-Arşiv fatura dahil) | Ticari alışlarda | KDV'yi indirebilmen için gerekir; indirilecek KDV faaliyetinle ilgili olmalı ve belgede gösterilmelidir (KDV Kanunu md. 29) |
| Perakende satış fişi (yazarkasa fişi) | Market, akaryakıt gibi küçük harcamalarda | Fişin gider yazılıp yazılamayacağını ve KDV'sinin indirilip indirilemeyeceğini mali müşavirine sor |
| Gider pusulası | Belge düzenlemek zorunda olmayan esnaftan alışta | Alan sen düzenlersin; örneğini gider pusulası şablonunda görebilirsin |
| Serbest meslek makbuzu | Avukat, doktor, mali müşavir gibi serbest meslek erbabından alınan hizmette | Elektronik (e-SMM) olarak da düzenlenir |
| Banka dekontu | Ödeme yaptığında | Ödemenin kanıtıdır; fatura ya da fişin yerine geçmez |
Kâr ile kasadaki para neden aynı değil?
Gelir gider farkı kârı gösterir, kasadaki para ise başka bir şeydir; çünkü kâr, para girişi ve çıkışı kadar vade ve borç hareketlerinden de etkilenir. Ekim'de 60.000,00 TL kâr görünüp banka hesabının 15.000,00 TL azalması mümkündür. Nedenleri tek tek yazalım:
| Kalem | Tutar | Açıklama |
|---|---|---|
| Gelir − gider = kâr | +60.000,00 TL | Gelir gider tablosundaki sonuç |
| Vadeli satış | −70.000,00 TL | Gelir yazıldı ama para gelmedi, alacağa dönüştü |
| Ödenmemiş gider | +40.000,00 TL | Gider yazıldı ama para çıkmadı, tedarikçiye borç olarak duruyor |
| Kredi taksitinin anaparası | −20.000,00 TL | Gider değil, borç ödemesidir; para çıkar ama kârı etkilemez |
| Kendine çektiğin para | −25.000,00 TL | Gider değildir; para çıkar ama kârı etkilemez |
| Kasa ve banka değişimi | −15.000,00 TL | Ay boyunca hesaplardaki gerçek azalış |
Yani kâr yazıyorsa para var demek değildir; kasayı ve bankayı ayrıca izle. Kasadaki paranın içinde ödeyeceğin KDV, SGK primi ve vergiler de bulunur, onları harcanabilir para sayma. İkisini birlikte görmek için bir nakit akışı tablosu kur; adımlarını nakit akışı yönetimi yazımızda anlattık.
Ay sonunda gelir gider kaydı nasıl kontrol edilir?
Ay sonunda kasayı sayar, banka ekstresiyle karşılaştırır, eksik belgeleri tamamlar ve kategori toplamlarına bakarsın. Sırayla şunları yap:
- Kasayı say ve kayıttaki bakiyeyle karşılaştır.
- Banka ekstresini aç ve her hareketin kayıtta olduğunu kontrol et. Bakiyeler tutmuyorsa farkı kalem kalem bul (banka mutabakatı).
- Fişi ya da faturası eksik kalemleri listele ve ay bitmeden tamamla.
- Ödenmemiş giderleri ve tahsil edilmemiş gelirleri ayrı bir liste yap.
- Kategori toplamlarına bak: geçen aya göre en çok hangi kalem arttı?
- Belgeleri mali müşavirine ilet. Ayın belgelerini ay bitince, ilk günlerde ulaştırmak ona da sana da kolaylık sağlar.
Gelir gider defteri nasıl tutulur, resmî bir defter midir?
Gelir gider defteri, işletmelerin kendi kullandığı bir takip kaydıdır; bu adla zorunlu bir resmî defter yoktur. Yasal karşılığı mükellefin türüne göre değişir (31.10.2026 itibarıyla):
| Durum | Tutulan Defter |
|---|---|
| İşletme hesabı esasında şahıs işletmesi | İşletme defteri; Defter-Beyan Sistemi'nde tutulur |
| Bilanço esasındaki işletmeler (limited ve anonim şirketler dahil) | Yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri (Vergi Usul Kanunu md. 182); e-Defter olarak |
| Basit usulde vergilenen küçük esnaf | Defter tutmaz, belgelerini saklar |
Bu defterleri mali müşavirin tutar; senin gelir gider kaydın ona belge ve bilgi sağlar. Kaydı düzenli tutarsan müşavirin eksik belge için seni aramaz. Esnafsan esnaf muhasebesi yazımıza, defter türünün ne olduğunu anlamak için işletme defteri sayfasına bakabilirsin.
"Gelir gider vergisi nedir?" diye soranlar için: bu adla bir vergi yoktur. Gelirden giderler düşülünce kalan kazanç üzerinden şahıs işletmeleri gelir vergisi, şirketler kurumlar vergisi öder. Gelir vergisi oranları için gelir vergisi dilimleri 2026 yazımıza bak.
Gelir gider takibi için Excel mi, program mı kullanılmalı?
Ayda birkaç düzine kaydın varsa Excel yeter; kayıt sayısı arttıkça, fişler biriktikçe ya da kasa ile banka birbirine karışmaya başladıkça bir ön muhasebe programı zaman kazandırır. Uygun Muhasebe'de fişin fotoğrafını çekersin; yapay zekâ satıcıyı, tarihi, tutarı ve KDV'yi okuyup gider formunu doldurur, sen kontrol edip onaylarsın (20 fişi birden okutabilirsin). Kira, elektrik, internet gibi düzenli giderleri bir kez tanımlarsın, her ay kayıt olarak eklenir. Giderler kategorilere ayrılır, her kayıt kasadan ya da bankadan düşer; aylık kâr-zarar ve önümüzdeki haftaların nakit tahminini görürsün. Mali müşavirin kayıtları kendi panelinden okur ve Defter Beyan ya da kendi programı için aktarım dosyasını indirir.
Fatura kesmiyorsan yalnız gelir gider bölümüyle başlarsın; fatura, stok gibi ekranlar menünde görünmez, ihtiyacın olunca açarsın. Ayrıntılar gelir gider takip programı sayfasında; 14 gün ücretsiz, kart gerekmez, sürekli ücretsiz plan yoktur. Ücretsiz seçenekleri karşılaştırmak için ücretsiz ön muhasebe programı yazımıza bak.
Bu yazı genel bilgi içindir; vergi ve hukuk kararlarında mali müşavirine danış. Mevzuat değiştikçe yazıyı güncelliyoruz; güncelleme tarihi başlığın altında.