Stok takibi nasıl yapılır? Küçük işletme için ürün kartından sayıma adım adım

Stok takibi nasıl yapılır?

Stok takibi, elindeki her ürünün ne kadar olduğunu giriş ve çıkış kayıtlarıyla bilmektir. Küçük bir işletmede beş şey yeter: her ürüne bir kart aç, her giriş ve çıkışı belgesiyle aynı gün yaz, rafı belli aralıklarla say, kayıtla fark varsa nedenini bul ve ürün kritik seviyeye inince sipariş ver.

Kalan stok hesabı basittir: açılış stoğu + girişler − çıkışlar. Aşağıdaki tablo bir seramik kupanın Ekim 2026 hareketlerini gösteriyor.

Kayda göre rafta 197 adet olmalı. Gerçekten 197 adet olup olmadığını ise sayım gösterir; bu yüzden stok takibi iki şeye dayanır: düzgün kayıt ve düzenli sayım. Birini bırakırsan kayıt gerçeklikten kopar.

Stok, rafta duran paradır: fazlası parayı bağlar, eksiği satış kaçırtır. Stoğun yılda kaç kez satılıp yenilendiğini stok devir hızı gösterir: yıllık satılan malın maliyeti ÷ ortalama stok. Yıllık maliyet 600.000,00 TL, ortalama stok 150.000,00 TL ise devir hızı 4'tür; yani ürün raftan ortalama 91 gün sonra çıkıyor (365 ÷ 4).

Stok takibine kim bakar, stok takip uzmanı ne iş yapar?

Küçük bir işletmede stoğu çoğunlukla sen ya da depodan sorumlu bir çalışan takip eder. İşletme büyüdükçe bu iş "stok takip uzmanı" ya da depo sorumlusu gibi bir göreve dönüşür: ürün giriş ve çıkışlarını kaydeder, sayımı yürütür, kritik seviyeye inen ürünü bildirir ve sipariş ihtiyacını çıkarır. Kim yaparsa yapsın, kaydı tutan kişi ile rafı sayan kişinin farklı olması hatayı erken yakalamanı sağlar.

Ürün kartı (stok kartı) nasıl açılır, neler yazılır?

Ürün kartı, her ürünün kimlik bilgilerinin bir kez yazıldığı karttır; giriş ve çıkışlar bu karta bağlanır. Kartı baştan düzgün açarsan sonradan düzeltme yapmazsın. Kartta şu bilgiler bulunur:

Koda kısa ve kalıcı bir düzen ver: kategori harfi ve sıra numarası (KP-001 gibi). Excel'de hareketler kodla bağlandığı için kodu sonradan değiştirmek geçmiş kayıtları koparır. Aynı ürüne iki kart açma; "kupa" ve "kupa seramik" ayrı kartlarda dururken ikisinin toplamını göremezsin.

Stok girişi ve çıkışı nasıl kaydedilir?

Her stok hareketi bir belgeye dayanmalı ve belgenin düzenlendiği gün kayda girmelidir. Girişlerin ve çıkışların en sık görülen nedenleri şunlardır:

Üç noktaya dikkat et:

• Transfer satış değildir. Bir depodan çıkan mal diğerine girer, toplam stok değişmez. Transferi satış gibi yazarsan hem stok hem ciro bozulur.
• Zayiyi ayrı yaz. Bozulan, kırılan ya da tarihi geçen ürünü sayım farkına bırakma, ayrı bir hareketle düş. Böylece fireyi görürsün.
• Aynı çıkışı iki kez yazma. Mal irsaliyeyle sevk edilip sonra faturalandıysa stok bir kez azalmalıdır; ikisini de çıkış yazarsan iki kez azalır.

Hareketlerin dayanağı olan fatura ve irsaliyeleri, ilgili oldukları yılı izleyen yıldan başlayarak en az beş yıl sakla (Vergi Usul Kanunu md. 253). Tacirsen Türk Ticaret Kanunu md. 82 gereği on yılı esas al.

Stok maliyeti nasıl hesaplanır?

Aynı ürünü farklı fiyatlardan aldığında birim maliyet değişir. Sık kullanılan yöntem ağırlıklı ortalamadır: toplam alış tutarı ÷ toplam adet. Elinde birim maliyeti 40,00 TL olan 100 adet var; 52,00 TL'den 50 adet daha aldın. Ortalama maliyet = (100 × 40,00 + 50 × 52,00) ÷ 150 = 44,00 TL olur. İlk giren ilk çıkar gibi başka yöntemler de var; defterde hangisini kullanacağını mali müşavirine sor.

Stok sayımı nasıl yapılır, fark çıkarsa ne yapılır?

Stok sayımı, rafta gerçekten bulunan miktarı sayıp kayıttaki miktarla karşılaştırmaktır. Sayımı satışın durduğu bir saatte (kapanıştan sonra ya da açılıştan önce) yaparsan sayım sırasında hareket olmaz ve fark güvenilir çıkar. Adımlar şöyle:

1. Sayım listesi çıkar. Ürün kodu, adı ve kayıttaki miktar yazılı olsun.
2. Her ürünü say. Mümkünse biri saysın, biri yazsın.
3. Sayılanı kayıtla karşılaştır ve farkı yaz.
4. Farkı kapatmadan nedenini ara. Yanlış kayıt, girilmemiş alış faturası, faturasız çıkan mal, fire ya da kayıp olabilir.
5. Düzeltme hareketini gir. Sayımı birkaç gün sonra girsen bile sayım gününün tarihini yaz.
6. Sayım kâğıdını sakla. Tarih, sayan kişi ve farklar yazılı kalsın.

Örnek: 31.10.2026 sayımında dört üründe şu sonuç çıktı.

Net fark −939,00 TL. Tahta kaşıkta fazla çıkması kaybı değil kayıt hatasını gösterir: bir satış iptal edilmiş ya da bir iade iki kez yazılmış olabilir. Asıl dikkat edeceğin kalem 930,00 TL'lik fincan takımı farkı; kırılmış mı, faturasız mı gitmiş, araştır.

Sayım sıklığı için basit bir düzen yeter: çok satan ve değerli ürünleri ayda bir, geri kalanları üç ayda bir, bütün stoğu da yıl sonunda say. Bilanço esasında envanter defteri tutulur (Vergi Usul Kanunu md. 182); sayımın defterde nasıl yer alacağını mali müşavirine sor. Terimin ayrıntısı için envanter sayfasına bakabilirsin.

Kritik stok seviyesi nedir, nasıl belirlenir?

Kritik stok seviyesi, bir ürünün miktarı bu sayının altına inince sipariş vermen gereken sınırdır. Çok yüksek tutarsan parayı rafta bekletirsin, çok düşük tutarsan tedarikçi malı getirene kadar ürün biter. Hesap şöyle yapılır:

Kritik stok = günlük ortalama satış × tedarik süresi (gün) + emniyet stoğu

Seramik kupa günde ortalama 6 adet satıyor, tedarikçi siparişten 7 gün sonra teslim ediyor ve gecikmeye karşı 2 günlük, yani 12 adet emniyet stoğu tutmak istiyorsun. Kritik stok 6 × 7 + 12 = 54 adettir; stok 54'ün altına indiğinde sipariş ver. Günlük satışı bulmak için son iki üç ayın satışını gün sayısına böl. Mevsime bağlı ürünlerde sezondan önce seviyeyi elle yükselt.

Birden çok depo, varyant ve barkodla stok nasıl takip edilir?

Ürün tek bir yerde durmuyorsa ya da birden çok çeşidi varsa üç kavram işin parçası olur: depo, varyant ve barkod.

• Depo: Dükkân, ana depo, şube ve pazaryeri deposu ayrı ayrı izlenir; toplam stok bunların toplamıdır. Mal bir yerden diğerine giderken transfer kaydı gir.
• Varyant: Aynı ürünün renk, beden gibi seçenekleri ayrı stok kalemidir. 10 kırmızı, 4 mavi tişört aynı ürünün iki varyantıdır; her birinin stoğu ve barkodu ayrı olmalı ki "tişört var" diye mavi bittiği halde satış yapmayasın.
• Barkod: Satışta ve sayımda ürünü okutmak elle yazmaktan hızlıdır ve hata payını düşürür. Ürünün üzerinde barkod yoksa mağaza içi barkod üretip etiketleyebilirsin.

Pazaryerinde de satıyorsan sitedeki stok ile kayıttaki stok birbirinden ayrılabilir. Bu yüzden pazaryeri entegrasyonu kurarken stoğun mağazaya nasıl ve ne sıklıkla gittiğini öğren.

Stok takibinde en sık yapılan hatalar nelerdir?

En sık yapılan hatalar alış faturasını geç girmek, sayım yapmamak, zayiyi yazmamak, aynı ürüne iki kart açmak ve birimi karıştırmaktır. Her birine küçük bir örnek:

1. Alış faturasını geç girmek. Mal rafa geldi ama faturası girilmedi; satış yapınca kayıtta stok sıfırın altına düşer. Çoğu eksi stok, girilmemiş bir alış faturasının işaretidir.
2. Sayım yapmamak. Kayıtta 500 adet var, rafta 470 adet duruyor. Birim maliyet 44,00 TL ise 30 × 44,00 = 1.320,00 TL kayıp var, ama sayılmadığı için kâr 1.320,00 TL fazla görünür.
3. Zayiyi yazmamak. Kırılan ürün rafta kayıtlı kalır; sayımda fark çıkınca kimin hatası olduğunu bulamazsın.
4. Aynı ürüne iki kart açmak. İki kartın toplamını görmediğin için bir kartta "bitti", diğerinde "var" yazar.
5. Birimi karıştırmak. Alışı koli (12 adet), satışı adet olarak yazarsan 10 koli girip 10 adet sattığında kayıt 0 gösterir, rafta ise 110 adet vardır.
6. Transferi yazmamak. Dükkâna 40 adet götürdün ama kayıt ana depoda kaldı; dükkân "bitti", depo "var" der.

Stok takibi Excel ile mi, programla mı yapılır?

Ürün sayın azsa ve hareketin seyrekse Excel yeter; ürün ve hareket arttıkça, birden çok kişi kullandıkça ya da faturayla stoğu birlikte yürütmek istedikçe program rahat ettirir. İki yolun farkı:

Excel'de iki sayfa yeter: "Ürünler" ve "Hareketler". Hareketler sayfasında ürün kodu, giriş ve çıkış sütunu olsun. Ürünler sayfasında mevcut stok hücresine şu formülü yazarsın (Türkçe Excel'de ETOPLA, SUMIF işlevidir):

=B2+ETOPLA(Hareketler!B:B;A2;Hareketler!C:C)-ETOPLA(Hareketler!B:B;A2;Hareketler!D:D)

Burada A2 ürün kodu, B2 açılış stoğu, Hareketler'in B sütunu ürün kodu, C sütunu giriş ve D sütunu çıkıştır. Hazır bir düzen istersen stok takip Excel şablonumuzda ürünler ve hareketler ayrı sayfada durur; mevcut stok, kritik stok uyarısı ve stok değeri kendiliğinden hesaplanır. Excel'in sınırlarını Excel ile ön muhasebe yazımızda daha geniş anlattık.

Programa geçersen bir ön muhasebe programı stok, fatura ve cariyi aynı yerde tutar. Uygun Muhasebe'de satış faturasını onayladığında stok düşer, alış faturasını girdiğinde artar; stok eksiye düşerse satış engellenmez, ürün adı ve miktarıyla uyarılırsın. Kritik stok uyarısı, birden çok depo, depolar arası transfer, sayım, zayi, barkod ve renk-beden gibi varyantlar bir arada; ürünlerini Excel'den toplu aktarabilirsin. Stok tutmayan bir işletmeysen stok bölümünü kapatırsın, menünde görünmez. Ayrıntılar stok takip programı sayfasında.

Ücretsiz program arıyorsan Excel şablonları ücretsizdir ve az ürünle işini görür. Uygun Muhasebe'yi 14 gün ücretsiz, kart gerekmeden deneyebilirsin; sürekli ücretsiz plan yoktur. Ücretsiz bir programda nelere bakacağını ücretsiz ön muhasebe programı yazımızda topladık.

Bu yazı genel bilgi içindir; vergi ve hukuk kararlarında mali müşavirine danış. Mevzuat değiştikçe yazıyı güncelliyoruz; güncelleme tarihi başlığın altında.