e-Fatura sorgulama: firma e-Fatura mükellefi mi, fatura gerçek mi?

e-Fatura sorgulama neden gerekli?

Fatura kesmeden önce sorman gereken soru şu: alıcım e-Fatura kullanıcısı mı? Cevap, keseceğin belgenin türünü belirler. 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ne göre satıcı da alıcı da e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa aralarındaki faturaların tamamı e-Fatura olmalıdır. e-Fatura kullanıcıları e-Arşiv uygulamasına da geçmek zorundadır; e-Fatura'ya kayıtlı olmayan firmalara ve vatandaşlara e-Arşiv fatura keserler.

Sen e-Fatura kullanıcısı değilsen alıcı listede olsa bile ona e-Fatura kesemezsin. e-Arşiv'e kayıtlı olmayan mükellefler de 01.01.2026'dan beri faturalarını tutarına bakmadan e-Arşiv fatura olarak (GİB'in portalından ya da bir entegratörle) kesmek zorunda. İşletme defteri tutanlar ve basit usuldekiler için bu kural 01.01.2027'de başlıyor; 2026 sonuna kadar vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturalarını e-Arşiv keserler. Ayrıntılar basit usulde e-Arşiv 2027 yazımızda, kimlerin e-Fatura'ya geçmek zorunda olduğu e-Fatura zorunluluğu yazımızda.

Yanlış türde kesilen fatura iş çıkarır: düzeltmek için iptal ya da iade yoluna gitmen gerekir. e-Belge olarak düzenlenmesi gerekirken kâğıt olarak düzenlenen fatura için ise Vergi Usul Kanunu'nun 353. maddesine göre hem belgeyi düzenleyene hem alana, her belge için ayrı ayrı özel usulsüzlük cezası kesilir; güncel tutarı mali müşavirine sor. Bu yüzden sorgu, fatura kesmenin ilk adımıdır.

GİB'in e-Fatura kayıtlı kullanıcı listesi nedir?

Gelir İdaresi, e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcıların listesini ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlar. Bir firmanın e-Fatura mükellefi olup olmadığını öğrenmenin resmî yolu bu listedir. Sorgu ekranının üstünde listenin güncelleme tarihi ve toplam kullanıcı sayısı yazar: bu yazıyı hazırladığımız 22.10.2026'da liste aynı gün güncellenmişti ve 2.209.815 kullanıcı vardı.

GİB'in kullanıcı listesi kılavuzuna göre listede her kullanıcı için şunlar tutulur: VKN (10 hane) ya da TCKN (11 hane), unvan ya da ad soyad, kamu ya da özel kurum olduğu, listeye ilk eklendiği tarih, e-Fatura'yı hangi yolla kullandığı (GİB Portal, entegrasyon ya da özel entegrasyon) ve urn:mail: ile başlayan e-Fatura ve e-İrsaliye posta kutusu (etiket) adresleri. e-Fatura programları alıcıyı bu bilgilerle tanır ve faturayı onun posta kutusuna gönderir.

Aynı sitede başka listeler ve sorgu ekranları da var. Hangi soruya hangisinin cevap verdiğini aşağıda topladık:

Adım adım e-Fatura mükellef sorgulama

1. Siteye gir: Gelir İdaresi'nin e-Belge sitesini aç (ebelge.gib.gov.tr). Giriş yapman ya da ücret ödemen gerekmez.
2. Listeyi bul: Üst menüde e-Fatura başlığının altındaki Kayıtlı Kullanıcılar Listesine tıkla. Doğrudan GİB e-Fatura kayıtlı kullanıcılar sayfasını da açabilirsin.
3. Numarayı yaz: VKN/TCKN kutusuna alıcının numarasını boşluksuz yaz. Ekranda unvan için ayrı bir kutu yoktur; numarayla ara.
4. Güvenlik kodunu gir: Resimdeki harf ve rakamları yazıp Ara'ya bas.
5. Sonucu oku: Numara listede çıkıyorsa alıcı e-Fatura kullanıcısıdır; sen de kullanıcıysan faturasını e-Fatura olarak kesersin. Çıkmıyorsa faturası e-Arşiv olur.

Örnek: Sen e-Fatura kullanıcısısın ve 27.09.2026'da bir toptancıya 25.000,50 TL tutarında mal sattın. Vergi levhasındaki 10 haneli numarayı listede aradın ve numara listede çıktı. Bu satışın faturası e-Fatura olarak kesilir; bu toptancıya kâğıt ya da e-Arşiv fatura kesemezsin. Faturayı nasıl keseceğini e-Fatura nasıl kesilir yazımızda adım adım anlattık.

GİB ekranında her sorgu için ayrı güvenlik kodu yazarsın. Günde birkaç fatura kesiyorsan sorun değil; onlarca müşteriye fatura kesiyorsan bu iş zaman alır ve atlanmaya başlar. Uygun Muhasebe bu kontrolü fatura onaylanırken entegratör üzerinden kendisi yapar; nasıl yaptığını yazının sonunda anlattık.

VKN ve TCKN ile sorgularken nelere dikkat etmelisin?

• Şirketler (limited, anonim) 10 haneli vergi kimlik numarasıyla aranır. Numara vergi levhasında ve şirketin kestiği faturalarda yazar.
• Şahıs işletmeleri listede sahibinin 11 haneli T.C. kimlik numarasıyla yer alabilir; GİB'in listesi 10 haneli VKN'yi de 11 haneli TCKN'yi de tutar. Numara çıkmazsa müşteriden vergi levhasını iste ve oradaki numarayla yeniden dene.
• Kontrol haneleri: VKN'nin son hanesi, TCKN'nin ise 10. ve 11. haneleri diğer hanelerden hesaplanır. Tek hanesi yanlış yazılan numara çoğu zaman geçersiz çıkar. Geçerli görünse bile başka bir firmaya ait olabilir; numarayı elle yazmak yerine belgeden kopyala.
• Tür değişikliği: Firma türü değişince (örneğin şahıs işletmesi şirkete dönüşünce) GİB, kullanıcıyı yeni numarasıyla listeye bağlar. Eski numarayla arama yapma.
• Listede çıkmıyorsa: Önce numarayı yeniden kontrol et. Numara doğruysa alıcı bugün e-Fatura kullanıcısı değildir.

İki numaranın farkı için sözlükteki VKN / TCKN maddesine bakabilirsin.

Gelen e-faturanın gerçek olduğu nasıl anlaşılır?

Gelir İdaresi'nin e-Fatura Görüntüleyici kılavuzuna göre e-Faturanın geçerli hâli, GİB'den başarıyla geçmiş XML dosyasıdır. Kâğıt çıktı ya da e-postayla gelen PDF faturanın kendisi değildir, yalnız görüntüsüdür. Faturanın GİB'den geçip geçmediği XML üzerinden, GİB'in e-Fatura Görüntüleyici programıyla kontrol edilir. Programı e-Fatura sisteminde olmayanlar da kullanabilir.

1. Faturanın XML dosyasını gelen kutundan ya da tedarikçinden al. Dosyanın uzantısı .zip değil .xml olmalı.
2. ebelge.gib.gov.tr sayfasının altındaki Faydalı Bağlantılar bölümünde e-Fatura Görüntüleyici bağlantısına tıkla ve inen EFaturaGoruntuleyici.jnlp dosyasını aç. Programın çalışması için bilgisayarında Java yüklü olmalı.
3. Aç düğmesiyle XML dosyasını seç.
4. Doğrula düğmesine bas: faturanın imzası kontrol edilir.
5. Sorgula düğmesine bas: faturanın GİB'den geçip geçmediği, ticari faturaysa alıcının sistem üzerinden red verip vermediği sorgulanır.

Sen e-Fatura kullanıcısıysan sana kesilen e-Fatura, e-Fatura'yı hangi yolla kullanıyorsan (programın, entegratörün ya da GİB'in e-Fatura Portalı) oradaki gelen kutusuna düşer. Tedarikçiden yalnız e-postayla bir PDF geldiyse önce gelen kutunda aynı faturayı ara.

Bu kontrol neden önemli? Gider yazdığın ve KDV'sini indirdiğin her faturanın geçerli olması gerekir. GİB'den geçmemiş, imzası tutmayan ya da reddedilmiş bir belgeyi kayıtlarına almadan önce tedarikçinle konuş; emin olamıyorsan mali müşavirine danış.

ETTN ile fatura nasıl kontrol edilir?

ETTN, her e-belgeye verilen 36 karakterlik tekil numaradır. Harf ve rakamlardan oluşur, tirelerle beş parçaya ayrılır (8-4-4-4-12 karakter). Fatura numarasıyla karıştırma: fatura numarasını satıcı kendi serisine göre verir (örneğin ABC2026000000123), ETTN ise o belgeye özgü kimliktir ve değişmez. GİB'in e-Belge sitesindeki sorgu ekranları ETTN istemez; ETTN'yi daha çok belgeleri birbiriyle eşleştirmek için kullanırsın:

• PDF ile asıl belgeyi eşleştir: PDF'teki ETTN, gelen kutundaki ya da XML'deki ETTN ile aynı olmalı. Farklıysa elindeki görüntü o faturaya ait değildir.
• Mükerrer kaydı önle: Aynı faturayı hem e-postadaki PDF'ten hem gelen kutusundan işlersen gideri iki kez yazarsın. Kaydetmeden önce ETTN'yi karşılaştır.
• Yazışmada kullan: Red, iade ya da düzeltme için tedarikçiyle yazışırken ETTN'yi belirt; hangi faturadan söz ettiğin karışmaz.

Terimin kısa tanımı sözlükte: ETTN nedir.

Gelen e-Arşiv fatura nasıl sorgulanır?

e-Fatura kullanıcısı değilsen sana gelen elektronik fatura genellikle e-Arşiv faturadır. Onu GİB'in e-Arşiv Fatura Sorgulama ekranında kontrol edersin. GİB'in notuna göre ekran yalnız e-Arşiv sisteminde kayıtlı faturalar için geçerlidir.

1. Faturadan üç bilgiyi al: satıcının VKN/TCKN'si, fatura numarası ve ödenecek tutar.
2. Bunları sorgu ekranına yaz, güvenlik kodunu girip Gönder'e bas.
3. Sonuç çıkmazsa önce numaraları ve tutarın kuruş hanelerini kontrol et. Satıcının e-Arşiv'e kayıtlı olup olmadığına e-Arşiv Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Listesinden bakabilirsin; emin olamazsan satıcıya sor.

Tutarı yazarken dikkat: GİB'in de uyardığı gibi faturada ödenecek tutar ile genel toplam ayrı alanlardır ve farklı olabilir (örneğin tevkifatlı faturada). Sorguya ödenecek tutarı kuruşuyla yaz; fatura 25.000,50 TL ise kuruş hanesini atlama.

Serbest meslek erbabından (avukat, mimar, danışman) aldığın e-Serbest Meslek Makbuzu da aynı sitedeki ayrı bir ekranda sorgulanır. Orada tutar olarak makbuzdaki net ücreti ya da net alınan tutarı değil, brüt ücreti kuruşuyla yazarsın.

GİB'in e-Arşiv kılavuzuna göre kâğıt olarak verilen e-Arşiv faturada, faturanın elektronik ortamda nereden indirilebileceği ve hangi tarihten itibaren GİB sistemlerinden sorgulanabileceği yazmalıdır. Yeni kesilmiş bir fatura sorguda hemen çıkmıyorsa önce bu tarihe bak. e-Arşiv faturanın nasıl kesildiğini e-Arşiv fatura nasıl kesilir yazımızda, programla nasıl kesildiğini e-Arşiv fatura programı sayfamızda bulabilirsin.

Sık yapılan hatalar

• Bir kez sorgulayıp hep öyle varsaymak: Firmalar ciro sınırını aşınca ya da isteyerek e-Fatura'ya geçer; hesabı kapanan ya da türü değişen firmanın kaydı da değişir. Geçen ay e-Arşiv kestiğin müşteri bugün e-Fatura kullanıcısı olabilir.
• Unvanla aramaya çalışmak: GİB'in listesindeki arama kutusu VKN/TCKN içindir. Numarayı müşteriden ya da vergi levhasından al.
• PDF'i fatura sanmak: e-Faturanın geçerli hâli XML'dir. Şüphelendiğin faturayı gelen kutunda ya da e-Fatura Görüntüleyici'de kontrol et.
• e-Arşiv sorgusuna genel toplamı yazmak: Sorgu ödenecek tutarla yapılır.
• Yanlış faturayı ikinci faturayla düzeltmek: Satış iki kez görünür. Önce red, iptal ya da iade yolunu kullan; ayrıntılar iade faturası nasıl kesilir yazımızda.
• Aynı gelen faturayı iki kez gider yazmak: Kaydetmeden önce ETTN'yi karşılaştır.

Uygun Muhasebe alıcıyı kendisi sorgular

Her faturadan önce GİB'in ekranına girip güvenlik kodu yazmak zorunda kalmazsın:

• Müşteri ve tedarikçi kartında: Kontrol haneleri tutmayan VKN ya da TCKN ile kart kaydedilmez; numarayı vergi levhasından kontrol etmen istenir. Geçerli bir numara yazınca aynı numarayla açılmış bir kartın varsa o gösterilir, mükerrer kart açmazsın.
• GİB listesinden bilgi: e-Belge bağlantın varsa unvan, "e-Fatura mükellefi" ya da "e-Fatura mükellefi değil" bilgisi ve alıcının e-Fatura posta kutusu, entegratör üzerinden GİB'in kayıtlı kullanıcı listesinden gelir.
• Fatura onaylanırken: Sen e-Fatura kullanıcısıysan alıcının durumuna GİB listesinden bakılır; son bir gün içinde sorgulandıysa o sonuç kullanılır. Alıcı listedeyse fatura e-Fatura, değilse e-Arşiv olarak hazırlanır; türü sen seçmezsin. Sorgu o an yapılamazsa ve önceki bir sonuç da yoksa fatura yanlış türde gitmesin diye onay durur, ne yapacağın ekranda yazar.
• İrsaliyede de aynısı: e-İrsaliye kullanıyorsan alıcının e-İrsaliye kullanıcısı olup olmadığına aynı yolla bakılır.
• Gelen e-faturalar: e-Fatura'ya geçişin tamamlandıysa tedarikçilerinin e-faturaları entegratör üzerinden e-Belge ekranına düşer; aynı ETTN ikinci kez eklenmez. Ticari faturayı 8 gün içinde kabul ya da reddedersin, kabul ettiğini alış faturasına aktarırsın.

Ayrıntılar için e-Fatura programı sayfasına bakabilirsin.

Bu yazı genel bilgi içindir; vergi ve hukuk kararlarında mali müşavirine danış. Mevzuat değiştikçe yazıyı güncelliyoruz; güncelleme tarihi başlığın altında.